¿Te conviene comprar el nuevo Office?

Las suites de productividad de Office -procesamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones, bases de datos y demás- llegaron a su ideal platónico hace más de una década. Ninguno necesita una reinvención radical.

Es por eso que Microsoft se ha contentado con actualizar incrementalmente Office cada tantos años. Se asegura que sus aplicaciones se ejecuten sin problemas, incorpora los últimos estándares tecnológicos, y sobre todo se abstiene de cambiar las cosas.

Ahora, sin embargo, se enfrenta a una amenaza existencial: Google Docs, una suite libre que reproduce gran parte, si no es que todo, la funcionalidad de Microsoft Office.

Con Office 2013, Microsoft tiene que demostrar que todavía merece la pena pagar por sus aplicaciones independientes. Centró sus esfuerzos en dos áreas fundamentales: un sustancial rediseño de la interfaz de usuario, y la adición de servicios de Internet a través de su paquete "Office 365".

Diseño y manejo mejorados: Office fue, en términos de diseño, uno de los últimos reductos en la cruzada de Microsoft para llevar sus productos al siglo XXI. Al igual que Xbox 360, Windows 8 y Windows Phone 8, Microsoft Office ahora se ve -por fin- casi tan bien como puede lucir una suite de productividad en 2013.

Los gráficos impecables y el marcado contraste entre los colores hacen que sea más fácil navegar a través de las múltiples interfaces de las distintas aplicaciones de Office. Hay algunos lugares donde el nuevo diseño parece más un estorbo, como el menú desplegable "File" que te lleva a una pantalla nueva. Empero, esa es una excepción: La mayoría de los cambios agilizan la experiencia de Office.

El intento de Microsoft para que Office 2013 se adaptara a pantallas táctiles supuso retoques menores. Todo está más espaciado, lo que hace que sea más sencillo editar con los dedos. Funciona muy bien para ciertas acciones, como resaltar celdas en Excel o editar diapositivas en PowerPoint.

Dicho esto, hay que aclarar que no se trata de una revolución táctil. Office 2013 todavía se experimenta mejor con un teclado físico y un ratón.

Una de las áreas donde el diseño parece habérsele escapado a Microsoft es Outlook. Microsoft emprendió a conciencia una renovación, pero el resultado es igual de desordenado y atestado que siempre. El software tiene un aspecto más minimalista, pero la falta de una separación visual marcada entre los paneles y botones hace que todo se sienta inconexo y desordenado.

Office en cualquier parte: Las principales mejoras funcionales en Office 2013 provienen del nuevo servicio de suscripción de Microsoft, "Office 365", que cuesta 100 dólares al año. En pocas palabras, convierte Office en una aplicación conectada a Internet, lo que permite guardar tus documentos en la nube, colaborar con otros, recibir actualizaciones periódicas de software, y utilizar una versión remota de Office desde cualquier computadora si estás en un apuro.

La belleza de Office 365 es que no es una pieza totalmente independiente de software. Sus funciones se integran directamente en el mismo software que tienen los que no son suscriptores del 365.

Si quieres guardar un documento de Word en la nube, el menú aparece justo al lado de la opción de guardar localmente. Si estás trabajando en una hoja de cálculo con alguien más, aparece un pequeño símbolo de "refresh" sobre el icono de guardar para notificarte que se han hecho cambios.

Es una experiencia casi perfecta, pero con margen de mejora. La edición colaborativa de documentos, por ejemplo, no aparece en la pantalla en tiempo real, como ocurre en Google Docs; los cambios sólo se conocen al guardar o actualizar. Esto reduce al mínimo las distracciones, pero cuando se trabaja con colaboradores, las actualizaciones en tiempo real son mucho más eficientes.

Office 365 ofrece también una nueva herramienta llamada "Office on Demand" que te permite trabajar con Office aunque estés en un equipo que no tenga instalado el programa. Vas al sitio web de Office, abres Office 365, y un pequeño applet actúa como una terminal entre tú y una versión de Office que se ejecuta en los servidores de Microsoft.

Sin embargo, esto es estrictamente para casos de emergencia. Ahora mismo es tan lento que usarlo durante un periodo prolongado te hará perder los nervios.

¿Te conviene comprarlo? Office 2013 y Office 365 son una clara mejora de las versiones anteriores . Todos los aspectos centrales funcionan como lo anuncian, y el producto no tiene ninguna falla importante o defecto que pueda impedir que cualquiera utilice el software.

Pero hay que preguntarse si Microsoft Office 2013 y Office 365 son realmente para ti.

Algunos estudiantes y profesionales realmente necesitan todas las funciones y recursos extra. Para las pequeñas empresas, las actualizaciones gratuitas de software y la simplicidad de tener a todos los usuarios bajo una suite de aplicaciones estándar y compartida hace de Office 365 una opción atractiva.

Pero para las personas que no necesitan soporte en nube y sólo quieren imprimir un folleto, o compartir una hoja de cálculo para la gestión de las finanzas familiares, los servicios en línea como Google Docs (tan bueno como gratuito) les servirán bien. Una copia que ya tengan de Microsoft Office -incluso si es vieja- también les servirá.

Todos usamos procesadores de texto y hojas de cálculo en nuestro día a día, pero la mayoría de nosotros no necesita todas las opciones de formato adicionales, plug-ins y servicios en la nube que Office 2013 y Office 365 ofrecen. No por el precio de 140 dólares (para la versión más básica de Office 2013) o 100 dólares por cuota de suscripción anual (para Office 365) que Microsoft está cobrando.

Se trata de una actualización de la cual la mayoría de nosotros puede prescindir.