Cuando el correo amenaza a tu empresa

Desde que las cortes comenzaron a incluir correos electrónicos y mensajes de texto en la definición de "documentos" hace algunos años, dice Andrea Bernard, socia de ley laboral y litigio en Warner Norcross & Judd en Grand Rapids, Michigan, "estamos viendo miles y miles de solicitudes de revelación electrónica- casi tantas como hay demandas" contra las compañías.

"Desafortunadamente, hay esta cultura de descuido sobre el correo electrónico", escribe Bernard, que se especializa en aconsejar a los empleadores sobre políticas de correo electrónico. "La gente está dispuesta a escribir en un correo electrónico cosas que nunca soñarían en poner en papel con un encabezado de la compañía. Pero ahora, son exactamente lo mismo".

Sumándose a la dificultad, está el hecho de que "la gente  tiene laptops y celulares que llevan a sus casas al final del día, así que es aún más probable que olviden que no son los dueños de esas cosas", dice Bernard. Ese sentimiento de propiedad -"ésta es mi laptop"- también parece producir la tendencia de mucha gente a ignorar la advertencia de privacidad estándar: "Los empleados muchas veces están realmente sorprendidos cuando un correo electrónico casual regresa para espantarlos, especialmente como evidencia en un proceso de demanda".

Tal vez tampoco sepan que los abogados frecuentemente contratan a expertos forenses en computadoras que registran gigantescos volúmenes de correos electrónicos buscando evidencia contundente, específicamente algunas palabras y frases. Algunas de estas: "No debería poner esto por escrito pero..."; "Vamos a manejar esta situación diferente de como normalmente lo hacemos"; "Borra este correo electrónico después de leerlo". Bernard dice, "Ese último es mi preferido, especialmente cuando el remitente se lo ha mandado a 100 personas".

Bernard dice que no es realista esperar que el líder de una empresa pueda diseñar una política de correo electrónico que cubra todos los casos posibles. "Sí hay, sin embargo, un lineamiento general que deberías insistir que cuidaran tus empleados", dijo. "Es este: No pongas en un correo electrónico nada que no quisieras que leyeran tu madre, un reportero del Wall Street Journal, y 12 miembros de un jurado".

Seis otras sugerencias para una política de correo electrónico efectiva:

1. Ponla por escrito. Tu política por escrito debería verse claramente en la advertencia de privacidad que ya usas, además de un enunciado de que la política cubre a  todos los dispositivos de comunicación electrónica, incluyendo laptops y BlackBerrys. Luego asegúrate que cada empleado reciba una copia de la política escrita, y alienta a la gente a preguntar sobre cualquier parte poco clara de ella.

2. Prohíbe correos electrónicos discriminatorios o de acoso. "Así como tu compañía probablemente tiene reglas contra el humor ofensivo o el comportamiento acosador alrededor del garrafón de la oficina, sería inteligente que especificaras que esa política también cubre correos electrónicos y mensajes de texto", dice Bernard.

 3. Aconseja no poner juicios cualitativos en los correos electrónicos. Dice Bernard, "Si alientas a todos a limitarse a los hechos cuando mandan correos electrónicos, minimizas tu riesgo. Cuando la gente comienza a incorporar opiniones como ‘Qué menso' o ‘Esta vez nos la volamos' puedes meterte en problemas serios". Añade: "Nunca digas culpables en un correo electrónico"- por ejemplo ‘Esta es otra idiotez de parte de Terry'. Esas acusaciones pueden acabar apuntando de regreso a la compañía, y se puede producir responsabilidad jurídica", anota Bernard.

4. Aboga por evitar lenguaje "de conclusión". Frases como "Esto se podría ver como una política de precios abusiva" o "Esto nos podría exponer a responsabilidad jurídica..." nunca deberían aparecer en un correo electrónico. En la corte, los abogados del oponente se abalanzarán sobre esos comentarios, aún si sólo estabas pensando en voz alta.

5. Recuérdale a los empleados contar a 100 antes de dar clic a "enviar". Las peleas por correo electrónico pueden acabar como leña para el fuego del oponente en una demanda. "Está bien formular un mensaje iracundo cuando estás en el momento, pero le deberías recomendar a la gente que se sienten por algunas horas, se desahoguen, y lo revisen con calma antes de enviarlo", dice Bernard.

6. Desalienta el copiar y mandar con frenesí. Sugiere que la gente mande correos electrónicos sólo a gente con una necesidad genuina de verlos (lo que también tiene el feliz efecto secundario de reducir el excedente de mensajes en la bandeja de entrada).Si te llega un correo electrónico que parece problemático- por ejemplo, un colega que alegue que se está violando un reglamento gubernamental- Bernard recomienda cerrar el círculo respondiendo, "Gracias por hacerlo notar. Lo revisaremos", luego reenviándoselo de inmediato al administrador relevante y a nadie más.

En general, ya que es imposible vigilar cada correo electrónico, "los administradores tienen que estar alertas", anota Bernard. "Cuando veas un correo electrónico no apropiado, habla con la persona que lo mandó y recuérdale que esto es el tipo de cosa que podría causar problemas".

"Considera que entre más detallada y complicada tu política, más difícil será que la gente la siga", añade. "Por ejemplo, no recomendamos incluir una cláusula de ‘No hagas uso extraempresarial de las computadoras de la compañía.'". ¿Por qué no? "Hay tan poca probabilidad de que alguien lo obedezca, que estás mejor no teniéndolo", explica Bernard. "Y si sí lo tienes, tiene que aplicar para todos, hasta llegar al presidente ejecutivo- y realmente no quieres ir allá".