5 tips para la continuidad de las Pymes

El 87% de las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) de México no tienen un plan de continuidad de negocios (BCP por sus siglas en inglés), ya que consideran que esta medida preventiva es exclusiva de las grandes compañías, coincidieron expertos. Sin embargo todas las organizaciones sin importar su tamaño enfrentan riesgos que ponen en peligro su estancia en el mercado y por lo tanto la inversión del empresario.

Estos riesgos no se limitan a catástrofes naturales, como piensa la mayoría, sino van desde fallas en el suministro de energía eléctrica, hasta desperfectos en la tecnología aplicada al negocio o emergencias sanitarias, como el brote de Influenza A/H1N1.

"Lo esencial ante cualquier contingencia es garantizar el funcionamiento de la empresa , el bienestar de las empleados, proteger la imagen corporativa y asegurar el cumplimiento de los compromisos", dice el director de Busisines Continuity Management para Latinoamérica de Marsh, Roberto Zegarra.

Una de las principales barreras para no tener un BCP es el costo de su implementación, pero en una visión de largo plazo es más caro no prevenir las emergencias que incluso puedan sacar a una compañía del mercado, señala el directivo de la empresa de asesoría estratégica en materia de riesgos.

Un buen paso para determinar si se necesita una estrategia de este tipo es preguntarse ¿Cuánto dinero perderé ante un imprevisto y cuánto tiempo tardaré en recuperarme? Si se es incapaz de responder, es hora de poner manos a la obra, dice el administrador de empresas de la Universidad Autónoma Metropolitana (UAM), Carlos Aguilar.

Los planes de continuidad siempre deben ser un traje a la medida , así que además de prevenir grandes catástrofes, deben actuar en casos cotidianos como virus informáticos, robos de información, empleados y colaboradores descontentos y errores humanos, aseguran los especialistas.

Los efectos de no tener una estrategia determinada no son sólo monetarios y operativos, también tienen un impacto negativo en la relación con clientes y proveedores.

Durante 2009 la Secretaría de Economía (SE) ha apoyado a 2,158 Pymes afectadas por la contingencia del virus A/H1N1, el ciclón Jimena y las lluvias e inundaciones que afectaron al país.

Además de las estrategias para continuar con la operación, el BCP aumenta el profesionalismo, ya que dicta las reglas para trabajar y posibilita el funcionamiento de la organización en los casos de sucesiones, asegura el director de la Escuela de Negocios Internacionales de la Universidad Panamericana (UP), César Herrera.

Paso a paso

Recuerda que incluso los problemas más pequeños pueden convertirse en una bomba de tiempo para tu empresa, por lo que debes prepararte para atender cualquier imprevisto en la operación diaria.

1. Piensa en los demás: puede ser que tu empresa sea muy segura, pero las fallas de la gente que la rodea pueden afectarte directamente. Por ejemplo, si una oficina en un piso contiguo al tuyo se incendia deberás desalojar el área, pero aún cuando salgas piensa que la posible activación de los rociadores mojará tus documentos y equipo de cómputo.

2. La planificación te ayudará a sobrevivir en periodos de inactividad forzada, por lo que es necesario tener instrucciones precisas para cada departamento, jefe de área y para los empleados. No importa que sólo tengas cinco trabajadores, cada uno debe ser capaz de comprender qué se espera de él y cómo debe lograr el objetivo en caso de contingencia.

3. El costo de un BCP puede ser elevado, depende del tamaño de la empresa y su giro (unos 10,000 dólares para una Pyme con 50 empleados, partoximadamente) pero estrategias tan simples como tener copias de seguridad de información crítica o acceso remoto a los datos de la empresa son opciones más baratas que ayudarán a continuar con la operación y evitarán la pérdida de información valiosa.

4. Aprovecha la tecnología, existen herramientas en Internet que permiten hacer un respaldo de seguridad online, además de la creación de un directorio electrónico.

5. Finalmente asegúrate de que tanto tus empleados como clientes y proveedores sepan que tu empresa es capaz de continuar con el servicio incluso en situaciones de contingencia, la tranquilidad que proporciona esta información ayudará a consolidar una imagen profesional.