¿La tecnología se come a tu presupuesto?

¿Tienes la impresión de que el área de sistemas de tu empresa está sobrecargada de trabajo? ¿O de que cada vez tiene menos capacidad de respuesta ante las necesidades crecientes del negocio? ¿Estás consciente de que requieres más ingenieros en sistemas pero no cuentas con el presupuesto necesario para contratar más personal?

No eres el único. Muchas pequeñas y medianas empresas (Pymes) mexicanas adolecen de falta de personal especializado en esta área. Son comunes los casos de firmas pequeñas que cuentan con un sólo ingeniero de sistemas que hace las veces de hombre-orquesta, pues además de dar soporte técnico a los usuarios, tiene que dar mantenimiento a las aplicaciones activas de software, actualizar las mismas según los requerimientos de la empresa, estar pendiente de las telecomunicaciones y atender los pedidos de información de parte de sus jefes.

Si te es familiar esta situación, quizá te convendría explorar la opción de la subcontratación (outsourcing) de servicios de tecnologías de la información (TI). Esta opción ofrece a las Pymes varias ventajas en materia de eficiencia y ahorro de costos. Y contra la idea común, la subcontratación no es necesariamente una opción cara ni exclusiva para los corporativos.

 "En general, las Pymes piensan que el outsourcing es muy caro o que las soluciones son sólo para las grandes empresas, pero ni siquiera hacen una investigación al respecto", explica Lucía Mecott, directora del centro de soluciones (Solutions Center) de Praxis, firma especializada en desarrollo de software a la medida.

"Estimamos que con el outsourcing las empresas pueden ahorrar alrededor de un 30% de su gasto en TI . Además, calculamos que antes de un año, por ahí del tercer trimestre, recuperan su inversión", añade Mecott.

En general, el servicio de outsourcing ofrece ventajas como una menor inversión, acceso a tecnología de punta y  atención por parte de un equipo de expertos actualizados en las últimas soluciones en la industria y especializados en los diferentes sectores económicos.

Las empresas que brindan el servicio de outsourcing de TI tradicionalmente ofrecen sus servicios a corporativos y grandes empresas, pero algunas firmas como Praxis han comenzado también a ofrecer sus servicios a Pymes. Cuentan con amplia  infraestructura tecnológica, lo que les permite hacer economías de escala y ofrecer precios atractivos a las pequeñas empresas.

Normalmente, las Pymes demandan aplicaciones para apoyar su manejo contable y administrativo o para armar un portal, pero hoy existe una gama de sistemas que ayudan a manejar y procesar información clave para empresas de todo tipo de sectores: retail (comercial), servicios, transporte, manufactura, telecomunicaciones, entre otros.

Por ejemplo, una pequeña tienda de autoservicio puede mejorar su operación con  un sistema con aplicaciones para puntos de venta, manejo de inventarios y pagos a proveedores. A su vez, una oficina convencional puede mejorar su operación apoyada en un sistema con aplicaciones de recursos humanos, nómina y reclutamiento.

Empresas como Praxis brindan servicios de desarrollo de aplicaciones a la medida, mantenimiento de aplicaciones y soporte a los usuarios, tanto funcional como técnico.

El rubro de mantenimiento de aplicaciones es una de sus fortalezas: consiste en actualizar los sistemas de sus clientes de acuerdo a los requerimientos de la empresa, por ejemplo debido al lanzamiento de nuevos productos y servicios, o a cambios en las regulaciones o legislaciones que rigen los sectores económicos.

Por ejemplo, cuando la Secretaría de Hacienda introdujo el Impuesto Empresarial a Tasa Única (IETU ), todas las empresas tuvieron que actualizar sus sistemas de contabilidad fiscal para adecuarlas al nuevo gravamen. Un ingeniero de sistemas en solitario difícilmente puede estar actualizado en todos los temas importantes para una empresa.

"Ahí es importante que el área de TI pueda tener la velocidad de  reacción suficiente  para soportar los cambios que tienen los negocios en general", añade Mecott.

De acuerdo con estimaciones de Select, sólo el 28% de las Pymes mexicanas (alrededor de 1,100,000 Pymes) tienen al menos una computadora.

A su vez, según el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) sólo el 26% de las Pymes mexicanas tienen una página en Internet;  el 35% utiliza el correo electrónico como su forma principal de comunicación; y el 85% siguen usando el cheque y el efectivo como su principal forma de pago.