ABC para adoptar la factura electrónica
El 31 de diciembre de 2012 venció el plazo para que las empresas y personas físicas que tienen ingresos por más de 4 millones de pesos al año adopten el esquema de facturación electrónica CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet), y el incumplimiento de esta medida puede ocasionar no sólo una carga administrativa mayor, sino sanciones monetarias por parte de las autoridades fiscales.
"Para las pequeñas y medianas empresas, el no adoptar un esquema de comprobantes electrónicos puede abrir la puerta a fraudes contables y poner en riesgo la operación de los negocios", explica Rene Torres Fragoso, director de la empresa de software contable Contpaq i.
Al cierre de 2012, el SAT reportaba que había 2.98 millones de contribuyentes que habían optado por un esquema de facturación electrónica (CFDI) o código de barras bidimensional (CBB), sin embargo, del total de empresas aún restan cerca de 2 millones de negocios que no han adoptado la factura electrónica en sus prácticas contables, la mayoría de ellos, pequeñas empresas.
"Este esquema no es exclusivo para las empresas que están obligadas, de hecho, es cuestión de tiempo para que la factura electrónica sea un requerimiento para todos los contribuyentes, adoptarla de manera anticipada puede generar ventajas en competencia y seguridad", afirma el ejecutivo.
Los beneficios de las facturas electrónicas aún pasan desapercibidos para las Pymes, afirma Marco Bolaños, Gerente de Estándares de GS1 México.
"Anteriormente lo que cualquier empresa solía hacer era designar uno o dos días a la semana en los que en ciertos horarios se recibían las facturas correspondientes a esa semana. Este proceso exigía designar a varias personas a recibir las facturas y a que los clientes y proveedores tuvieran que desplazarse a llevar los comprobantes pre impresos correspondientes. Todo esto generaba una importante pérdida de tiempo y de eficiencia", explica.
Te presentamos algunos de los principales beneficios de sumar tu empresa a este esquema fiscal:
1.- Ahorro en costos: Generar y almacenar una factura física por cinco años tiene un costo de 160 pesos por cada comprobante. Al adoptar la factura electrónica, preservar los documentos tiene un costo de 30 pesos por el mismo lapso según cifras de Contpaq i.
2.- Ahorra espacio: La Factura Electrónica le permite a las empresas comerciales disponer de mayor espacio para piso de venta, almacén de mercancías, o abrir nuevos espacios, puesto que gracias al esquema de ahora en adelante los comprobantes fiscales podrán ser almacenados en dispositivos electrónicos y no en papel, explica Alejandra Montes, Especialista en Estándares de GS1 México.
3.- Ayudar al medio ambiente: Existe una considerable reducción en la cantidad de papel que se utilizaría para estos comprobantes por cuestiones culturales. Sin embargo, muchas personas siguen exigiendo contar con el documento impreso para validar el pago.
4.- Evitar fraudes: Rene Torres, de Contpaq i explica que al optar por un Código de Barras Bidimensional, dejas a tu negocio expuesto a un riesgo de fraudes , pues si imprimes recibos cualquiera puede hacer un mal uso de tu firma electrónica y emitir facturas a tu nombre.
A diferencia de los comprobantes impresos, los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet contienen 20 campos de seguridad, y los Comprobantes Fiscales Digitales 19, ambos son virtualmente imposibles de duplicar, falsificar o modificar.
5.- Carta de presentación: Datos de GS1 arrojan que la implementación de la Factura Electrónica implica un impacto positivo en el servicio al cliente, ya que con este esquema se tiene mayor visibilidad de los procesos de compra-venta, hay mayor eficiencia y se requiere menor tiempo para generar los comprobantes.
¿Cómo lo adopto?
El Servicio de Administración Tributaria tiene en su página de Internet varios tutoriales con explicaciones sobre cómo adoptar estos esquemas, a grandes rasgos es un proceso en cuatro fases:
1.- Debes hacer una cita en el SAT y tramitar la Firma Electrónica Avanzada (Fiel).
2.- Como segundo paso, debes obtener el Certificado de Sello Digital que otorga el SAT. Con eso en mano ya puedes generar Facturas electrónicas o recibos con un Código de Barras Bidimensional (siempre y cuando sus ventas no excedan los 4 millones de pesos).
3.- Si prefieres contar con un apoyo, puedes recurrir con Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI (PAC), que son empresas con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI (facturas electrónicas), asignarles el folio e incorporarles el sello digital del Servicio de Administración Tributaria. Actualmente existen 58 firmas PAC en el país.
4.- Generar tus facturas, el PAC que elijas tiene como obligación enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus clientes, el costo de los comprobantes varía y varía entre 40 centavos y 10 pesos según el número que requieras.
Si tu empresa es muy pequeña, una opción para adoptar el esquema sin gastar más es utilizar los servicios de los PAC, cada empresa certificada por el SAT debe ofrecer un servicio básico sin costo , consulta cuáles son las empresas en el portal del SAT .
