Código de barras <br>Las rayas hacen la
Resulta casi inverosímil que a través de un conjunto de barras y espacios, impreso en el empaque de un producto, se puedan agilizar las compras en una tienda, conocer la demanda real del mercado, manejar inventarios, ahorrarse la frecuente etiquetación de precios, automatizar el paso de artículos por las máquinas registradoras y facilitar el intercambio de información de un producto a lo largo de toda la cadena productiva.
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Es poco creíble, pero cierto. Desde hace una década, el código de barras es una realidad en los productos de México (el tercer país de Latinoamérica donde se implementó, después de Brasil y Argentina), y ya no únicamente en los de importación. Sobra decir que este lenguaje codificado ha impactado la forma de hacer negocios y que su aplicación fue motivada por la necesidad de ofrecer un mejor servicio en las tiendas, de reducir costos ante (en ese entonces) una amenazante apertura comercial y ante la exigencia de mayor competitividad en el mercado.
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“Las prácticas de negocios que se han desarrollado funcionan mientras no aparece una nueva forma de hacerlos, de optimizar lo que hasta hoy había servido”, dice Lourdes Sánchez de la Vega, directora de la Asociación Mexicana del Código de Producto, AC (Amecop). Según ella, la introducción del código de barras en México —posicionada como la tecnología de identificación automática más utilizada— marcó esa diferencia, luego de que en Estados Unidos y Europa ya había mostrado sus bondades 25 años atrás.
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En ese entonces dos cuestiones básicas inquietaban a los industriales y comerciantes de esos lares. Mientras que a los primeros les interesaba conocer en detalle cuál era la demanda real de sus productos en el mercado —a fin de poder darles un seguimiento, más allá de lo que ofrecían investigaciones de mercado y algunos levantamientos de inventario—, a los segundos les seducía la posibilidad de proporcionar un mejor servicio al cliente a su paso por la caja registradora; y, además, sin errores de captura.
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Encontrar la solución le provocó dolores de cabeza a los investigadores y científicos que se dieron a la tarea de crear un lenguaje que identificara de manera única a los productos. La incógnita era cómo evitar duplicidades y hacerlo entendible a todo el mundo. Se conformó entonces la llamada -Uniform Code Council (UCC) —organismo neutral, no lucrativo—, que de manera ordenada estableció un número base para cada producto, que podía ser manejado de forma automática (a través de un -scanner o lector óptico láser) sin necesidad de teclear, y que podía ser decodificado por todas las máquinas. Así se configuró el código estándar -Universal Product Code (UPC).
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Las gangas, el detonador
-De acuerdo con Sánchez de la Vega, en el México de principios de los 80 el abarrotamiento en las tiendas fue propiciado por una “guerra de precios” entre las principales cadenas comerciales, que ostentaban promociones de 50 a 70% de descuento. Eso hizo que las cadenas de autoservicio se interesaran en agilizar los procesos de venta. Así, se dieron a la tarea de buscar una solución, al ver alejados a muchos de sus clientes por la incapacidad de dar salida rápida al gran volumen de compradores (debido a lo cual, además, se incrementaban sus costos de operación).
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La implementación de números estandarizados en los artículos de consumo masivo representados por códigos de barras, que podían ser leídos por lectores ópticos, mostró sus primeros beneficios en la línea de cajas. La aplicación del -scanning, que modernizó a las antiguas cajas registradoras, agilizó el paso de los productos por las cajas. Aunque el uso que se le dio en un principio al código de barras permitía explotar tan sólo 20% del total de sus atributos, ya se había encontrado la manera de identificar a las mercancías sin tener que reetiquetarlas en el momento de que su precio u otro componente cambiara.
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El sistema, cuya introducción ha sido paulatina, ha significado integrar una nueva cultura al proceso comercial y a otras prácticas productivas. Hoy Amecop cuenta con 10,000 socios del sector comercial, tecnológico y de servicios, y más de 85% del comercio organizado ya explota los beneficios de los estándares de identificación y manejo de mercancías.
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Pero usar la información almacenada requiere de una infraestructura mayor a un simple -scanner. Implica, también, invertir en hardware y software. “La identificación de productos dejó ver sus verdaderas aplicaciones hasta 1992, cuando las empresas cambiaron sus sistemas de información manuales por sistemas automatizados en donde la información podía almacenarse en una computadora.”
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La finalidad real del sistema es que los datos que se almacenan en el punto de venta puedan ser llevados a inventarios, mercaderías, tesorería, administración de compra y que, a su vez, puedan generar una orden de compra. El paso del artículo por la caja registradora de una tienda de autoservicio ayuda a que la empresa lleve un control unitario de los productos una vez que éstos han sido registrados y cobrados.
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“Así se puede saber cuál vende más, cuál menos, en qué cantidad, región, tienda... Se pueden administrar mucho mejor los pedidos, de tal modo que los resurtidos respondan a una demanda real de productos. Para ello se tiene que conformar un sistema de información, desde el principal productor hasta el consumidor final”, comenta Sánchez de la Vega.
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Es claro que el fabricante, pasando por el mayorista, el transportista o el detallista, necesitan reconocer los bienes que entran y salen de la cadena de comercialización. Esto es especialmente útil para el departamento de compras de una empresa, puesto que identificar uno a uno los productos —a través del código de barras— repercutirá positivamente en todo el proceso operativo-comercial-contable.
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Asimismo, es recomendable para el eficiente manejo de inventarios y resurtidos. Debido a que un inventario implica tener producto de acuerdo con las necesidades del consumidor, las aplicaciones del código de barras ayudan a controlar máximos y mínimos de inventario al seguir el movimiento de los productos dentro de las tiendas y a hacer los resurtidos de acuerdo con la demanda.
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Sánchez de la Vega señala que el código de producto se puede llevar a unidades de consumo (diseñadas para la compra del producto en el punto de venta) o a una unidad de expedición (agrupación de unidades de consumo, para facilitar el transporte y almacenaje) como el corrugado y los -pallets.
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Todo por el consumidor
-La directora de Amecop resume los beneficios de las aplicaciones del código de barras en el concepto Respuesta Eficiente al Consumidor (ECR, por sus siglas en inglés). “Esto significa tener el mejor producto, con la mayor calidad, en el mejor tiempo, al mejor precio. Para ello se necesita que toda la cadena comercial trabaje en ese sentido”, explica. ECR es una estrategia que se vale no sólo del código de barras, sino de herramientas como órdenes asistidas por computadoras, manejo de espacios, sistemas de distribución, -palletización e intercambio electrónico de datos (EDI).
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La ECR, en su forma ideal, se traduce en reducción de tiempos de entrega, de administración y de captura; manejo eficiente de inventarios; tiempos menores de respuesta en el resurtido de mercancía; reducción de costos, por el manejo de información sin papel, y eliminación de errores por la captura automatizada de la información, entre otros.
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“ECR es para las tiendas lo que ‘Justo a Tiempo’ es para la producción —afirma Sánchez de la Vega—. Implica un cambio en la cultura laboral, pues combina la relación de negocios entre los diferentes sectores involucrados. Si bien las empresas se han actualizado a través de un mejoramiento de sus sistemas internos —léase procesos de productividad como reingeniería, calidad total, reducción de costos, mejoramiento de utilidades o reducción de personal—, tales estrategias comprenden sólo eso: el aspecto interno.”
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Antes de aplicarse el ECR, sucedía que dentro de la dinámica de una tienda, por ejemplo, la información que se recibía del consumidor no era transmitida a otras áreas. Sin intercambiar información la tienda operaba con la distribución, pero sin estar ligada a la demanda del consumidor. De la misma forma actuaba el centro de distribución con el proveedor o mayorista.
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“Ahora con el manejo y acopio de información se advierte la importancia que tiene compartirla y trabajar de manera conjunta; revisar cualquier situación que derive en un cambio en el manejo de una tienda, que finalmente impacta al productor, al fabricante y al distribuidor”, explica Sánchez de la Vega. Apenas hoy, agrega, empiezan las empresas a trabajar de manera conjunta en “un ganar-ganar”.
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Aún hay más...
-Al ser la ECR un sistema relativamente nuevo, existen aplicaciones que todavía se tienen que explorar y que se encuentran aún en vía de análisis, como son los sistemas de distribución y el intercambio electrónico de datos. Toda el área de distribución debe integrarse al uso del código de barras, de lo contrario no servirá de mucho tener un gran acervo de información, si el producto no está físicamente en donde debe estar.
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Dentro de la cadena de distribución —apunta Sánchez de la Vega—, el código de barras sirve para que quien lo transporta y lo recibe sepa de modo automatizado “cuánto se mueve y qué tipo de producto es”. En el sistema de distribución hay un código adicional, el suplementario, para especificar datos como lote, fecha de caducidad, orden de compra, número de la orden, transportista, etcétera, que también se maneja de manera estandarizada a escala internacional.
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Ahora las cadenas comerciales analizan cómo pueden mejorar cada parte del sistema de distribución montadas en la tecnología. Hasta el momento se tienen desarrolladas algunas áreas de oportunidad en este sentido: definición de rutas, recepción de mercancías, transporte físico de productos, procesamiento de un embarque, inventarios y planeación de abastecimiento. De esta forma, a través de un sistema automatizado, toda la cadena de producción y comercialización queda ligada, al igual que la información generada a lo largo de ella.
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Este círculo de información no termina si no se une con el intercambio electrónico de datos (EDI), en donde se asegura que la información realmente fluye de manera efectiva, precisa y rápida. El EDI se deriva de un pensamiento lógico: si es posible tener información acerca de la vida de un producto, entonces es posible enviarla a otras áreas sin necesidad de recapturarla. La única regla es apegarse a los estándares internacionales para que las distintas partes la entiendan y decodifiquen.
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“Falta integrar todo el sistema de administración de esta información que pase de la tienda al distribuidor, del distribuidor al transportista, del transportista al fabricante y en sentido contrario”, dice la directiva de Amecop. Esta herramienta se encuentra en una fase inicial de desarrollo (de los 10,000 socios de Amecop apenas 1,500 trabajan con el EDI). En esta etapa se han intercambiado y estandarizado tres documentos: orden de compra, actividad del producto y cambios a la orden de compra. Quedan por integrar facturas, remisiones, avisos de embarque y catálogo de productos, que son formas también utilizadas por la comunidad internacional.
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La unificación de los procesos de negocio a través del EDI, además de la evolución de los sistemas de información y tecnología, de la sustitución del papel por la electrónica, implica un cambio profundo en las normas y leyes que hasta el momento los han regido. De ahí que signifique un proceso de negociaciones con el sector gubernamental.
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En este camino se encuentra la implementación de la facturación electrónica. “La Secretaría de Hacienda analiza cuáles son las leyes que se tienen que cambiar para aceptar que una factura electrónica tenga la misma validez que una de papel”, remata Sánchez de la Vega, quien supone que ese objetivo es uno de los que mayor interés generan dentro de su organismo, por los beneficios que supondría para muchas empresas que ya han entrado al mundo de la información a través de los “números y rayitas” del código de barras.