Cementerio de papeles

Guardar papeles viejos puede costarle 12% de su presupuesto anual. Cómo ahorrar dinero y espacio co
Juliana Fregoso

En los inicios del nuevo siglo, Oracle tenía un problema mundial: el papeleo y los archivos muertos. Para cualquier empresa es importante almacenar sus documentos, pero es más conveniente conservar sólo los que realmente pueden ser útiles.

- Estaba en la encrucijada de decidir qué era importante y qué no, además de que necesitaba disminuir su gasto en papelería y conservación de archivos muertos, que alcanzaba anualmente un promedio de $2,000 millones de dólares en sus 168 sedes en el mundo.

- La empresa de software tenía un problema, el mismo al que se enfrentan ahora no sólo las grandes compañías sino también las PYMES: ¿qué hacer con los archivos muertos?

- Almacenar comprobantes, y otro tipo de documentos acarrea costos para las empresas. Por ejemplo, una sucursal bancaria puede realizar hasta 20 millones de transacciones diarias y si no existiera un programa computarizado para registrar las operaciones, tendrían que guardar los comprobantes en algún lado.

- Incluso para el ciudadano común y corriente a veces resulta incómodo tener que guardar los recibos de luz, teléfono o comprobantes de otros pagos en el mes.

- Para los amantes de las cifras, según datos de d. t. Hicks, una consultora americana, las empresas gastan anualmente cerca de 12% de su presupuesto en el mantenimiento de sus archivos muertos. “Por lo general tienen que transportar las cajas de un lugar a otro, pagar bodegas y también a una persona que esté clasificando las cajas, todo eso genera un gasto para la empresa que podría usarlo en otras cosas”, observa Douglas Hicks, presidente de la firma.

- “Nuestro consumo per cápita de papel en la empresa era infinito”, recuerda por su parte Javier Cordero Torres, presidente y director general de Oracle en México.

- Para terminar con este problema la empresa optó por microfilmar sus archivos y ahora, a excepción de los contratos con clientes y proveedores, todo el manejo de archivos es electrónico en Oracle. No sólo economizó $2,000 millones de dólares anuales sino que tiene una campaña a nivel mundial para ahorrar el papel. La firma se cuestionó la utilidad de conservar tanto archivo muerto que, como su nombre lo dice, sí está muerto ¿Es útil conservarlo?

- No hay que olvidar que México es la ciudad más cara de América Latina y rentar un espacio tan sólo para guardar cajas con documentos, que quizá nunca vuelva a revisar, le puede costar al mes, como mínimo, $2,500 pesos en una zona popular como Santo Domingo, al sur de la capital del país. Esto se traduciría en un costo de $30,000 pesos al año.

-  “Tirar papeles ha sido un ahorro muy importante para nosotros porque teníamos que manejar lugares con ciertas características, y eso resultaba sumamente costoso”, recuerda Cordero.

- Guardar sólo lo necesario
Douglas Hicks compartió hace muchos años la inquietud que tenían los ejecutivos de Oracle, si bien no llegó al punto de recomendar a todas las empresas la microfilmación o digitalización de sus documentos, sí concluyó que mucha de la información que se guardaba representaba un lastre para las compañías y dificultaba la toma de decisiones.

- Porque conservar archivos muertos no garantiza la supervivencia de los documentos, ya que necesitan estar en un sitio seco, a altas temperaturas y libres de polvo.  De lo contrario se puede perder el documento y también empieza a almacenar microorganismos que pueden causar problemas en el sistema respiratorio de quienes manejan las cajas.

- Analizar papeles e información innecesaria retrasa proyectos y muchas veces hace que la información relevante se pierda entre tantos papeles. Algunos de ellos, importantes, pudieron haber sido enviados al archivo muerto y nadie se acuerda y en ocasiones hay que elaborar de nuevo una documentación o investigación que ya se había dado por muerta.

- De acuerdo con información de Oracle, a nivel mundial sólo entre 7% y 10% de los documentos están digitalizados, por lo que la existencia de archivos muertos es infinita.
Si éstos no existieran, las empresas podrían ahorrarse hasta 60% de lo que gastan en recompra y facturación de papel, según información de la integradora mexicana Qataria, conformada por 11 compañías de soluciones tecnológicas.

- A la vez, podrían registrar ahorros de hasta 200% en los costos de logística.

- “Es la calidad, no la cantidad de esa información la que se traduce en el éxito o fracaso de las iniciativas en una organización, esto incluye también la selección de documentos que realmente vale la pena guardar”, apunta Hicks, quien estima que volver a revisar toda la información que se encuentra en el archivo muerto de una gran empresa puede durar hasta seis años.

- Destaca que en las compañías donde se almacena menos papel, la eficiencia de su personal puede aumentar hasta 89%. Esto se debe a que ahorran tiempo en el manejo de todo el papeleo y sus consultas de datos son más ágiles.

- “Cuando tienes que buscar en un archivo muerto, si no existe una clasificación y ubicación exacta de los documentos, encontrar lo que se necesita puede tardar horas. Eso o te retrasa la toma de una decisión o te hace más lento el proceso o hace que tu empleado pierda tiempo”, dice Hicks.

- Para el experto, tener un gran archivo muerto no significa necesariamente que tenga en sus manos la mejor información.

- Hace cuatro años en Estados Unidos empezó la fiebre de eliminar los archivos muertos porque descubrieron que algunos contenían información con más de 50 años de antigüedad que ya era innecesaria para la empresa. En otros tantos casos, los documentos se habían desintegrado o presentaban hongos que hacían imposible su lectura.

- Juan José Ortiz, consultor de Qataria, destaca que existen actualmente en el mercado programas para almacenar hasta 20 millones de cajas de archivo muerto en cintas magnéticas, y tienen capacidad para guardar un millón de registros de información personal.

- La licencia para el uso de estos sistemas no supera los $100 dólares.

- En los últimos dos años, el precio de los sistemas electrónicos para almacenar datos bajó 600%. En la actualidad un disco duro de 100 gigabytes, que antes costaba  $1,000 dólares, tiene un precio de $130 dólares.

- El dilema es guardar o no guardar. Quizá en el archivo muerto se conserven cosas impensables, pero lo cierto es que toda la compañía paga los costos de mantener una memoria que ya murió, y que tal vez en lugar de pagar por ella sería mejor dejarla descansar en paz.

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