Con ganas de terminar el trabajo
Recuerde que una hora de planeación puede ahorrarle hasta cuatro de ejecución. ¿No lo cree? Imagine la escena siguiente: al llegar a la oficina usted tiene muchos proyectos que necesitan atención y, además de los urgentes, guarda en espera una serie de ideas sin desarrollar por falta de tiempo. Abraza el firme propósito de ser productivo. Entonces revisa su correo electrónico y ordena papeles, esto en periodos de atención de 10 minutos debido a que, entre llamadas y visitas, hay interrupciones continuas. Luego, a media mañana, asiste a una junta y, al terminar ésta, tiene una comida de negocios... ¿Al final? No dedicó ni cinco minutos a sus planes importantes.
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Después de una jornada así, con seguridad se siente insatisfecho. Pero si repone las horas perdidas trabajando hasta tarde tendrá que descuidar a la familia, por ejemplo. ¿Cómo es que algunos directivos terminan su trabajo a las 6:00 de la tarde? ¿Cómo es que hay gente exitosa que juega golf en miércoles? Definitivamente, la respuesta va ligada a la forma en que gobiernan sus itinerarios.
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Aunque parezca paradójico, muchas personas no tienen "el tiempo para administrar su tiempo ". No obstante, en medio del torbellino del trabajo diario resulta necesario hacer un espacio para planear: mientras mejor se ordene, mayor cantidad de tiempo libre tendrá y reducirá notablemente el estrés en su rutina.
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Antes de buscar culpables, sea honesto: cada quien es responsable de la forma en que maneja sus tareas . "El principal factor para lograr el cambio es tomar la decisión seria de organizarse mejor. Delegar más cosas, abandonar algunas actividades... Lo difícil es cambiar –dice René Hubard, quien ofrece consultoría a directores de empresas–. Es muy importante tener valores y metas definidas, tanto a nivel personal como profesional. Así podrá asignarse la cantidad justa de tiempo para cada actividad."
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El primer paso es pensar ¿por qué no alcanza el tiempo?, ¿para qué hace falta más espacio?, ¿a qué actividades se les dedica más vida que la necesaria? Sin duda, para cada persona son diferentes los "ladrones" de horas. A continuación encontrará los más comunes, pero también sistemas de seguridad contra ellos:
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1. Planeación inadecuada: el desvalijador más difícil de reconocer.
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* Es fundamental fijarse metas claras, tener funciones y responsabilidades específicas. Establecer reglas que permitan crear una rutina.
-* Un buen ejercicio es dedicar parte del día a la detección de fallas y diseñar nuevos procedimientos. También es importante elaborar planes por escrito y asignarles prioridades.
-* ¡Pero cuidado! Existe el extremo opuesto. Hay quienes proyectan mucho y ejecutan poco. Una actitud equilibrada pasa de la misión general a metas más aterrizadas… Y luego a objetivos claros con fechas de vencimiento.
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2. Administración por crisis: si trata de hacer muchas cosas a la vez, o reacciona exageradamente ante cualquier dificultad, tendrá que apagar fuegos todos los días.
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* Al hacer el programa del día no sature la agenda. Siempre hay que dejar 20% del horario libre para reaccionar a los imprevistos. También es importante ser realista con los estimados de tiempo.
-* Despeje su mente, así necesitará la mitad del lapso dedicado a la proyección para llegar a las mismas conclusiones.
-* Es primordial darse un espacio para todo: dormir las horas necesarias, alimentarse bien, hacer ejercicio, convivir con la familia y hasta tener un pasatiempo. En la medida en que respete todas sus necesidades se volverá más eficiente en su trabajo.
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3. El teléfono: no es posible aceptar llamadas indiscriminadamente.
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* Si no se puede delegar el teléfono, entonces hay que tratar de establecer una hora de silencio (no tema a que su contestadora automática entre en acción) y tener un reloj enfrente para ver la duración de cada conferencia.
-* También hay que ser directos con el fin de terminar una conversación (se pueden usar frases como "me dio gusto saludarte", "no te quito más tu tiempo", "estoy por salir").
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4. Visitas repentinas: es fácil malentender el concepto de "puertas abiertas".
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* Son necesarias las revisiones periódicas de los planes delegados y una buena comunicación con el personal para reducir las visitas, pero las consultas no pueden ser un bombardeo constante.
-* Quedarse de pie es una buena técnica para que la visita sea corta y, de ser posible, ir a las oficinas de los otros para controlar la duración del encuentro.
-* Si quiere que respeten su agenda debe considerar la de sus subordinados. Procure juntar varios pendientes con una sola persona antes de interrumpir su trabajo.
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5. Delegación deficiente: la falta de confianza en los demás o no tener un plan de seguimiento ocasiona que muchos directivos prefieran hacer las cosas por sí mismos.
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* Es fundamental capacitar al equipo de trabajo para crear en ellos un criterio.
-* Otorgue a su gente el poder de tomar decisiones y, cuando haya un error, permítales aprender de él.
-* Si tiene miedo a delegar hágalo gradualmente, con supervisión cercana y sólo al principio.
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6. No saber decir "no": el pez, usted lo sabe, por su boca muere.
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* Cuando se tienen metas y prioridades claras es más fácil detectar los proyectos que no se deben aceptar.
-* Se pueden ofrecer alternativas, dar razones o indicar las consecuencias... Al final, en sus manos está decir "no".
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7. Posponer actividades no agradables: recuérdelo, al mal paso darle prisa.
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* Hay 1,000 razones para retrasar una tarea necesaria pero poco atractiva. Si quiere que su día sea más fácil, realice primero las funciones tediosas. ¿Para qué esperar?
-* Termine lo más importante y establezca fechas límite: buenos hábitos para evitar las crisis y no acumular trabajos.
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8. Juntas ineficaces: las empresas padecen de un mal crónico… "juntitis".
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* Cuestione sus reuniones regularmente: ¿son necesarias?, ¿con qué frecuencia y duración?, ¿participan las personas indicadas? -* Procure evitar las interrupciones.
-* Desarrolle una agenda al empezar y elabore una minuta para establecer tareas y responsables. ¿Alguna vez ha aprovechado para escribir ideas mientras está atrapado en una junta? ¿Hará eso su personal mientras usted le habla? Después de una hora sentado, la atención empieza a decaer.
-* Las asambleas deben tener un horario muy puntual de inicio y terminación. Hay que empezar por lo más importante para evitar que se vaya el tiempo en temas no relevantes.
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9. Papeleo: algunas oficinas son un monumento a la ineficacia.
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* Coloque en el escritorio una cantidad de información a procesar, discriminar, archivar o circular. Hay que hacerlo de una sola vez.
-* Si se deja información para decidir después su destino, habrá que volver a leerla. Hay que asignar un tiempo a esta tarea y tener un sistema para su manejo.
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10. Responsabilidad confusa: nada más difícil que lidiar con una dirección perdida.
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* Defina claramente la paternidad o maternidad de los proyectos. -* Evite las tareas duplicadas o que no se llevan a cabo. La falta de liderazgo redunda en pérdidas económicas y humanas.
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11. Internet y correo electrónico: la tecnología mal encaminada es un verdugo implacable.
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* Establezca horarios para revisar su e-mail y responda en cuanto lee un mensaje.
-* Al contestar correspondencia electrónica hay que revisar quiénes están involucrados, tal vez no les interese a todos la respuesta.
-* Fije lineamientos para utilizar la Red en la empresa.
-* Con el fin de evitar que el personal se dedique a "navegar" a media mañana, puede tener una sola terminal con acceso (ubicada en un área visible).
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12. Ambiente poco propicio: el clima organizacional desactiva o impulsa cualquier iniciativa.
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z Usted no puede hacer que su personal sea organizado, pero si puede propiciarlo.
-z Genere políticas que promuevan el trabajo en equipo.
-z Analice sus instalaciones: música especial para negocios, buena iluminación... Todo ayuda a promover un trabajo disciplinado.
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Para muestra, un botón
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Una compañía que puso en práctica los lineamientos de administración del tiempo es Netec, firma de capacitación en redes y telecomunicaciones. Algunas de las estrategias que funcionaron son:
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* Política para el desarrollo de juntas.
-* Manual para el uso del correo electrónico.
-* Herramientas tecnológicas y capacitación para su empleo.
-* Programa de instrucción continua.
-* Revisión de metas y objetivos semestrales.
-* Correo de voz para optimizar el uso del teléfono.
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Marcelino Gómez, presidente de la organización, comenta: "En los libros encuentro conceptos que procuro seguir. Siempre hay que saber cómo empezar con un fin en la mente. Hacer primero lo primero y provocar sinergia con otras personas para delegar eficazmente responsabilidades. Hay que tratar de automatizarse. En mi caso, uso una agenda electrónica sincronizada con mi computadora y también con la versión de mi asistente. De esta manera, los pendientes que le encomiendo pasan automáticamente a su equipo."
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Cada persona debe encontrar su fórmula para una mejor planeación, una estrategia que se acople a su forma de pensar, a las exigencias de su puesto y de su vida personal. Lo importante es que no sea un ejercicio en el que se improvise diariamente.
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"Procuro seguir mis horarios. Considero que lo más importante es la disciplina. Sigo algunas reglas. Por ejemplo, si tengo que hacer una reunión de negocios, entonces trato de que sea en el desayuno para aprovechar el día", dice Alejandro Álvarez, director general de Top Personnel, empresa que ofrece servicios de empleados temporales.
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"Cada viernes planeo mis actividades con base en las metas semestrales. Reviso mi correo electrónico sólo tres veces al día; hago mis llamadas telefónicas temprano y procuro tener encuentros con mi personal para evitar las consultas constantes. De hecho, me acerco a mis colaboradores cuando tengo un rato libre, así doy seguimiento a sus dudas", explica el ejecutivo a Expansión. En otras palabras, si a usted "no le alcanza el tiempo", entonces no menosprecie los anteriores consejos.
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