El señor de la agenda perfecta

El socio de Steven Covey, Hyrum Smith da su mejor consejo para ser productivos: planear las priorida
Gabriela Ruiz

En México las largas horas de trabajo están a la orden del día, sin -mencionar los fines de semana pellizcados por la necesidad de cubrir ciertas -tareas inconclusas de la oficina.

- Sin importar el número de horas, el Foro Económico Mundial situó a México -en el lugar 48 en competitividad en su índice de 140 economías que elabora -anualmente. El año anterior, México ocupaba el lugar 47, situación que -impacta negativamente en la economía nacional. La productividad es uno de los -pilares de la competitividad.

- El dilema es que trabajar muchas horas no se traduce en buenos resultados, -señala Hyrum Smith, vicepresidente y cofundador de FranklinCovey, empresa que -inició junto con Stephen Covey, autor de uno de los libros más vendidos en el -mundo desde 1997 y uno de los 25 estadounidenses más influyentes, según la -revista Time. En estos ocho años FranklinCovey se ha convertido en una -corporación que cuenta con 44 oficinas, en 39 países y capacita a más de -60,000 personas mensualmente alrededor del mundo.

- A través de una carrera de 22 años, Smith ha logrado convertirse en experto -en administración del tiempo. En su carrera, ha asesorado empresas como Dow -Chemical, Kodak, Merrill Lynch, Nike y Procter & Gamble, por ejemplo. Se -apetece preguntar ¿cómo se puede administrar algo tan abstracto como el -tiempo? Smith sonríe y contesta que no se puede administrar algo sin entenderlo -y que la mayoría de la gente ignora qué es el tiempo. Para hacer más fácil -el concepto, recurre a la definición del Premio Nobel Albert Einstein: el -tiempo es la ocurrencia de eventos en secuencia.

- No tiene nada que ver con el reloj, sino más bien con cruzar una puerta, -prender la computadora o preparar limonada. Administrar el tiempo es, entonces, -cosa de controlar los eventos.

- Hay eventos que se pueden controlar, pero otros que no. Podemos controlar a -qué hora nos levantamos o lo que comemos, pero no se puede controlar el -tráfico, las manifestaciones o el clima. Siempre sonriente y relajado, Smith -comparte su visión con Expansión.

- La magia en la administración del tiempo radica en identificar lo que sí se -puede controlar. Lo cual no es una tarea fácil. El problema de la baja -productividad tiene su raíz en la plétora de opciones e información a la que -estamos expuestos, así como la velocidad con la que se tienen que hacer las -cosas. “Mucha gente se confunde entre lo importante y lo urgente. Si no se -identifica primero lo importante que puede ser la familia, la compañía o -algún pasatiempo, no se logra ser productivo”, dice Smith. Cuando alineamos -la productividad con la vida personal, es posible administrar el tiempo, porque -existen prioridades y rumbo.

- ¿Trabajar o ser productivo?
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El problema de la productividad se encuentra en todo el mundo y el interés -de los mexicanos en la administración del tiempo aumentó muchísimo en los -últimos 20 años

- Estar ocupado no equivale a ser productivo. Muchas personas pierden el tiempo -navegando en internet, dejando a un lado algo que requiere atención inmediata. -“Se puede estar muy ocupado todo el día haciendo estupideces”, sentencia -Smith y agrega que “son muchos los que lo hacen”. Trabajar duro no equivale -a pasarse 10 horas en la oficina. Ese tipo de empleado se engaña a sí mismo. -Creen que si se incrustan en la silla frente a la computadora son productivos. -Si se asigna un proyecto para que esté listo en 10 días y se entrega en el -onceavo, no se hizo lo que se pidió. Si se entrega en siete días, la persona -está aprendiendo a hacer las cosas bien. “Hoy uno de los principales drenajes -de la productividad es internet”.

- Suena bien, pero ¿a qué nos estamos refiriendo con productividad? Para -Smith sólo se trata de hacer las elecciones adecuadas. Si se tienen 11 deberes -en el día, tres tienen que ser de alta prioridad y olvidar los ocho restantes. -Para lograrlo, el experto recomienda tomar de unos 10 a 15 minutos para planear -el día antes de empezar, para determinar cuáles son las prioridades. De no -ejercer esta disciplina, se va a ser reactivo más que pro activo.

- Hay que aprender a sentarse y decidir qué se tiene que lograr durante el -día. Sin embargo también hay que estar preparados para lo inesperado, como el -jefe que trae un nuevo proyecto o de atender a las llamadas telefónicas. Esto -no quiere decir que se abandone lo que se tiene que lograr, sino que una vez que -se saltan los obstáculos hay que regresar a lo más importante del día.

- Otro corrosivo de la productividad radica en las juntas interminables, según -Smith. Las juntas sin fin son un síntoma de ineficacia. La mayoría de las -reuniones deberían ser más cortas, algunas ni siquiera son necesarias. Hay -veces que asisten 10 empleados, cuando en realidad con cuatro sería suficiente. -Si se llama a una junta que va a durar una hora y se invita a ocho personas, se -pueden estar derrochando ocho horas de trabajo. Si, encima, la junta no es -efectiva el costo es mucho mayor.

- Primero: hay que fijar una hora de inicio y una hora de finalización. Hay -que tener a alguien que tome el tiempo y que no esté a cargo de la reunión. Si -se tienen que tratar ocho asuntos hay que destinar una cantidad de minutos y no -rebasar el lapso. “A las juntas no se va a discutir”, sentencia Smith. Se -llega a ellas con soluciones. Los que llegan con una hoja en blanco, no se les -permite el ingreso a la reunión. Debería estar prohibido traer historias o -anécdotas y, por supuesto, llegar tarde. Ésta es una de las formas de evitar -que mientras algunos se van de la oficina a las seis de la tarde, otros se -queden hasta las ocho de la noche. “Los que se quedan trabajando odian a los -que se van a su casa y tienen una vida personal”.

- Empleados infelices
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Las compañías tratan de elevar frecuentemente la productividad de sus -empleados a expensas del bienestar de los últimos. Esta práctica es muy -riesgosa para la firma, más que para sus integrantes. Es por esto que Smith -predica que la productividad se tiene que lograr de manera holística, es decir, -tomar todos los elementos involucrados, incluyendo elementos de la vida personal -de cada empleado. No se trata nada más de detectar qué es lo más importante -para la empresa. Si un trabajador va a ser realmente efectivo, tiene que estar -contento con su vida personal. “Identificamos los valores gobernantes que -están en la base de la pirámide de productividad. Estamos hablando de crear -nuestra propia constitución personal”. Los valores gobernantes son aquellos -que cada individuo tiene y les da mayor importancia en su vida. Estos pueden -variar desde construir una familia, conocer el mundo o estar sano.

- Los individuos deben tomar estas decisiones en lugar de esperar a que las -empresas solucionen sus vidas. Lo que Smith reitera es la importancia de lograr -un balance entre la vida personal y profesional, algo que va en picada. -Argumenta que si la compañía ignora el hecho de que está conformada por seres -humanos, está condenada a desaparecer.

- Si México quiere elevar sus niveles de productividad con el afán de -impulsar la economía, habrá que recurrir a este tipo de consejos.

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