El usuario al mudo
La vida de quienes emplean sistemas de productividad, según Microsoft, se acaba de tornar más fácil. La compañía de Bill Gates ya lanzó al mercado Office XP (las letras XP corresponden a la palabra experiencie, experiencia), la nueva generación de su suite de aplicaciones de productividad. Ahí se integran programas como Word (procesador de textos), Excel (hoja de cálculo), Outlook (correo electrónico), Internet Explorer (navegador para acceso a la Red) y PowerPoint (presentaciones multimedia).
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El reto del proveedor de software: que el usuario, por fin, conozca y utilice todas las bondades del paquete. Según León Chávez, gerente de Producto Windows en Microsoft México, el nivel de empleo de Office, hasta la fecha, apenas roza 10% de la capacidad tecnológica total: "Tradicionalmente, la gente lo comenzó a utilizar hace seis o siete años; en ese mismo momento, las personas se entrenaron en el manejo del programa. Sin embargo, las múltiples actividades diarias, en el hogar o la oficina, siempre postergan la oportunidad de iniciar un nuevo proceso de capacitación." Para aprender las funciones de Word o Excel, el individuo promedio, por lo general, sigue la ruta del aprendizaje empírico.
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La edición XP , comenta el entrevistado, elimina la experimentación: conforme se utiliza la herramienta, el sistema le muestra al usuario características y opciones. Según Microsoft, el producto permite que la capacitación del cliente se realice sobre la marcha. Y sin riesgos, ya que el proceso es controlado por la suite.
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En términos de precio, Office XP no representa una variación significativa en comparación con las versiones más recientes. La licencia del software aumentará entre 3% y 5%. La edición profesional –Office Professional– tiene un costo aproximado de $500 dólares; el producto sucesor aumenta la cifra en $15 dólares.
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Actualmente, dos millones de latinoamericanos utilizan el paquete de productividad de Microsoft. De acuerdo con expectativas de la compañía, durante el primer año de venta de Office XP, el número de usuarios registrados aumentará 20%.
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Yo sé lo que hago
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La plataforma XP de Office, aseguran en la empresa de Gates, está diseñada para que el usuario y el sistema establezcan una relación de trabajo más compenetrada. Por tal motivo, la suite, al mismo tiempo que el cliente trabaja en ella, se encargará de que los potenciales de operación "salten a la vista". Por supuesto, los menús siempre están a disposición de la persona; no obstante, muchas herramientas y funciones pasan inadvertidas, y muy pocos individuos se toman la molestia de investigar las opciones.
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En la nueva versión, la búsqueda y aplicación de las capacidades de cómputo reales es un factor que, en cierta medida, deja de involucrar al usuario. Office XP analiza la actividad que desarrolla el cliente y, en forma automática, ofrece alternativas para llevar a cabo la tarea con mayor velocidad y eficiencia.
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Ejemplo: un ejecutivo copia varios elementos de un programa y los coloca en una aplicación totalmente distinta –digamos, mover datos de Excel a Word–. Office XP estudia la actividad del usuario y determina el objetivo final del proceso. En ese momento, el sistema abre una ventana: ahí se explica que dicha tarea –copiar y trasladar información entre herramientas– puede realizarse en un solo paso. Si se atiende la recomendación, la operación queda en manos del software.
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"Antes, no existía un control sobre el producto. Sin avisar, el programa cambiaba una minúscula por una mayúscula, aunque el usuario, en un caso particular, no deseara realizar esa modificación", dice Ulises Cabrera, gerente de Producto Office en Microsoft México. Hasta cierto punto, se puede afirmar que el nuevo programa es más considerado y amable. Abandona su carácter dictatorial. Ahora sólo recomienda el cambio y pregunta si puede aplicarlo. "En las versiones previas, aparecía un clip horrible –recuerda Cabrera–, el cual ordenaba lo que se tenía que hacer. Querías gritarle ‘ocúltate, no te estoy hablando… yo sé lo que estoy haciendo’."
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El control fundamental –qué quiere realizar el usuario y qué no– ahora reside en quien opera el teclado. Con el objetivo de que todas las herramientas se exploten al máximo, Microsoft diseñó la página vivelaexperiencia.com. En el sitio de internet, a través de consejos muy sencillos, la compañía ofrece capacitación sobre las funciones que puede desplegar la versión XP. "Los manuales suelen ser demasiado largos. Muchas veces, leer una explicación sobre cómo se hace algo en una computadora, honestamente, produce una gran pereza. En el sitio, hay información útil para obtener todo el beneficio de las aplicaciones [de Office]; y los datos se presentan en una forma muy accesible, en tres renglones", asegura Cabrera.
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Otra innovación de XP: la creación de un buzón universal para correo electrónico. El Outlook incluido, dice Microsoft, permite que el usuario reúna, en un solo lugar, todas sus cuentas de e-mail, sean de Hotmail, Yahoo!, la que proporciona la empresa, etcétera. Así, para leer o enviar correos electrónicos, el cliente no tiene que brincar de un buzón a otro. Además, si una persona desea mandar un documento de Word vía e-mail, el sistema pregunta desde qué cuenta se pretende transmitir la información.
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De acuerdo con Cabrera, las ventajas que brinda esta versión se traducen "en que el usuario llegará a casa una hora más temprano. Evita perder tiempo. Copiar y trasladar datos de una aplicación a otra resulta un proceso tardado. El cliente gana minutos si puede realizar la tarea en un solo paso, sin tener que estar abriendo y cerrando programas. Es el mismo caso del e-mail: revisar todas las cuentas de correo toma tiempo; a través de XP, cualquier servicio se consulta desde un único punto."
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Perfil empresarial
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Para los clientes empresariales, esta versión también incluye algunas características especiales. Una de las más importantes: una computadora basada en Office XP no tiene que almacenar toda la información; en cualquier caso, el dispositivo debe funcionar como un centro de intercambio y amplificación de datos. En pocas palabras: la suite de productividad tiene que estar enlazada con el exterior. Y esto no se restringe a internet.
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La nueva función de smart tags –etiquetas inteligentes– juega un papel determinante. Éstas detectan palabras clave y buscan, en la Red o en un sistema corporativo de uso interno, documentos que amplíen la información asociada al término. Al escribir una palabra determinada, la aplicación muestra una smart tag. La pequeña tarjeta digital ofrece la oportunidad de recibir datos complementarios. ¿En dónde se obtiene el contenido adicional? El sistema lo encuentra en la máquina del usuario, en internet o en la red de la compañía.
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"Las palabras y los conceptos estarán conectados a la información. Si los datos están en la PC, pues de ahí se toman, y la búsqueda se extiende hasta el sistema informático de la firma o la Red. En un ambiente de negocios, la aplicación permite que el empleado trabaje de forma más eficiente", explica Cabrera.
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Ejemplo: un ejecutivo elabora un informe de ventas. Office XP identifica el término ("ventas") y se conecta al sistema empresarial; ahí encuentra datos relevantes –los reportes más recientes de la compañía– y le presenta al usuario una smart tag donde se brinda la posibilidad de consultar la información detectada.
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En un entorno de negocios, según Microsoft, las herramientas de XP también benefician la operación de grupos de trabajo. El proveedor de software señala un caso: el sistema permite corregir documentos que son enviados vía e-mail. El texto manipulado puede reenviarse al emisor original, quien reconocerá las modificaciones realizadas. "La capacidad de los equipos de trabajo –cuenta León Chávez– aumenta de nivel y funciona en una forma más eficiente."
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¿Cómo se despliega esta función? Varias personas reciben el documento y aplican las correcciones que consideran pertinentes. Para regresar el archivo alterado, estos usuarios pulsan un botón digital en Outlook que dice "responder con los cambios". Cuando el emisor inicial lo obtiene, XP reconoce la existencia del original y muestra las distintas modificaciones realizadas. Con el fin de identificar al autor de un cambio específico, el sistema usa un código de colores –cada uno corresponde a un miembro del equipo de trabajo–.
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Vale la pena aclarar que esta función de "corrección colectiva" ya estaba disponible en la versión anterior de Office. Sin embargo, reconocen los entrevistados, desplegar la aplicación resultaba sumamente complicado. Los clientes tenían que habilitar diversos elementos del software. En XP, según Microsoft, la complejidad desaparece.
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El departamento de sistemas de una corporación también encontrará funciones útiles en esta versión. En especial, el área de soporte técnico. Si una de las aplicaciones de Office falla, dicho programa se cierra completamente, con la ventaja de permitir que el usuario almacene la información antes de la inhabilitación del sistema.
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Asimismo, si el cliente mantiene una conexión a internet al momento de que ocurre el desperfecto, el error puede enviarse a un centro de soporte de Microsoft, donde se encargarán de resolver el problema. El proveedor asegura que la aplicación se recupera con el documento intacto –la última versión guardada–.
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La vanguardia del ataque
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La edición más reciente de la suite de productividad es el primer paso de una estrategia más agresiva: para finales de 2001, Microsoft presentará Windows XP, la nueva generación de su sistema operativo (SO). Según la firma de Gates, el producto tendrá un impacto comercial semejante al conseguido por Windows 95. Con una interfase gráfica muy orientada hacia la facilidad de uso y diseñada para ofrecer conexión permanente con internet, el nuevo so seguirá la ruta trazada por Office XP: la máquina de escritorio como un centro de enlace hacia el exterior. Windows XP se comercializará en tres versiones: hogar, oficina y servidor. El objetivo principal de Microsoft: aumentar la integración con la Red. "Para la funcionalidad a la que está acostumbrado el usuario, el software ya brinda una gran compenetración. Pero en realidad apenas se ofrece un 40% de la total. Estamos en pañales y podemos ir mucho más allá", señala Cabrera.
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Pero antes de "ir más allá" el proveedor tiene que superar algunos obstáculos. Y éstos no son pequeños. En primer lugar, a causa del juicio anti-monopolio contra la organización que dirige Gates, los fiscales del gobierno estadounidense desean aplazar el lanzamiento comercial de Windows XP. Aunque una corte ya decidió que la opción de dividir a Microsoft resulta inviable, los promotores de la demanda exigen que hasta que el punto principal –frenar las supuestas prácticas anticompetitivas de la firma– no se resuelva en forma definitiva, ningún nuevo producto debe salir al mercado. Las decisiones que se desprendan del fallo final, de acuerdo con los fiscales, tienen que aplicarse en todos los sistemas que desarrolla la empresa de Seattle. En ese sentido, antes de ofrecer Windows XP a los consumidores, las características del so deben apegarse y respetar los mandatos que señalen las instancias legales.
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Por otro lado, algunos competidores de Microsoft, así como analistas de sistemas tecnológicos, han comentado –después de estudiar versiones preliminares del producto– que Windows XP reproducirá las prácticas desleales del proveedor.
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Por ejemplo, la eliminación del soporte a Java. Este lenguaje de programación permite crear aplicaciones que se ejecutan en cualquier plataforma de so: Windows, Macintosh, Unix, Linux, etcétera. El programador no tiene que producir distintas versiones del software con el fin de que se ajuste a las características técnicas de cada sistema específico. Según los críticos de la versión XP, al excluir a Java de la configuración básica del sistema, Microsoft pretende satisfacer un objetivo: quitar del mapa a un competidor peligroso e impulsar su nuevo lenguaje de programación (llamado C Sharp). Los proveedores de software, previo pago de las licencias correspondientes, sí tendrán que construir programas especiales para los ambientes XP.
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America OnLine (AOL) es otra de las compañías que cuestiona las características de esta versión. En Windows XP, por default, el sistema de mensajería instantánea será Windows Messenger. Además, el so constantemente presionará al usuario para que registre su cuenta en MSN, el servicio de mensajería propiedad de Microsoft. En ese terreno, el producto no reconocerá otra opción: Messenger o nada. Hay que olvidar que existen los servicios de AOL, Yahoo!, ICQ, etcétera.
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Gates esgrime una defensa: el usuario podrá descargar otras herramientas de comunicación. Eso no estará prohibido. Pero la empresa olvida algo importante: el producto de AOL, por ejemplo, se tiene que montar como un programa distinto, lo que implica que el proceso de instalación será más complejo. Gates apuesta a que las personas no querrán complicarse la vida. Al usuario no se le prohibe nada, tampoco se le ayuda a encontrar opciones distintas.
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