De cara al nuevo milenio, es necesario explorar las múltiples formas en que las que la gente de negocios está acometiendo los cambios; cómo están afectando al individuo el achicamiento y la reestructuración de las empresas, las nuevas tecnologías y la creciente competencia; qué impacto ha tenido sobre su vida desarrollos como el correo electrónico o Internet, y más importante que todo, qué tanto le han retribuido estos cambios en términos del éxito y la satisfacción personal.
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En un documento titulado Just in Time, la búsqueda del equilibrio y el éxito en el nuevo ámbito laboral, la firma de investigación y consultoría, Priority Management, presenta un minucioso y revelador retrato de las tendencias actuales en el empleo corporativo. Aquí, lo más sobresaliente.
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Una década de cambio
El éxito de un negocio depende, en gran medida, de la capacidad de su personal para lograr más en el menor tiempo posible. Cada vez más, la gente resulta afectada por tremendos cambios en los centros de trabajo y el imperativo de elevar la productividad laboral es hoy más urgente que nunca.
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En esta década, la conjunción de dos factores poderosos –los avances tecnológicos y la competencia global– ha traído consigo transformaciones de diversa magnitud, mayor competencia y nuevos desafíos en el mundo de los negocios.
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Los nuevos desarrollos tecnológicos nos han ayudado, transformado y, en algunos casos, reemplazado. Es como una marejada que amenaza con ahogarnos a todos. En una década hemos visto aparecer ante nuestros ojos las máquinas de fax, los módems, los teléfonos celulares, el correo de voz, el correo electrónico e Internet. Cada uno de ellos implica una significativa curva de aprendizaje e introduce nuevos cambios en nuestra vida. Ahora es más sencillo mantenerse comunicado, pero al mismo tiempo, nuestros hogares y vacaciones perdieron la etiqueta de refugio personal ante las presiones crecientes del trabajo.
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Las innovaciones tecnológicas desempeñan un papel asimismo importante en la descomposición de las fronteras nacionales. Si nuestros empleos no tienen una amenaza específica en la tecnología, es probable que en el corto plazo enfrenten la competencia de otra región o país. El mundo de los negocios ya no está limitado por la geografía, ahora es global. Tanto las oportunidades, como los peligros, se multiplicaron exponencialmente.
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En el mercado global del trabajo, las jerarquías corporativas se tambalean. Las compañías tradicionales, paternalistas, no tienen la agilidad suficiente para responder a los rápidos cambios en las condiciones del mercado. Sus empleados pasivos y dependientes no son capaces de aprender, de tomar el control de su propio futuro o mejorar su productividad como se requiere. Un nuevo modelo de corporativo está surgiendo, caracterizado por la interdependencia y el trabajo en equipo. En el nuevo ámbito del trabajo, el cambio es la constante y la ambigüedad, una certeza.
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Surge un estilo
Los recortes de personal, la reestructuración y el rediseño son parte del léxico popular –tendencias con impactos muy reales sobre los individuos–. La red de seguridad que representaba la multiplicación de las empresas está desapareciendo en la medida en que cada vez más compañías recurren a trabajadores eventuales o a la contratación externa de algunos servicios (outsourcing) para minimizar sus costos y satisfacer sus necesidades. Es probable que la compañía que contrató a su padre y que le dio a usted su primer empleo en vacaciones ya no esté ahí para contratar a sus hijos, a su pareja y quizás ni a usted mismo.
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Hoy en día más gente está trabajando a distancia, en horarios flexibles o manejando su propio negocio. Conforme más personas trabajan en oficinas desde sus casas, unidas a sistemas celulares de comunicación, las líneas entre la vida personal y profesional se vuelven más difusas. El trabajo está donde quiera que el trabajador esté.
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El impacto en la vida personal y familiar no tiene precedente. Con los cambios en las estructuras familiares y en la sociedad en general, niños y adultos llevan una vida muy diferente a la de sus antecesores.
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Las exigencias del trabajo, las obligaciones familiares, los asuntos personales, las presiones financieras, las responsabilidades sociales... Posiblemente se pueda lidiar con todo, pero seguramente que está ocurriendo “justo a tiempo”. No hay un segundo ocioso, un gramo de energía sobrante.
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El concepto “justo a tiempo” se refería originalmente a un método de manufactura: en lugar de mantener un costoso inventario, las compañías ordenan sus pedidos con arreglo a sus necesidades inmediatas y los reciben justo a tiempo. Por su eficiencia, esta práctica se extendió hacia otros ámbitos.
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El concepto de manufactura “justo a tiempo” ha irrumpido en los negocios y en la vida personal. Se contrata personal “justo a tiempo” para un específico trabajo o contrato. Una capacitación “justo a tiempo” acomete necesidades inmediatas. Y si acaso usted logra salir a tiempo de su junta, será para llegar justo a tiempo a la obra de teatro escolar: es lo que se llama una paternidad “justo a tiempo”.
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El adiós triste
Las jornadas largas de trabajo son la respuesta a muchos factores. Uno de ellos es, precisamente, la racha de reestructuraciones y recortes de personal (downsizing ) que ocurre desde hace algún tiempo.
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De acuerdo con el estudio realizado en 1997 (ver recuadro), 43% de los encuestados dice que, en los últimos cinco años, su organización disminuyó el número de personas en nómina. De este porcentaje, más de la mitad (57%) asegura que asimiló bien la etapa de despidos... quizá porque ellos no estuvieron entre los cesados.
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El grueso de los entrevistados labora en oficinas medianas y pequeñas: 40% lo hace en oficinas con menos de 20 personas y 30%, donde hay menos de 100. Y en general, todos identificaron a la computadora, el teléfono y el organizador personal como los tres equipos más importantes en su área de trabajo. La mayoría cuenta con una PC y apenas 8% no tiene computadora en su escritorio o lugar de trabajo.
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También se observó un incremento en la movilidad de los empleos. Entre los encuestados, los más han tenido de dos a cuatro empleos en su historia; una tercera parte, ha tenido cinco y sólo 10% conserva el mismo trabajo desde que salió de la escuela. ¿Cuál es el incentivo más grande para el cambio? Casi la mitad respondió “reto/oportunidad”, seguido de “dinero” y/o de “oportunidad para aprender”.
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Se revela, asimismo, una tendencia a trabajar más desde la casa; 52% de los encuestados afirma que realiza una cuarta parte de su trabajo –o más– desde la casa (es probable que dicho porcentaje esté conformado por personas mayores de edad, que laboren de forma independiente y trabajen muchas horas extra). Dentro de un lustro, uno de cada cinco entrevistados espera realizar la mitad de sus labores profesionales desde el hogar.
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En la década de los 70 la gente tenía temor de no saber qué hacer con todo el tiempo libre que tendría en el futuro. En los 90, este miedo ha cedido su lugar a otro: no disponer en lo absoluto de tiempo libre. Sin embargo, más allá de este temor, el estudio revela que si dicho tiempo existiera, muy pocos querrían disfrutarlo: 82% de los encuestados tenía derecho a tres semanas de vacaciones o más, pero sólo 59% las aprovechó y 7% no tomó un solo día.
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El incremento de profesionales independientes, de trabajadores que laboran desde su casa y la reducción de los espacios de trabajo evidencian la tendencia a la contratación “justo a tiempo”. En lugar de abultar la nómina, las compañías prefieren buscar profesionales externos o dar trabajos por contrato. El resultado final es una fuerza laboral más barata para el empleador, pero con menor seguridad para los individuos.
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La ola nueva
No cabe duda: la tecnología transformó el mundo laboral en el decenio anterior. Los programas recientes de computadora, los faxes, el correo electrónico, el correo de voz, los localizadores, los teléfonos celulares e Internet tienen un impacto tremendo en la manera de trabajar y en nuestra forma de vida. A la vez que facilita nuestro papel en el trabajo, la tecnología hace que sea más difícil escaparse de él. El viaje a casa representa una oportunidad para recibir y regresar llamadas telefónicas, no para relajarse. El fax en casa hace más sencillo que nuestros clientes y amigos nos localicen. Abra su computadora portátil, después de la comida, para ponerse al corriente con un informe y, casi de inmediato, tendrá una avalancha de correos electrónicos. Aunque vacacionemos, la inmensa disponibilidad de la tecnología hace que estemos siempre “en la mira” del jefe.
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Sin embargo, otro cambio señalado por los encuestados está en su capacidad para arreglárselas con la tecnología. En 1990, 64% afirmaba tener las habilidades para manejar una computadora u otros equipos; en 1997, esta cifra subió a 81%, lo que indica que las personas aprenden –les guste o no– a ajustarse a los desarrollos tecnológicos.
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Casi 40% tiene acceso a Internet/intranet en el trabajo. El acceso está más extendido entre los canadienses, mientras que en el Reino Unido es mucho más restringido. En todo caso, aunque 15% de los encuestados reportó pasar parte de su tiempo diario navegando por la Red y 22% dijo hacerlo ocasionalmente, más de la mitad de quienes dijeron usar Internet en la oficina asegura, empero, que ello no ha tenido impacto en su productividad, o incluso la ha disminuido. Un pequeño grupo (14%) utiliza Internet en su casa todos los días y es probable que, aun cuando los usuarios de la Red pueden dividirse a partes iguales entre hombres y mujeres, aquéllos constituyen la mayoría de quienes navegan desde su casa. Casi la mitad de quienes se emplean por cuenta propia usan la llamada “súper carretera” en casa y en el trabajo.
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El crecimiento del correo electrónico es otro gran cambio. Al comparar los datos de las encuestas internacionales de Priority Management de 1990 y 1997, al inicio de la década 41% de los encuestados entonces disponía de e-mail. Siete años después el número de usuarios había crecido a 72%. Quienes lo tienen, batallan con una andanada de mensajes todos los días. Se calcula que entre 1994 y 1997 se triplicó el número de mensajes enviados por las redes de computadora en Estados Unidos y que se triplicará de nuevo para el año 2000.
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El cambio tecnológico, y el estrés que lo acompaña, se han convertido en la norma del trabajo de hoy en día.
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Más con menos
Tras un recorte de personal, la gente que permanece asume responsabilidades extra, lo que suele derivar en una necesidad mayor de capacitación. Los profesionales que inician un negocio propio a menudo operan sin personal de apoyo. En términos de empresa, los gerentes enfrentan la presión constante de reducir costos y aumentar la productividad.
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Al mismo tiempo, los encuestados se quejan del tiempo que se desperdicia en el trabajo. Es claro que tecnologías como el correo electrónico e Internet no son los únicos culpables. Existen otros factores que actúan como distractores fuertes:
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- Cambios en las prioridades/el manejo de las crisis.
- Interrupciones telefónicas.
- La pretensión de realizar demasiadas cosas.
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En las compañías grandes, los empleados padecen más por los cambios en las prioridades, lo que puede indicar falta de habilidad para enfrentar el cambio o una comunicación deficiente de los objetivos de la compañía. En los negocios pequeños es más probable que la pérdida de tiempo tenga que ver con las interrupciones, lo que revela poca habilidad en la administración del personal.
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Existen evidencias de que las mujeres sufren más las interrupciones que los hombres: para 50% de las encuestadas las llamadas telefónicas son un desperdicio de tiempo, juicio que comparte sólo 42% de los hombres. Asimismo, 28% de las mujeres se molestan por las visitas imprevistas, en comparación con 23% de los hombres.
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Sin embargo, es posible controlar los factores de desperdicio de tiempo; la clave está en adquirir la habilidad necesaria para manejar y administrar las prioridades.
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Educación continua
De acuerdo con nuestra encuesta, la gente de negocios está respondiendo a la necesidad de aprendizaje, otra exigencia a su tiempo limitado. La capacitación ha sido más frecuente en las áreas relacionadas con la computación, la productividad, el trabajo en equipo, las habilidades para la comunicación.
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Los encuestados identificaron cinco grupos de habilidades o destrezas necesarias, para tener éxito en los negocios durante el próximo decenio:
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1. De comprensión: la clave es entender el modelo de trabajo implícito en la máxima: “Decida. Ejecute. Dé”. Decida el plan a seguir y articule su propósito estratégico.
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Ejecute su plan, todos los días. Y dé más de lo que su cliente espera.
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2. De comunicación: la proliferación de tecnologías requiere habilidades diferentes para lograr una comunicación efectiva, dependiendo del medio.
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3. De computación: las destrezas en computo serán imprescindibles. La mejor manera de maximizar el potencial de productividad de la tecnología es mediante el aprendizaje.
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4. De manejo del tiempo: la habilidad para manejar adecuadamente el tiempo es crucial, tanto en el plano personal y profesionalmente.
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5. De interactuar con los demás e influir en ellos: los encuestados reconocen el valor de influir positivamente en el resultado de cualquier interacción.
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El aprendizaje continuo, no cabe duda, será extremadamente importante en los años venideros. De hecho, 70% de los entrevistados afirman que avanzarían más lejos y más pronto con mayor educación; 82% dice tener planes para mejorar su educación en un futuro cercano y 94% de las compañías apoya este compromiso con la enseñanza continua, casi siempre pagando cursos u ofreciendo capacitación interna.
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Otra forma en la que las personas siguen con su preparación es mediante la lectura de publicaciones de negocios. Casi 80% de los encuestados invierten tiempo fuera de su trabajo en leer revistas especializadas todos los días.
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El estrés y éxito personales
El aprendizaje, aunque imperativo, representa otra presión sobre la gente que, ya de por sí, batalla para capotear las exigencias del tiempo. Estas presiones producen estrés y su impacto puede medirse de muchas formas. Al final habría que considerar los costos del ausentismo, de la discapacidad que a la larga se produce y la disminución de la productividad. En los individuos, el estrés puede tener una repercusión inmensa en su salud física y mental. Y casi siempre, arroja un desempeño bajo.
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El estrés también puede proceder de una relación conflictiva entre el trabajo y la familia. Dos terceras partes de los encuestados reconocieron sentirse divididos entre las demandas de uno y otra, por lo menos una vez a la semana; 10% admite que esta situación se presenta diariamente.
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A pesar de que los conflictos laborales y familiares afectan por igual a hombres y mujeres, con mayor frecuencia son ellas las que sugieren horarios flexibles de trabajo o compartir las labores con su pareja. Parece ser que trabajar por cuenta propia ayuda: quienes laboran en forma independiente sienten menor estrés.
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Nuestra encuesta muestra que mientras más horas trabaje una persona por arriba de su jornada laboral normal, más propensa estará a sentirse estresada diariamente, mucho más que hace cinco años, y dividida entre los compromisos laborales y familiares.
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Asimismo, revela que la irritabilidad, la sensación de estar fuera de control y un estilo de vida sin equilibrio son las principales manifestaciones del estrés. La gente dice que la mejor manera en la que sus empleadores podrían ayudarles a reducir el estrés sería reconociendo sus diferentes papeles en la vida (43%) y capacitándolos para salir adelante (33%).
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La presión del dinero
Las presiones por el dinero parecen no terminar nunca. A pesar de que 63% dice que espera jubilarse a los 60 años, ganar dinero sigue estando entre sus prioridades. Para 93% de los encuestados, el salario será tan importante, o más, en la próxima década que ahora. Existe evidencia de que cada vez es más difícil subir la escalera corporativa. Mientras más de la mitad (58%) confiesa estar contento o muy contento con su trabajo actual, muchos no han rebasado sus expectativas profesionales. Tres cuartas partes de los encuestados están donde esperaban estar o sin alcanzar el progreso profesional.
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El dinero no es, empero, el factor principal que define al éxito. Los dos criterios principales son la satisfacción personal y el cumplimiento de las responsabilidades familiares y laborales.
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Sobre todo, la gente se muestra más satisfecha con el tiempo dedicado a su trabajo. Casi la mitad está muy a gusto con el tiempo que dedica a su actividad profesional, son menos quienes se sienten satisfechos con los momentos que pasan con su familia y el grado de satisfacción aminora cuando se trata de los aspectos espirituales, de aprendizaje y sociales de su vida, quedando en el último nivel lo que atañe a su condición física, otra víctima de la premura del tiempo.
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La gente dice que si las restricciones de horario se desvanecieran, su vida personal ganaría. Si contaran con una hora extra al día, 37% dijo que la dedicaría a su familia; 35% la emplearía para atender algún aspecto físico de su vida, por ejemplo, hacer deporte. Pero, ¿son sólo buenos deseos? Quizás. Con la tendencia actual a trabajar más, lo más probable es que esa hora adicional se añada a la jornada laboral.
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Por otra parte, menos de la mitad de los encuestados han asentado por escrito sus metas profesionales y personales, lo que significa que la mayoría ni siquiera ha determinado el rumbo a seguir. Y menos de la mitad tienen un plan para lograr sus metas. Sin dirección y sin mapa, hay pocas oportunidades de llegar a donde se desea.
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“Justo a tiempo” no funciona
Hoy más que nunca, pues, la gente de negocios vive bajo presión. Presión para pasar más horas en la oficina, para lograr más con menos, para mejorar su productividad personal, para aprender continuamente y, al comienzo y al final de cada día, para convivir con la familia. ¡No es de extrañar que los individuos y los trabajos respondan a todas esas presiones con la mentalidad de “justo a tiempo”! Son demasiadas actividades para lograr el equilibrio.
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Nuestra encuesta descubre cuán precario es este equilibrio. El estrés es mucho y la gente siente que cada vez es peor. La satisfacción profesional no está presente a pesar de las largas horas dedicadas al trabajo. Los individuos no tienen la habilidad para salir adelante, o al menos, manejar su propio tiempo. Ni hablar de mejorar su productividad. De hecho, no es en absoluto un acto de equilibrio, sino de desequilibrio. Mientras que se dedica una cantidad tremenda de tiempo y energía al trabajo, otras áreas de la vida sufren. Es momento de lograr el equilibrio.
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La clave está en el aprendizaje. Es aprendiendo ciertas habilidades de administración personal, como manejar las prioridades, sobrellevar las interrupciones y controlar los factores que hacen desperdiciar tiempo; descubrir el rumbo personal con un enfoque claro y desarrollar habilidades que permitan salir airoso de la marejada del cambio. Mediante el aprendizaje, usted podrá distinguir lo urgente de lo importante y llegar realmente a lo que quiere ser.
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Este informe fue elaborado por Priority Management, una consultora estadounidense especializada en productividad. Traducción: Sofía Figeman