Estrategias sin huecos

Analizar todos los datos de una organización no es fácil. La fragmentación siempre es una amenaza
Brenda Morales

El valor de la información es incalculable. Sobre todo, cuando los datos son actuales, oportunos y pueden ser compartidos por quienes toman decisiones de negocio o definen estrategias corporativas.

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A través de estadísticas, referencias generales y números, las organizaciones empresariales detectan movimientos de mercado, establecen perfiles de consumo o prevén situaciones de alto riesgo. Para realizar dichas tareas, la información debe presentarse con rapidez y en un formato que facilite su interpretación y aprovechamiento.  

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El poder de los datos se manifiesta en todos los terrenos: grandes corporativos, organismos paraestatales, pequeñas y medianas empresas (PYMES) y en cualquier entidad que desee trascender en el competitivo entorno actual.

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Nacional Financiera (Nafin) es una institución de banca de desarrollo (considerada entre las más grandes de Latinoamérica) que, desde hace siete décadas, ofrece productos y servicios para aumentar la productividad corporativa. La institución brinda sus soluciones a través de redes de intermediación financiera, capacitación y asistencia técnica, las cuales están diseñadas para atender a las micro, pequeñas y medianas empresas mexicanas (de los sectores industrial, comercial y de servicios).

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Para Nafin, actualizar y distribuir la información interna -en algún momento- se convirtió en una tarea demasiado complicada. Con el paso del tiempo, la organización creció significativamente. En forma simultánea, se manifestó un aumento muy importante en el volumen de los datos de trabajo. Ambas situaciones provocaron una dificultad: para los distintos departamentos de la institución, compartir informes o estadísticas representaba una misión casi imposible. En pocas palabras: Nafin descubrió que sus flujos de información interna no eran eficientes. Había que hacer algo.

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Fracturas internas

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En el organigrama de Nafin existen 16 áreas que reciben, procesan, generan, consultan, almacenan y comparten datos. Además, el organismo financiero posee una plantilla laboral de 1,600 empleados, los cuales están distribuidos en diversas ciudades del mundo (México, Londres, Nueva York, Tokio, Buenos Aires y Washington). El escenario de trabajo exigía el desarrollo de un sistema de información interna que impulsara la comunicación corporativa y la cooperación entre unidades de trabajo. A través del Área de Cálculo de riesgos –encabezada por Francisco Parra–, Nafin empezó a diseñar una solución a sus necesidades.

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“En el área es fundamental contar con información histórica y actual –en forma eficiente y oportuna– de todas los departamentos financieros del banco. Por tal motivo, en 1999, la unidad arrancó un proyecto de riesgos de mercado, el cual se incluía en el programa de modernización de Nafin”, recuerda Parra.

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Para empezar, el área de Cálculo de riesgos analizó las condiciones reales de la institución. El estudio arrojó varias conclusiones: la dirección general recibía reportes, de diversas áreas, que respondían a una misma pregunta con diferentes cifras. Asimismo, se detectó la presencia de “montañas” de datos, las cuales resultaban inaccesibles para varias unidades de la empresa. Es decir, en Nafin existían “islas de información” que impedían la posibilidad de compartir datos. La información fragmentada causaba desconfianza, informes inconsistentes y contenidos “con propietario exclusivo”.

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Con base en los síntomas detectados en el estudio, Nafin decidió instalar un sistema Data Warehouse (DW). Se trata de una aplicación tecnológica para el almacenamiento de datos. Una plataforma de DW reúne, en un solo depósito, la información generada por todas las áreas de una compañía. De igual forma, la herramienta facilita la consulta y el aprovechamiento de los materiales que contiene la base de datos (BD).

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Los datos que utiliza Nafin provienen de diferentes fuentes y están presentados en formatos distintos. Los diversos tipos de contenido eran procesados y guardados en varios sistemas de gestión de información. En otras palabras: muchas BD que difícilmente podían cruzar o compartir elementos. Asimismo, en un DW, los datos se muestran y representan de muchas maneras. El sistema, al mismo tiempo, habilita complejas operaciones de análisis de información (que en la jerga informática se conocen con el término de Data Mining).

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Otra de las aportaciones de un DW es la creación de un archivo llamado metadata: un diccionario de estructuras de datos cuya función es facilitar los procesos de consulta en la BD. La herramienta se adapta a las definiciones que el usuario establece al momento de buscar información. Así, las personas no tienen que recurrir a complejos mecanismos para determinar nombres, campos, jerarquías y relación entre archivos (procedimiento habitual al trabajar con una BD tradicional).

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La ruta hacia la integración

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Para poder llevar a cabo una instalación integral, tal como lo hizo Nafin, las compañías deben determinar a las fuentes de información interna. Es decir, elegir a las áreas empresariales que alimentarán al DW. Una vez diseñada la estructura del sistema, la información es colocada en el DW y se establecen los procesos de consulta –así como los privilegios de acceso–. Además, el usuario fija los mecanismos para actualizar el contenido (la periodicidad del proceso depende de las necesidades particulares de cada organización).

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La instalación de un DW puede desarrollarse en forma gradual, creando soluciones específicas para cada departamento –con el objetivo de conseguir resultados operativos en el corto plazo–.

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“El proyecto fue coordinado por el área de Administración de riesgos, donde se definió la estrategia para instrumentar un DW corporativo. El departamento tuvo que “venderle la idea” a la dirección general de Nafin. Para convencer a los directivos, se destacó la necesidad de poseer una fuente única de información –actual e histórica– que estuviera disponible para toda la organización. En ese sentido, el sistema brindaría consistencia y oportunidad en los procesos de análisis de información y toma de decisiones”, comenta Parra.

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El nuevo sistema, por otro lado, aportaría ventajas muy concretas: integración de múltiples datos, consistencia estadística, mejores procesos de análisis financiero, uso eficiente de los recursos del área de informática, acceso sencillo a la información y ampliación de las relaciones internas.

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“El objetivo del proyecto estaba claramente definido: acabar con el problema que representa buscar información hasta en 16 sistemas diferentes. Había que ahorrar tiempo y recursos. Con un DW, el usuario consultaría, desde su pantalla y en cualquier momento, todos los datos necesarios. Gracias a la tecnología, la institución produciría un reporte en aproximadamente 15 minutos; las gestiones tradicionales tardan hasta ocho horas”, señaló Parra.

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El área que dirige este ejecutivo no se arrepiente de la apuesta. El DW no decepcionó las expectativas. 

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Para conseguir la solución deseada, Nafin, como cualquier dependencia federal, realizó una licitación pública del proyecto. El proveedor elegido fue NCR, ya que la firma cumplió con los requerimientos señalados y ofreció la mejor solución en términos de costo-beneficio. NCR fungió como integrador –propuso la estrategia de implantación y proporcionó el sistema de BD– y trabajó con otra empresa que comercializa herramientas de explotación y extracción de datos.

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Según Ramón Quintana, vicepresidente del Grupo de Soluciones Teradata –la división de NCR que se especializa en el diseño e instalación de plataformas DW–, la compañía ganó la licitación gracias al “desarrollo, en dos semanas, de un sistema piloto de demostración, el cual permitió que Nafin conociera la tecnología que pensaba adquirir. Además, la firma respondió a las exigencias de carácter técnico.”

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NRC es una organización que se fundó a finales de 1800. La empresa tiene presencia en más de 200 países y factura $7,000 millones de dólares al año; posee dos divisiones básicas: Retail y finanzas y Teradata.

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“La tecnología de la empresa está orientada hacia un nicho muy concreto: el análisis de enormes cantidades de información para la toma de decisiones estratégicas. Los clientes de la división Teradata son grandes corporaciones que desean invertir en investigación y desarrollo para adecuar los productos al consumo, así como para alinear procesos productivos”, asegura Quintana.

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La información para todos

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Como primer paso de la instalación, la división de NCR realizó una evaluación del cliente financiero. El objetivo: conocer cuáles eran las preguntas de negocios más importantes que había que resolver en Nafin. “Antes de arrancar una instalación, es necesario determinar para qué será utilizado el DW. Con el fin de encontrar la respuesta, hay que descubrir las verdaderas necesidades de información de los altos niveles empresariales. Posteriormente, los requerimientos deben jerarquizarse”, apunta Quintana.

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Según el ejecutivo de Teradata, iniciar el proyecto no fue una tarea sencilla: la cantidad de entrevistas necesarias (para definir las “preguntas corporativas esenciales”) superó las expectativas iniciales. “En Nafin, hay muchos departamentos y áreas que se involucran en una misma decisión. Por tal motivo, la firma realizó varios cuestionarios adicionales. Aunque valió la pena –porque se obtuvieron necesidades por consenso general–, la inversión de tiempo fue mayor a la que originalmente se planeó.”

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NCR enfrentó otro reto: encontrar y convencer a los “dueños” de la información estratégica. “Dicha situación, se presenta con mucha frecuencia en el sector público. En ese ámbito, cuando el empleado que dirige un área deja el puesto, la información –y el conocimiento para manejar la misma– se marcha con la persona, lo cual causa muchos problemas. En el sector público, los actores involucrados en un proyecto que se basa en datos internos tienen la facultad de decir: ‘la información es mía. Si yo no estoy de acuerdo con la iniciativa, entonces no proporciono los datos.’ Los funcionarios están capacitados para asumir una actitud así. Sin embargo, en el caso de Nafin fue posible romper las barreras. Se realizaron muchísimas entrevistas, para incluir y convencer a todos”, asegura Quintana.

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Asimismo, el directivo comenta que en varias entidades del sector público existe el puesto de analista. El individuo dedica 95% de su tiempo a la recopilación datos. A las verdaderas tareas de análisis de información, la persona asigna 5% del tiempo. “Es decir, el analista, casi siempre, recopila datos, los incluye en un reporte y entrega un documento. Con un sistema de DW, 95% de las actividades tradicionales se dan por descontado. El analista se concentra en el estudio de la información.”

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Por supuesto, la tecnología aumenta el valor de la posición de analista. No obstante, las organizaciones deben elegir a los profesionales que realmente aprovecharán el DW. Hay quienes pueden dar el “brinco” y otros que no están preparados.

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Después de un año, Nafin está aprovechando los beneficios de su plataforma  DW. Los funcionarios de Nacional Financiera poseen una ventana a su información. La solución –de uso amigable– permite realizar diversos análisis de datos. Las promesas del DW se cumplieron: las distintas áreas están colaborando y generando informes que dibujan una radiografía completa de la organización.

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“El sistema acelera y optimiza los procesos de análisis de datos. Hay consistencia en la información, lo que se traduce en una mejor toma de decisiones estratégicas”, reconoce Parra, de Nafin.

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En el futuro, esta empresa espera plantear preguntas más complejas sobre la gestión de la institución. “Desde los primeros cuestionarios, los usuarios no podían diseñar preguntas complejas. Sabían que las probables respuestas implicaban una búsqueda en diversos sistemas: crédito, mercado de dinero, control presupuestal, etcétera. Eso parecía imposible. Al final, se obtuvieron cerca de 200 preguntas, las cuales sirvieron para armar el modelo lógico del DW”, señala Quintana.

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Hoy, Nafin, gracias a un sistema de DW, sabe que las preguntas sin respuesta no existen. Por lo menos no en los territorios empresariales.

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