Facturar y ahorrar

Pedro Haro es responsable de la operación de Exel –una empresa -regiomontana mayorista de consumibles y equipo de cómputo con 15 años en el -mercado–. Es un convencido de que la tecnología es una herramienta que -facilita el proceso del negocio y reduce costos. Así que ahora se prepara para -ahorrar aproximadamente medio millón de dólares al año por usarla.

- Exel factura cerca de $12 millones de dólares mensuales y emite -aproximadamente 18,000 facturas. Ahora, con la entrada de la factura digital, -una empresa podría ahorrarse más de $536,000 dólares al hacer 60,000 -facturas, según lo sustenta un estudio efectuado por Stearling, una compañía -estadounidense desarrolladora de software que, de la mano de Deloitte, ofrecerá -soluciones tecnológicas al respecto.

- Desde hace tres años, Haro emplea comercio electrónico para sus -transacciones, hoy 40% de sus ventas se realizan por esta vía. El siguiente -paso es utilizar la factura electrónica, una medida impulsada por la -Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE), que -fue publicada por la SHCP en el Diario Oficial de la Federación el pasado 31 de -mayo de 2004, junto con una serie de pasos a seguir que definen la generación -de comprobantes fiscales digitales, las aplicaciones tecnológicas a emplear y -las especificaciones técnicas de estándares.

- Wal-Mart, el impulsor
-La AMECE fue la impulsora de la adopción del código de barras y -desempeñó la misma función para la factura. Su mayor éxito radica en el -apoyo que consiguió de Wal-Mart, Carrefour –antes de ser adquirida por Auchan–, -Procter and Gamble, Banamex, Bancomer, HSBC, Estafeta, Casa Sada, Nadro y Apasco -para aterrizar el uso de esta medida. “La meta es que antes de 12 meses, 3,000 -empresas de las 18,000 que forman parte de la asociación utilicen este sistema”, -informa Lourdes Sánchez de la Vega, su directora general. Para ello, inició -una gira de promoción en 21 ciudades de la República en compañía de estas -empresas. Cabe aclarar que la SHCP no estipula el empleo de la factura como una -obligación digital para todos sus suscritos; sin embargo, las prácticas -comerciales de Wal-Mart harán que por lo menos sus 10,000 abastecedores -mexicanos entren al aro lo antes posible, si es que quieren continuar dentro de -la lista de proveedores del monstruo de los supermercados.

- Wal-Mart recibe unas 650,000 facturas al mes. El número de las que emite no -se relaciona con el de sus abastecedores, porque a esa larga lista también se -suman los clientes que en Bodega, Superama o Sams solicitan una factura para -comprobar la compra.

- “En el transcurso de este año empezaremos a liberar a nuestros socios los -sistemas que estamos desarrollando de manera interna. El año pasado hicimos una -prueba piloto con Procter teniendo al SAT como intermediario, en el que -comprobamos puntos importantes de control que funcionan. Desde el punto de vista -de sistemas está terminado, pero todavía estamos evaluando la parte operativa -y, sobre todo, cuál será el impacto porque los procesos cambian, pues -desaparecen los papeles físicos”, asegura Armando Diuriarte, director de -Sistemas de la firma.

- El directivo dijo que ellos no pueden imponer a sus clientes el uso de la -factura porque ni el mismo SAT lo hace, por ahora. Sin embargo, los directivos -de Wal-Mart están convencidos de su uso y en cuanto definan algunos detalles -arrancarán. “Nuestros proveedores no tendrán ningún problema, ya sea que -tengan un sistema de sap o uno de PeopleSoft, porque al final el archivo -contiene ciertas características definidas. La AMECE tiene un estudio de -reducción de costo por factura. Si ese ahorro de 50% lo multiplica por las más -de 600,000 que recibimos entonces toma otra dimensión. Sin embargo, el punto -importante es la reciente cultura de paperless, de los nuevos ejecutivos -que ahora están en las universidades y que sí traen esa mentalidad porque -están educados para enfocarse en crecimiento, productividad y eficiencia de las -empresas”, advierte Diuriarte.

- Y vaya, si el quedarse fuera de la mira de Wal-Mart no es razón suficiente -para considerar esta disposición, entonces la AMECE le asegura que el uso de la -factura reducirá el costo de la facturación hasta en 50%. El porcentaje -podría parecerle inflado; no obstante, la asociación tiene un área de -investigación y desarrollo que avala la cantidad de $120 pesos por costo de una -factura, de acuerdo con un estudio efectuado. Dicho análisis también contempla -el porcentaje antes citado como el resultado de la suma de ahorros en el manejo -físico de la factura desde la primera elaboración hasta el pago, evitarse -aclaraciones (días, carteras), recapturar la información y hacer gastos -administrativos (fax, teléfono, papel, bodegas para almacenar los documentos).

- A principios de año, Haro, de Exel, hizo un comparativo de los gastos en -materia prima (papel y tinta, sobre todo). Y el resultado del ahorro no es tan -alentador como el presentado por la AMECE; sin embargo, su veredicto en incluir -esta tecnología a su firma de 250 empleados va más por el lado administrativo. -“Ahora tendré control del corte mensual de las nueve oficinas de ventas que -tenemos en la República. Antes, las sucursales me enviaban los documentos por -mensajería, a veces llegaban a tiempo, a veces no por retraso en algunas. -Entonces tenía que gastar doble en mensajería. Ahora todo será electrónico. -En el momento en que mi oficina de Mérida emita una factura me enviará el -documento por internet y yo podré imprimirlo o simplemente guardarlo en un -disco, con la herramienta que eligió de Lexmark, fabricante de soluciones de -impresión. Mis clientes también tendrán ventajas: los que hacen sus compras -por internet podrán imprimir su factura de inmediato y no tendrán que esperar -a que les llegue junto con el producto. Si la pierden no necesitan recurrir a -mí para obtener una copia, ellos mismos la generarán en mi página web”, -explica Haro.

- Este mayorista regiomontano ve una oportunidad más. Dedicado a las ventas -aprovechará que las facturas se pueden personalizar y les añadirá promociones -específicas para cada distribuidor, dependiendo de su perfil de consumo.

- Las empresas tienen distintas opciones para el tema de factura electrónica. -Pueden desarrollar el programa de manera interna, pedirle a su proveedor de ERP -que lo haga, o comprar alguna de las soluciones que ya existen en el mercado.

- Apotex, una compañía farmacéutica canadiense, optó por la solución -comercial de Indicium Solutions, porque era compatible con su ERP. Invirtió -$65,000 dólares en un programa que es prácticamente transparente al empleado, -pues maneja la pantalla de factura como si fuera una más de su software de -reportes. “El tema va más allá de la factura electrónica porque lo nuestro -es la automatización de los procesos de la cadena de suministro”, admite -Rafael Heredia, director de Finanzas.

- La farmacéutica puede notificar a sus proveedores cuándo les pagó, el -número de la operación y de la factura. Así redujo de cinco horas a 15 -minutos el tiempo de pago a clientes, evitó mensajería y la disposición de -efectivo en sus instalaciones, además de que ahorrará cerca de $600,000 -dólares anuales.

- Heredia sabe que este procedimiento no es forzoso, pero también está -consciente de que en el corto o mediano plazo los grandes mayoristas de -medicamentos y las cadenas comerciales exigirán el proceso electrónico. “Para -ellos es un gran ahorro en costos, pero para nosotros también”.

- Con la venia de ‘su SATidad’
-A pesar de que hace poco más de un mes se publicó la disposición de -factura electrónica en el Diario Oficial de la Federación, lo cierto es que el -proyecto tiene muchos años más cocinándose. En 2000 la AMECE organizó una -serie de pruebas de funcionamiento en las que participó Wal-Mart y Bic, No Sabe -Fallar. Se realizaron transacciones electrónicas (compra-venta de producto) y -se emitían facturas. En todas las partes del proceso estuvo el SAT para -verificar las medidas de seguridad y validarlas.

- “En la actualidad, cualquiera emite facturas, así que se evitarán los -fraudes y se tendrá un mejor control de áreas y de herramientas como bases de -datos, se eliminará la duplicación de documentos y se reducirán los días -cartera ya que difícilmente una factura tendrá errores”, asegura Jannet -León, gerente de Proyecto de Factura Electrónica en la AMECE.

- Todo este tema de la certificación digital tiene como 10 años de estar en -la mesa de discusión de las partes involucradas. El estándar empleado por las -compañías es EDI (intercambio electrónico de transacciones), pero siempre -existió la inquietud por parte de los usuarios de que faltaba, en el proceso, -un documento digital que cerrara el ciclo, pues hasta el año pasado era -obligatorio el uso de comprobantes electrónicos; e incluso muchos adeptos a la -tecnología ya contaban con una firma electrónica (conocida como fea, Firma -Electrónica Avanzada), que consta de llave pública y privada que certifica la -autenticidad ante Hacienda de la persona que compra y la que vende.

- México se incorporó al tema de la firma electrónica más tarde que otros -países de la región, por ejemplo Brasil y Colombia empezaron en 1999, mientras -que Puerto Rico, Chile y Perú finalizaron la reglamentación en 2000. Sólo -Argentina aún está terminando de ver la forma en que este tema se va a -implementar, comenta María Luisa Kun, directora de Investigación de Gartner.

- El país que destaca por sus avances en el tema es Chile, el cual ha avanzado -tanto en el apalancamiento de las transacciones comerciales durante el cruce de -fronteras, así como en la recolección de impuestos durante los procesos de -entrega de mercancía y pago de la misma al interior del país.

- Kun destaca la iniciativa de Banco de México en el sentido de facilitar las -transacciones entre los jugadores financieros. México fue uno de los primeros -países en la región en facilitar las transacciones interbancarias de alto -valor. Ahora se trabaja en un nuevo proyecto conocido como SPEI apoyado en la -clave pública y más adecuado a los estándares del mercado que permitirá a -los bancos ofrecer servicios de valor agregado a las empresas.

- De acuerdo con información de la Asociación de Bancos de México (ABM), la -factura digital es una oportunidad de negocio para la banca con más opciones de -servicios y productos electrónicos, al tiempo que reducirá los costos y -simplificará los procesos administrativos, las aclaraciones y la disminución -de fraudes. Sin embargo, un punto sumamente significativo que contempla este -grupo es el incremento en la credibilidad y la seguridad vía internet.

- David Herrerías Corso, director de Banca y Comercio Electrónico de Banamex, -ya tiene armado el plan a seguir. Ofrecerá herramientas de cobranza -instrumentadas dentro del sitio de internet de la empresa, o bien, si el -interesado no tiene una página el banco publicará las facturas en el propio a -través de un servicio denominado Presentación y Pago Electrónico de Facturas -–o (Electronic Bill Presentment and Payment)–.

- Las empresas mexicanas tienen la infraestructura y el reconocimiento legal -para realizar una firma electrónica y también una factura digital, aunque las -grandes excluidas son las micro y pequeñas empresas que no lograrán justificar -los gastos.

- Sin embargo, para todos los críticos de la factura electrónica la -incógnita es la inexistencia del juicio electrónico, la carencia de leyes por -parte del Poder Judicial que avalen las transacciones y las faltas cometidas.

- Como quiera que sea y como ha sucedido desde la utilización de las -transacciones electrónicas (para quienes tampoco existen reglas claras ante el -Poder Judicial), la realidad es que la tecnología está fungiendo como una -fuerte herramienta que hace mucho más eficientes los procesos y reduce costos; -no obstante también es una barrera de entrada al campo de juego de muchas -empresas que no tendrán los requerimientos tecnológicos para subirse al tren -del negocio de las grandes multinacionales.