Groupware <BR>Para que todo quede entre

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Dicen que Lorenzo Zambrano, el presidente de Cemex, no quería saber nada de computadoras. Gracias a un profundo cambio cultural y al empuje de su director de Sistemas, José Luis Luna, ahora Zambrano no puede vivir lejos de un teclado. Es más, donde quiera que se encuentre, así sea en su jet particular, a 9,000 pies sobre el nivel del mar, cualquier oficina de Cemex está al alcance de su notebook y una línea telefónica.

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Pero Zambrano no es más que uno de los 4,000 usuarios que en Cemex utilizan Lotus Notes para todas sus comunicaciones, automatizando todos los procesos que están centrados en la gente.

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Lotus, ahora en poder de IBM, introdujo Notes en 1989 y con ello creó una nueva categoría de software conocida como Groupware. Su implementación piloto en Cemex comenzó en 1992, y actualmente cuenta con una infraestructura de 90 servidores que atienden no sólo las aplicaciones tradicionales sino una buena parte de las herramientas de workflow (o flujo de trabajo). “Adicionalmente, estamos en proceso de implantación de una serie de aplicaciones verticales de la familia, como son el fax electrónico, la agenda grupal compartida y el manejo de documentos digitalizados. Notes es también nuestro medio de conexión al correo global de Internet”, explica Luna, quien recientemente recibió una mención honorífica como candidato al “Premio en el Uso de la Informática” instituido por la publicación especializada PC Semanal.

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El software para trabajo en grupo, o Groupware, será sin duda alguna de las tecnologías candentes del año, y Notes será la aplicación líder.  Con el arribo de la versión 4, recientemente liberada, Notes supera algunas de sus anteriores limitaciones y se coloca a más de 18 meses de distancia de su más cercano competidor: Microsoft Exchange, que será introducido en el primer semestre.  Pero una de sus mejoras más notables es que permite a los usuarios sacar provecho de Internet.

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Internet: ¿asesino de Notes?
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Las compañías que desarrollan navegadores o browser para el World Wide Web (WWW) de -Internet, incluida Netscape Communications Corp., aseguran que su software hará lo que - Notes hace: permitir a las organizaciones publicar y compartir información para grupos de empleados a través de la red. Y dado que lo hacen en el -Web, su costo es una fracción del costo de Notes. Cabe señalar que hasta antes de la versión 4, que también trajo consigo una reducción en el precio, el costo por usuario de - Notes era de $3,000 dólares.

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Sin embargo, la nueva versión contiene productos que permiten una conexión sencilla entre - Notes y el Internet. InterNotes Web Publisher permite a los usuarios convertir documentos - Notes en formato Web. Asimismo, contiene un browser para navegar por el -WWW.

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Cemex cuenta con presencia corporativa en el Web. Eventualmente, los demás países donde Cemex opera irán apareciendo hasta formar un foro en el que se podrá accesar información para inversionistas, clientes o proveedores. Alguna de esta información tiene su origen en bases de datos de Notes y se publica prácticamente de manera simultánea, tanto interna como externamente.

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“Mucho se ha hablado en los últimos dos años de Internet y, recientemente, del efecto que la red y sus aplicaciones tendrán sobre productos como Notes —comenta Luna—. Nosotros creemos que, aunque hay un traslape en algunas de las funcionalidades de ambas tecnologías, podemos diferenciar las oportunidades en cada dominio, y así seleccionar las aplicaciones que en un momento dado nos proporcione el mayor valor para el negocio. Para citar un ejemplo, podemos decir que con anterioridad, para tener una comunicación electrónica con clientes y proveedores, les solicitábamos que Notes fuera el medio para hacerlo. Ahora ya no nos es relevante la herramienta que utilicen, ya que con que cuente con conectividad a Internet recibiremos los mensajes en Notes como si fueran parte de nuestra red. Sin embargo, con aquellos socios de negocios estratégicos en que nos interesa mantener un mayor nivel en la seguridad y confidencialidad de la información que se transmite en ambos sentidos, utilizamos Notes.”

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Si algo hay en contra de Notes es su precio. “El costo de implantación de Notes es alto, ya que no es un producto que se compre y se use inmediatamente como otros de la industria. Aunque el costo inicial de licencias se ha reducido en los más recientes anuncios de IBM-Lotus, el costo en un periodo de tres años está conformado principalmente por los rubros restantes (licencias, servidores, educación, mantenimiento, soporte, etcétera) más que por el costo del software mismo.”

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Seguramente Lotus escuchó lo anterior de parte de más de uno de sus 4.5 millones de usuarios, y dado que su meta es que éstos lleguen a 20 millones para 1997, redujo el precio de las versiones cliente y servidor hasta en 50%.  Si Lotus quiere alcanzar sus metas ambiciosas, un mejor precio no será suficiente, aunque  es un buen empujón mientras sus ventajas tecnológicas no sean superadas.

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