HQ. Tener no es poseer

No es lo mismo que una empresa se dedique a la búsqueda y acondicionamiento de sus propias oficinas
Guadalupe Rico Tavera

Quien haya pasado por la experiencia de montar una oficina sabrá lo que eso significa: buscar el edificio adecuado y con buena ubicación, remodelar el espacio, amueblarlo, equiparlo, contratar líneas telefónicas, seleccionar el personal secretarial...

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Todo ese vía crucis puede evitarse si se recurre a HQ. En esos centros de negocios, afirman sus representantes en México, un ejecutivo o un profesional independiente encontrará las oficinas individuales amuebladas que está buscando, listas para ser ocupadas y con los servicios de soporte que necesita para iniciar sus operaciones.

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Además de que no hay que hacer ningún desembolso inicial para la instalación, tan sólo pagar un depósito equivalente a un mes de renta (algo que, cuando el costo del dinero es tan elevado, resulta ventajoso). Y lo mejor: la inversión que se iba a destinar a los activos fijos podría ponerse a trabajar en activos productivos.

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Ahora bien, la operación de una oficina tiene sus costos. Este novedoso esquema también los tiene, nada más que como las instalaciones, el equipo y el personal son compartidos, los tiempos muertos se reducen, lo que promete un ahorro de hasta 40% de lo que implicaría el mantenimiento de una oficina tradicional.

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Por todo ello, asegura a EXPANSIÓN Guillermo Cervantes González propietario de la franquicia para la región occidente del país, HQ es “una solución ideal para los tiempos de crisis”. Sin embargo, como bien aclara Rodrigo Cervantes González, gerente del centro HQ Guadalajara, “no queremos dar la imagen de que es lo más barato del mercado; es lo más barato –aclara- dentro del segmento de calidad”.

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Como en casa. Nacido en 1967 en San Francisco, California, HQ es un concepto que se ha expandido -a través del sistema de franquicias- por las ciudades más importantes del mundo. En la república mexicana existen cinco centros: tres en la ciudad de México (dos en Polanco y uno en la Torre Caballito, en Paseo de la Reforma), dos en Guadalajara (ambos en la zona financiera de la ciudad, junto al Country Club), y otro más en Monterrey (en la Torre Gia, en la colonia Loma Larga).

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Pero se ubique donde se ubique, juran sus impulsores en México, un centro de negocios HQ es siempre garantía de oficinas de costos reducidos que, además, permiten a un ejecutivo trabajar en un ambiente funcional y profesional y, lo que es muy importante, con una buena imagen de calidad.

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Ubicados en las mejores zonas de negocios de cada ciudad y dotados con los más sofisticados equipos para oficina, los centros proyectan una imagen corporativa de primera, tanto en las oficinas ejecutivas que se contratan en forma individual (también hay suites de tres oficinas), como en los espacios comunes a todos los usuarios (recepción, sala de conferencias y área de servicios generales).

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Aunque compartido, todo el personal del centro (que es bilingüe) está capacitado para ejecutar las tareas administrativas y secretariales del cliente como si fuera parte de la empresa de éste: desde la recepcionista que atiende a los visitantes, la operadora que contesta en forma personalizada la línea telefónica individual o que almacena los mensajes en el caso de ausencia, hasta las secretarias que lo mismo pueden manejar la correspondencia, procesar un texto (el trabajo se cobra por fracciones de cinco minutos, a razón de N$48 nuevos pesos por hora), o enviar un fax.

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Algo muy importante es que, como los recursos humanos y materiales están bajo la supervisión de un gerente, los ejecutivos no tienen por qué preocuparse si la secretaria se enfermó, si hay que darle mantenimiento al equipo o si hay que cambiar una lámpara. "Aquí pueden ser más eficientes y productivos, pues tienen todo el tiempo para dedicarle a su negocio y no a problemas de la oficina", dice Rodrigo Cervantes.

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HQ ofrece diversos programas que vienen a ser casi como trajes a la medida. Para quien requiere de una oficina de tiempo completo, existe un programa -ad hoc . Aparte de contar con su oficina individual y de tener derecho a los servicios de -soporte descritos, se incluye el uso de la sala de conferencias durante dos horas al mes (previa reservación), así como ocho horas de uso de una oficina ejecutiva o una sala de conferencias en cualquiera de los 150 centros de negocios de que dispone la red internacional. La renta mensual varía dependiendo de la oficina elegida. Para dar una idea, en el caso de HQ Guadalajara los precios -antes de impuestos- van de N$2,500 nuevos pesos (oficina interior de 12 metros cuadrados) a N$4,500 nuevos pesos (de 20 metros cuadrados).

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Para los que sólo necesitan usar la oficina unas horas al mes -como los -telecommuter employees- existe un "programa de tiempo parcial. Este permite, previa reservación, disponer de una oficina por 20 horas al mes, contar con todos los servicios de soporte, así como usar la sala de conferencias durante dos horas. La cuota mensual depende de la duración del contrato, aunque, siguiendo con el ejemplo del centro tapatío, va de $1,200 nuevos pesos por un contrato de tres meses; N$1,140 nuevos pesos si es de seis meses y N$1,080 nuevos pesos por el de 12 meses.

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Una tercera opción es el programa de identidad profesional, que a decir de los entrevistados resulta ideal para aquellos profesionistas independientes que trabajan en casa o en la calle, pero que necesitan tener una imagen ante sus clientes o una presencia en el mercado sin incurrir en los costos de mantener una oficina. Además de los servicios de apoyo de rigor, se tiene derecho -reservación de por medio- a una oficina ejecutiva individual o a la sala de juntas por dos horas al mes. La renta mensual: N$600 nuevos pesos por un contrato trimestral, N$540 por el anual.

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Úsese y déjese. HQ lo mismo funciona para un -free lancer que para una multinacional que busca desarrollar nuevos mercados. El secreto: la flexibilidad.

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Guillermo Cervantes explica que, a diferencia de los compromisos a largo plazo que significa la renta de una oficina tradicional, HQ ofrece la posibilidad de contratar el espacio de tres meses a un año. De igual modo, el tamaño de las instalaciones puede variar de acuerdo con las necesidades de cada usuario. El gerente de HQ Guadalajara dice que el concepto sirve como una incubadora de empresas: “Una compañía puede empezar sus operaciones con un tiempo parcial, ir tomando más oficinas y, cuando crece lo suficiente para ocupar su propio espacio, emigrar con la ventaja de que desde el arranque no tiene los altos costos administrativos, pero sí la imagen y los servicios que necesita”.

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Un buen ejemplo de esa flexibilidad es el centro tapatío, en donde es posible encontrar lo mismo a consultores que a representantes de compañías que tienen su sede en otra ciudad (como Nacional de Avalúos o Papeles Higiénicos de México), a firmas extranjeras que están extendiendo su red de operaciones -(Cabletron System, Future Electronics o Center Transport) o que apenas contemplan instalarse en el país (como el caso de -Home Depot ). Hay también otras empresas (como Gatorade o Pens Oil ) que iniciaron sus actividades corporativas en el centro y que, al crecer sus operaciones, tuvieron que dejarlo.

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En la capital jalisciense HQ ha tenido más aceptación entre las firmas extranjeras que entre las nacionales. La principal razón, justifica Guillermo Cervantes, es que son compañías que ya conocen el sistema. Sin embargo, como él mismo reconoce, en el trasfondo hay otro factor más poderoso llamado cultura empresarial: "Como es un concepto nuevo, la gente nos compara metro por metro contra el espacio tradicional. Además, el mexicano todavía quiere ser dueño de los activos fijos de su empresa, aunque le salga más caro".

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El cliente tiene la última palabra. Aunque no está por demás atender el consejo de Rodrigo Cervantes: "En tiempos de crisis se hace más evidente la paradoja de reducir costos y a la vez fomentar la imagen de calidad de un negocio".

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