La oficina de sus sueños
Dolores de espalda, desgarres musculares o molestias en la vista son algunos de los síntomas que presentan los trabajadores debido a una deficiente planeación de espacios en la empresa. Por otro lado, incapacidades por enfermedad, baja productividad y problemas en el clima organizacional son una parte de las complicaciones que enfrentan las firmas por no establecer una política acertada con respecto al aprovechamiento de sus oficinas. En otras palabras, ya sea empleado o empleador, debe entender que las áreas donde se labora son un detonante de las utilidades o pérdidas de las agrupaciones.
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“Cierto que el concepto considera desde aspectos arquitectónicos hasta cuestiones relacionadas con mobiliario y diseño interior de oficinas. Pero, en la práctica, su entendimiento resulta mucho más sencillo de lo que parece. Sólo es que la corporación conozca y aprenda cómo utilizar mejor un área física”, explica Jaime Gómez, director general del despacho Planeación de Espacios. “El hecho de que no se le conceda demasiada importancia a su ejecución no quiere decir que su ausencia no tenga impacto en el ámbito de la productividad”, interviene Javier Urbina, especialista en psicología ambiental.
-Si bien es cierto que la satisfacción laboral está determinada por muy diversas circunstancias (puesto, autonomía, salario, seguridad, formas de supervisión, políticas de la empresa, entre otras), “la carencia de buenas condiciones en los lugares de trabajo generara insatisfacción en el empleado. Sólo que tal descontento afecta o no, según qué tan bien cubiertos estén los factores relacionados con su ingreso o cargo, por ejemplo”, agrega el experto.
-De hecho, a decir de Edgardo Robledo, presidente de la Asociación Nacional de Psicólogos Industriales de México, una adecuada distribución del espacio ayuda a evitar accidentes y enfermedades. Además, el empleado percibe su entorno como un sitio confortable y se desenvuelve más seguro en su función: “El manejo creciente de equipo informático, uso continuo de mobiliario y la exposición a determinadas condiciones ambientales de ruido, temperatura e iluminación tienen una influencia relevante sobre la eficacia y calidad del trabajo.”
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Oficina, dulce oficina
Carlos Paredes, director general de la Asociación Mexicana en Dirección de Recursos Humanos (Amedirh), dice que “la zona en la que se labora debe ser igual o más cómoda que el propio hogar. Así, en la medida que la oficina resulte atrayente y relajante para la persona, se le retiene. Ahí reside la responsabilidad de la empresa: el trabajador debe experimentar una sensación de comodidad en su área de ocupación.”
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¿Y quién lo hace? Avaya Comunications, firma proveedora de sistemas de comunicación y software, emprendió hace dos años un proceso de redistribución de sus oficinas, producto de su separación con Lucent Technologies. Aunque no emigró del edificio sede, sí modificó sus instalaciones en 60%. Una reestructura que significó el reacomodo de sus áreas de trabajo y la creación de servicios como sala de juntas, laboratorios y oficinas privadas. “Hoy sabemos que si la corporación proporciona al empleado un ambiente donde no se sienta sofocado, su acción reditúa en un mayor aprovechamiento del tiempo y, en consecuencia, en una mayor productividad”, asegura Felipe Rivera, gerente administrativo.
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Según el entrevistado, cada espacio de sus oficinas cuenta con una ventilación e iluminación natural adecuadas. En las estaciones de labor “cuidamos que nuestros colaboradores puedan obtener la información que necesiten dentro de un área de siete u ocho metros cuadrados, de manera que no pierdan su tiempo en búsquedas estériles o tengan que hacer una llamada para preguntar dónde está tal o cual cosa”.
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Al respecto, Edmundo Covelli, director de Finanzas en los laboratorios Janssen-Cilag, el mayor privilegio que puede tener un empleado es, precisamente, el espacio que se le otorgue: “Hay que hacer todo lo necesario para propiciar un mejor contacto entre la gente. Aunque, al mismo tiempo, debe proveérsele de una percepción de libertad. Que los trabajadores no tengan la sensación de que están uno encima del otro escuchando la plática de sus colegas. Una situación que, por cierto, contribuye a fomentar la cultura del rumor.”
-Desde el punto de vista psicológico, el problema no es la falta de espacio en una oficina, sino su mala administración. “No se trata de un asunto de densidad física y de decir que a cada persona le corresponde determinada extensión; el dilema es más una circunstancia de aglomeración que se percibe en función de con quién está el empleado, el tiempo de permanencia en un lugar y la oportunidad que tiene de ‘escapar’ o salir de esa situación en algún momento –asevera Urbina–. Cuando el hacinamiento es producto de una situación extraordinaria no tiene mayor repercusión. No obstante, si se vuelve una situación normal, entonces provoca la pérdida de la privacidad y lleva a una defensa constante del territorio.”
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Criadero de cuervos
Si una persona está hacinada en su oficina, en su medio de transporte y en su vivienda acumula una sobrecarga emocional que no es posible resistir por tiempo prolongado. Aunque el nivel de tolerancia varía de persona a persona, finalmente la gente tiene un límite y puede caer en algún estado de crisis. Otros factores que ocasionan fatiga temprana y hacen que los individuos adopten una actitud inconveniente hacia el trabajo, e incluso, tengan una mala relación social, son el exceso de ruido, contaminación interna del aire, ausencia de luz natural y uso de mobiliario inadecuado.
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“Aquí es importante hacer énfasis en las diferencias que existen entre un entorno laboral de fábrica, donde los trabajadores están expuestos a situaciones rudas, de mucha estimulación, y consecuentemente están más protegidos; y un entorno de oficina, donde se espera que exista un ambiente más tranquilo y propenso a que la gente pueda concentrarse en tareas intelectuales”, acota el entrevistado. En este sentido, “vale mencionar que cada vez se presta mayor atención a la ergonomía . Hoy, varias empresas buscan adaptar los espacios a las capacidades y necesidades de las personas. Todo en aras de optimizar eficacia, seguridad y confort”, interviene Robledo.
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Covelli, de Janssen-Cilag, expresa que es muy difícil medir la productividad exacta de los empleados en función de la planeación de espacios de trabajo: “El trabajador valora cuando recibe una consideración en su área laboral. Y, aunque muchas veces no lo verbaliza, desarrolla un sentido de pertenencia hacia su equipo y su empresa.”
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“La primera dificultad que identifico –aporta Rivera– es la generación de gastos innecesarios. Si una compañía tiene oficinas mal distribuidas que ocupan un espacio de 100 metros cuadrados, cuando puede utilizar 75, entonces ahí tiene una oportunidad de lograr un ahorro importante. Por el lado del empleado, al no sentirse a gusto con el ambiente laboral, puede abandonar su puesto. Una situación que, crónica, implica mayor rotación y trae como resultado un retraso en todas las actividades de la firma.”
-Los consultados coinciden en que si bien es cierto que las corporaciones tienen una responsabilidad con su personal en términos de retribución salarial, también tienen la obligación de proporcionar un ambiente saludable. En ningún lado está escrito que una cosa es sustituta de la otra. De lo contrario “comienza un deterioro de imagen de la organización que parte de los mismos trabajadores. Naturalmente, la gente puede tolerar lo desagradable y termina por adaptarse. Pero, en realidad, lo lamentable no es que produzca menos porque su escenario físico no es favorable: sería mucho más productiva si las agrupaciones atendieran la mejora de su entorno”, concluye Urbina.