La ventaja de compartir oficina

Las oficinas virtuales se han convertido en un campo de cultivo para nuevos proyectos y negocios. Aquí te damos 10 ideas para sacarles el máximo provecho.
Alejandra S. Inzunza

Cuando las oficinas virtuales llegaron a México, hace cinco años, se trataba sólo de grandes espacios en los que, por un precio económico, cualquiera podía emprender su negocio con todos los servicios incluidos, compartiendo el lugar con otras empresas. El cliente no tenía que preocuparse por la infraestructura, contaba con un domicilio fiscal y se olvidaba de todas las cuestiones técnicas para poner en marcha su compañía.

Hoy este concepto ha evolucionado. Además de adaptarse de manera integral a las necesidades de los clientes, buscan crear sinergia entre ellos para que puedan desarrollar nuevos proyectos, compartir clientes y hacer alianzas laborales. Otras han decidido especializarse en nichos específicos y buscar actividades en común más allá del trabajo diario, como focus groups y conferencias de interés general.

Una de las pioneras en este tipo de proyecto es Cómo: Oficinas a tu medida, una idea de jóvenes emprendedores exclusiva para jóvenes emprendedores.

A diferencia de otras oficinas virtuales que sólo brindan servicios como mensajería o recepción de llamadas, su proyecto consiste en crear correlaciones entre quienes trabajen allí para que surjan nuevos proyectos y alianzas que ayuden a hacer crecer sus empresas. Varias de las 10 que trabajan en Cómo se han unido para captar nuevos clientes.

"Lo que queremos en Cómo es retar el statu quo de la vida profesional y el éxito formando emprendedores (...) Hacemos un networking real que les ayuda a profesionalizar sus servicios con un costo mínimo", señala Sarah Aguilar, socia fundadora de Cómo.

Decenas de oficinas virtuales han implementado modelos similares que superan las oficinas convencionales, en las que compartir el espacio es una ventaja para aquel que quiera hacer crecer su negocio. Aquí proponemos 10 ideas básicas que ellos han puesto en práctica para explotar al máximo una oficina virtual y hacer crecer un negocio.

1. Enfócate en un nicho
Algunas oficinas virtuales buscan unir criterios en torno a proyectos o ser exclusivas para una rama en particular. Otras han buscado su nicho a través de la edad y quieren ser referencia en ese sector captando sólo a emprendedores y gente de menos de 30 años.

¿Cómo hacerlo? Según Raúl López, de IVO Business Center, escoger un sector laboral o de edad ayuda a tener clientes seguros. "Sólo basta hacerse publicidad entre ese rubro y ofrecer los mejores servicios y sistemas para abogados, contadores (o cualquier otra profesión), porque requieren sistemas similares y asistencia laboral que tú como oficina puedes ofrecer. Lo más importante es adaptarse al cliente y eso te ayuda a posicionarte en el sector".

En España, por ejemplo, se han creado oficinas virtuales temporales para proyectos específicos. En Bilbao y Madrid esto se hizo gracias a la instauración de Strumental, una herramienta en la que diversas empresas se unieron para construir las torres de la Ciudad Deportiva del Real Madrid. Además de compartir un espacio físico, la aplicación de la empresa Structuralia, permite a arquitectos e ingenieros crear documentación y compartirla a través de internet. "En proyectos muy ambiciosos es más fácil si los involucrados trabajan en un mismo lugar y comparten documentación online. Si centralizas la información, tienes un trabajo más coordinado", explica Andrés Serrano, director de negocios de Structuralia.

2. Aprovecha el emprendimiento
Casi todas las oficinas virtuales se enfocan en emprendedores, sin experiencia en el mercado laboral, que buscan ahorrar costos y tener una buena imagen. Mónica Cati, directora general de Regus México, explica que es necesario tener una buena estrategia de comunicación y asesorar a los clientes para que se incorporen al mundo profesional. Empresas como IBS, IVO y City Office han centrado sus esfuerzos en captar emprendedores y ayudarlos a crecer. Martha Alba, una diseñadora web de 26 años, decidió que la única manera de poner su propio negocio al terminar la carrera era a través de una oficina virtual. Encontró que podía pagar sólo 800 pesos al mes por todos los servicios y que, con el tiempo, podría hacer crecer su compañía. Después de dos años, ya tiene más de 25 clientes y sigue trabajando desde una oficina virtual. "Cualquiera puede hacerlo. Sólo hay que buscar las mejores alternativas, escoger y ponerte a trabajar en tu negocio", afirma.

3. Diversíficate
La mayor parte de las personas que ocupan una oficina virtual se concentran sólo en su negocio, sin embargo, pueden aprovecharse otras disciplinas a través de algunas herramientas. Por ejemplo, en Cómo: Oficinas a tu medida, además de hacer encuentros semanales entre las 10 empresas que trabajan allí, también se realizan conferencias sobre temas de interés general en las que participan invitados reconocidos a nivel internacional. Hace un par de meses, por ejemplo, se invitó al periodista venezolano Gustavo Azócar, quien fue preso del gobierno de Hugo Chávez. "Buscamos que todos estén expuestos a temas y disciplinas que de otra manera estarían excluidos", agrega Sarah Aguilar. La compañía de oficinas tiene que buscar temas de interés general, a través de encuestas, que sean de utilidad para el cliente y organizar eventos para ellos.

4. Realiza focus groups
También puedes aprovecharlas como semillero de ideas mediante focus groups semanales con las empresas que comparten espacio. Allí pueden surgir nuevas ideas, además de probar cómo el público recibirá los proyectos. En Cómo, cada semana se realiza un desayuno, en el que todos los clientes llegan una hora antes para convivir e intercambiar ideas. Esto ha servido para que haya una buena relación laboral entre ellos y sepan el camino de sus propios proyectos.

Otras empresas, como Ofisur, han establecido Virtual Focus, una herramienta que sirve para hacer focus groups virtuales entre miembros de la empresa y otros ajenos a ella, que puedan ayudar a llevar a cabo entrevistas de reclutamiento, debates e investigación. La idea consiste en ahorrar tiempo y facilitar el trabajo."Se tiene que tener cierto conocimiento técnico para utilizar Virtual Focus o programas similares, pero si lo haces con un pequeño curso o si tu oficina virtual ofrece el sistema, ahorras tiempos y tienes resultados puntuales", dice Ricardo Ávila, investigador del Instituto Empresa, uno de los pioneros en la utilización de esta herramienta que ahora es aplicada en diversos tipos de oficinas virtuales.

5. El networking
Federico Casas, un estudiante de ingeniería industrial de la Universidad Iberoamericana, vendió  su primera empresa, Kin Camp -dedicada a organizar campamentos de verano- a los 23 años, multiplicando por 20 su valor inicial. Tras ocupar un módulo de 1,500 pesos al mes y dedicarse a hacer contactos, ya contaba con otras cuatro empresas, una de ellas, Aventones, dedicada al carpool, y que ya está valuada en más de 2 millones de dólares. "Llegué a Cómo como Federico Casas. En el sentido de no tengo empresa y voy a poner empresas. Si me quedaba en un Starbucks iba a tener un handicap que me impediría relacionarme con otra gente. Allí empecé a convivir con otras empresas, a tener clientes nuevos, proveedores, colaboradores y socios.  Es un caldo de cultivo", explica.

En Ofisur, donde comparten espacio agentes de seguros, contadores y hasta médicos, han aprovechado para compartir también sus experiencias y relaciones. "La ventaja de la oficina virtual es que estás rodeada de gente de todos los rubros, y sólo basta con aprovechar esos contactos y utilizarlos en lo que necesitas", explica Alejandro González.

6. La tecnología a tu servicio
Algunas oficinas brindan herramientas tecnológicas para facilitar el trabajo a sus clientes a la hora de hacer administración y gestión de proyectos, diseño gráfico, presentaciones, etcétera. Muchos clientes todavía no están identificados con internet, así que se les entrena en el uso de nuevas tecnologías y algunas incluso contactan con cursos para aprender a usar programas como Mindmanager, 99 Designs, Basecamp, entre otros.

"Tener una oficina virtual tiene que tener un valor agregado. No sólo es ahorrar costos y tiempo, también es aprender y darle un nuevo giro a tu oficina", dice Mario Salgado, que tiene su despacho en City Office, una empresa que pone especial énfasis en el desarrollo tecnológico a la hora de tener una oficina virtual. Sólo se necesita que el personal tenga disposición para aprender y buscar una oficina que ofrezca cursos y programas.

7. Aprovecha el tiempo
Los horarios en la mayor parte de las oficinas virtuales son limitados. De lunes a viernes de 8:00 a 22:00 horas. Esto puede limitar el margen de acción de los clientes, que pueden perder proyectos y horas extras de trabajo, debido a la limitación temporal de sus oficinas. Una de las ideas principales de Cómo fue que el uso de sus oficinas fuera las 24 horas, para dar al cliente libertad para ocupar sus espacios y trabajar en sus negocios en el tiempo que ellos consideraran necesario. IVO Business Center decidió hacer lo mismo para que sus clientes sintieran que el lugar de trabajo es algo más que una oficina virtual y desarrollaran un sentido de pertenencia, que les ayudara a aprovechar al máximo el espacio. "Trabajar los fines de semana les ayuda a adelantar trabajo y rendir mejor. Por eso somos un lugar accesible", dice Laura González, de IVO.

8. A crecer
Algunas compañías de oficinas virtuales permiten un crecimiento físico, con la renta de más locales en el mismo espacio. Esto ayuda a que los clientes renten por más tiempo la oficina y no sea de uso temporal en lo que se hacen de una propia. Es el caso de IBS, una de las primeras empresas mexicanas que optó por explotar este nicho. "La imagen y los servicios que el negocio necesita los aportamos nosotros. El cliente se encarga de hacer crecer el negocio y aquí le damos la oportunidad para hacerlo", afirma Leon W. London, gerente general de IBS, que tiene más de 600 clientes, después del éxito que tuvieron en menos de cinco años.

9. Ojo con la ubicación
Además de estar ubicado en un lugar céntrico y de fácil acceso, el sitio donde se instala la oficina virtual debe tener un valor agregado. La idea de Cómo al establecerse en la colonia Anáhuac es la de generar un centro creativo para activar la colonia, fomentando el desarrollo de nuevos proyectos. Regus, City Office e IBS optaron por establecerse en corredores de negocios como Reforma, Polanco e Insurgentes, para que los clientes tengan una mejor imagen. "Escogimos el centro porque la mayor parte de los clientes necesitan moverse por un precio accesible", dice Arturo Woodward, de City Office.

10. Desarrolla el compromiso social
Además de captar clientes y servir sólo como oficina virtual, algunas de estas empresas quieren unificar criterios al hacer que todas las compañías que compartan espacio, realicen actividades relacionadas con la responsabilidad social y se enfoquen en proyectos comprometidos con el desarrollo individual y del país. "Nosotros difundimos entre nuestros clientes artículos y guías de responsabilidad social corporativa para que sigan este camino", señala Mónica Cati, de Regus.

Otras realizan proyectos urbanos y medioambientales en las zonas aledañas a la oficina. IBS, por ejemplo, considera que para ser socialmente responsable se debe dar una gran calidad en el  servicio, para que sus clientes hagan lo mismo.

La oficina virtual no sólo es barata, puede llevarte a construir nuevos proyectos e, incluso, fundar nuevas empresas, gracias al networking, el trabajo en equipo y las herramientas tecnológicas, sólo es necesario analizar el mercado, buscar las ventajas y aplicar las herramientas específicas para hacer crecer el negocio.

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