Los espacios sí­ importan

Atrévete a hacer un cambio en la decoración y en la distribución de tu oficina. Los resultados te sorprenderán: incrementarás la productividad, la comunicación, la pertenencia y la calidad de vida.
1072 picf034  (Foto: Ramón Sánchez Belmont)
Ximena Soto Meléndez

Los espacios más amplios y privados, así como los que tenían la mejor vista y luz natural eran destinados a las oficinas de los ejecutivos de mayor nivel en el corporativo de MSN. El resto de los empleados estaban situados al centro del inmueble en cubículos iluminados con luz artificial, lo que era "poco inspirador y monótono", señala Óscar Villarreal, encargado de la supervisión del rediseño de las nuevas oficinas de la empresa.

Hasta que en agosto de 2010, la compañía experimentó un cambio radical. Tanto MSN como su empresa hermana, Microsoft, se cambiarían a un nuevo edificio. La mudanza representaba la oportunidad de integrar a los equipos de las dos firmas en un mismo inmueble, además de crear un plan que permitiera que los colaboradores trabajaran en espacios más eficientes y cómodos.

Ese verano, los empleados de Microsoft y MSN se mudaron a una oficina completamente distinta a la que tenían. El nuevo corporativo en Santa Fe contaba con espacios abiertos, cubículos que permiten que la comunicación fluya y se trabaje en equipo, salas de esparcimiento, luz natural y sistemas especializados para hacer del lugar una oficina sustentable.

En MSN cada área tiene un diseño especial, que va acorde con sus actividades y el tipo de trabajo que realizan ahí. Y aunque aún hay espacios dedicados a los asociados de mayor jerarquía, el cambio de actitud en los empleados fue inmediato y positivo, añade Villarreal.

Con la asesoría del despacho de arquitectos Space, MSN buscó varios objetivos: incrementar la productividad, elevar el sentido de pertenencia y mejorar la comunicación. Por ejemplo, gracias a las mamparas de los cubículos y a las paredes de cristal de los pocos privados que quedan, los empleados pueden verse y conversar, en lugar de utilizar medios electrónicos.

El espacio fue decorado con esferas que, vistas desde lejos, emulan la mariposa del logotipo de la compañía. Esto, además de ser estético, asegura Villarreal, ayudó a que los empleados incrementaran su pertenencia a la empresa.

La necesidad de aprovechar al máximo el espacio no está peleada con el diseño. Las oficinas solían tener una distribución genérica: los jefes ocupaban privados en los extremos del edificio, mientras que al centro había cubículos con empleados trabajando sin comunicarse, con un espacio poco personal.

Según Juan Carlos Baumgartner, socio director del despacho de arquitectura Space, "para diseñar el espacio nos siguen motivando cosas: con los baby boomers, eran los metros cuadrados de la oficina, después vino el lujo, el diseño, las marcas, lo más bonito, lo más caro. La siguiente generación se enfoca en el tema verde, la sustentabilidad".

Hoy en día, la distribución de las oficinas está cambiando. Algunas empresas incluso están implementando lo que en Space llaman ‘traspolenización'. Esto es la mezcla de áreas, para que los esfuerzos no estén enfocados en los objetivos de cada departamento sino en el producto final al cliente.

Así lo hizo GE México y su modelo está siendo replicado en sus oficinas de Argentina y Brasil. Para lograr un cambio exitoso, no hay una receta. Tanto Baumgartner como Carlos Pascal, de Pascal Arquitectos, y Ricardo Urias y Rodrigo Espinoza, de Rima Arquitectura, coinciden en que el método para lograr una renovación en la oficina es un traje hecho a la medida.

Se debe entender la organización, enfocarse en mejorar las condiciones de los trabajadores y tomar en cuenta los diferentes métodos de trabajo para cada cliente. Al reconocer estos elementos, el diseño cumplirá con las expectativas de todos. "Al final, el objetivo es diseñar alrededor de la gente, para que el resultado no entorpezca su trabajo", señala Pascal. En este despacho, el método implica un proceso de eliminación para no repetir lo que alguien más ha hecho, "creemos que nada debe seguir ningún patrón, cada obra es única. Buscamos sorprender y sorprendernos", añade.

Un tema recurrente en la investigación de los despachos es la comunicación. El trabajo fluye de forma más sencilla cuando los empleados tienen contacto con sus colegas. Para esto, GE instaló cubículos con divisiones traslúcidas que permiten la entrada de luz natural, mezcló sus áreas, creó espacios flexibles que comparten aquellos que no están siempre en la oficina y eliminó las salas de juntas, remplazándolas con salas lounge que todos pueden usar.

"Ahora no se distribuye como un organigrama, sino por la forma en que fluye el negocio. La gente se siente más conectada", asegura Miguel Ángel García, Property Service Manager de GE Latinoamérica.

La empresa no se conformó con esto. En un estudio notaron que entre 40 y 50% de sus oficinas permanecían vacías, ya que los ejecutivos estaban con clientes, en reuniones o de viaje. En su nuevo edificio crearon 650 espacios no personales: barras, mesas de cafetería, lugares colaborativos. En la actualidad, sólo 20% es espacio cerrado, ahorraron 3,000 metros cuadrados y calculan que en total ahorrarán 16 millones de dólares (MDD) en 10 años.

Mantenerse a la vanguardia no significa tener la mejor tecnología o los procesos más mecánicos, sino un espacio creativo que inspire a los empleados a mejorar su calidad de trabajo y a comprometerse con la institución. Para unirte al cambio de espacios puedes seguir 10 consejos de los expertos:

Definir el objetivo del espacio. Un buen diseño es el que es funcional y va acorde con el producto de la empresa. El equipo de diseño debe tener clara la filosofía empresarial y objetivos a mediano y a largo plazo, para enfocarse en satisfacer estas necesidades. Los arquitectos de Space hacen una investigación de sus clientes, a qué se dedican y qué es lo que visualizan. Fusionan las ideas de la empresa con su experiencia y diseñan un espacio único e irrepetible.

Determinar las dimensiones. La oficina del futuro tiene que ver con transformar los espacios de trabajo en oficinas productivas. Hoy, tener una oficina de grandes dimensiones, además de ser un lujo, revela poca eficiencia porque no hacen falta grandes espacios para ser productivo, afirma Víctor Lachica, presidente de Cushman & Wakefield México. El desarrollador señala que, entre menos espacio se ocupe, más eficiente se es, sin importar la jerarquía. Por ejemplo, en los últimos 10 años las oficinas se han reducido a cerca de 10 m2; además, la oficina del director mide entre 20 y 25 m2, en promedio, cuando antes llegaban a 100 m2.

Respetar la institucionalidad. Cada empresa tiene ciertos colores, imágenes o estilo que lo define; éste es un buen punto para empezar en el diseño de un nuevo espacio, integrando elementos que demuestran su pertenencia a la institución y la vanguardia. En MSN se utilizaron los colores azul, rojo, verde y amarillo en tonos vivos, inspirados en el sitio web de la firma.

Eliminar espacios jerárquicos. Ser parte de un equipo significa algo más que ser un número, se trata de hacer aportaciones a la creación del producto. La tendencia se enfoca en oficinas que designan el mismo espacio de trabajo a directores de proyecto, personal de ventas, desarrolladores de software y becarios por igual. En Rima Arquitectura consideran que el modelo funciona bien, "cada vez es más aceptado, ya que genera comunicación y equidad, y se toman en cuenta a las personas y no a los puestos que desempeñan", dice Ricardo Urias.

Apostar por lo sustentable. La tendencia verde está por todas partes y las empresas juegan un papel importante en el deterioro o en el cuidado del ambiente. Ya sea como estrategia de imagen o política, las prácticas han cambiado. MSN integró un sistema ahorrador de energía, ventanas amplias para aprovechar la luz del día, alfombras reciclables, módulos de reciclaje para separar los residuos e, incluso, un sistema que produce un sonido parecido a la estática para evitar que se escuchen murmullos.

Invertir en calidad. Durante una remodelación es muy probable que se busque ahorrar tiempo y dinero. Sin embargo, el uso de material barato ocasionará más costos a la larga, con remplazos y refacciones. "El potencial de la empresa no está en sus ahorros sino en su productividad", afirma Baumgartner, "los costos se reducen a largo plazo ya que los materiales de mejor calidad no tienen que ser remplazados". Estar a la vanguardia en distintos aspectos atraerá más a las generaciones futuras.

Cuidar de la salud y el bienestar de los empleados. La felicidad de un trabajador y su productividad van de la mano. La salud es un camino para ser feliz y para lograrlo hay varias opciones. Promover la práctica constante de ejercicio es el primer paso; se pueden integrar salones de usos múltiples al nuevo espacio y destinarlos a clases de yoga, meditación y ejercicio cardiovascular. GE tiene un programa que combina los elementos anteriores con el cuidado de la nutrición y, en algunos casos, apoyo económico para los empleados que deseen una membresía en algún gimnasio.

Destinar áreas de esparcimiento. El trabajo sin descanso puede ocasionar que la productividad de un empleado disminuya. Por eso la importancia de tener un comedor atractivo, con comida de calidad, zonas de descanso para interactuar con otros colaboradores y reposar unos minutos. Carlos Pascal señala que hay empresas que van más allá y que incluso tienen cuartos de lactancia para las mujeres que acaban de dar a luz.

Incluir tecnología. Sin importar el giro de la empresa, la tecnología es un punto importante para su crecimiento. Miguel Ángel García, de GE Latinoamérica, resalta que sus salas de junta tienen equipos de telepresencia, con recepción de audio y video en tiempo real, además de dar una sensación de tercera dimensión. Asimismo se pueden instalar barras con conexión para computadoras, WiFi y teléfonos que cualquier miembro de la organización pueda usar.

Impulsar los nuevos modelos de empleo. Ya no es necesario que un empleado esté sentado frente a una computadora para que sea productivo. Por eso las oficinas también se adaptan a los obstáculos tecnológicos que representan los trabajos a distancia. Las salas de juntas pueden servir como un centro de reunión para los colaboradores que no están fijos en la matriz. Estos espacios están equipados para videoconferencias y, en el caso de MSN, con un detector que apaga el sistema de aire acondicionado y la electricidad cuando no hay nadie dentro.

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Con información de la revista Obras.

LOS INFALTABLES

  • Espacios cerrados para recibir a clientes de alto perfil.
  • No olvidarse de la identidad de la empresa.
  • El cambio de oficinas o una remodelación son el pretexto para comunicar los valores de la empresa. Pinta la pared con los objetivos comunes, por ejemplo.
  • No te olvides de destinar espacios para ceniceros y botes de basura en áreas designadas para fumadores.
  • Piensa en espacios fuera de la caja para realizar juntas.
  • Incluye programas de salud interna e inclusión familiar que mejorarán la actitud de los empleados hacia la compañía.
  • Investiga sobre la certificación LEED (Leadership in Energy and Environmental Design), la cual garantiza al público que el edificio es ecológico y la empresa está preocupada por el futuro.
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