Sé lo que están haciendo

Al ojo del amo, engorda al ganado. Muy difícil, cuando el animal tiene 20,000 empleados y oficinas repartidas por todo el mundo. Por eso necesita de la ayuda de todos y cada uno de sus empleados, ver lo que ellos ven, escuchar lo que ellos oyen. Para eso están las líneas de denuncia anónima, una herramienta de control contemplada en la nueva Ley del Mercado de Valores y que es un reflejo en México de una exigencia que trae la famosa Ley Sarbanes-Oaxley en Estados Unidos.

- Esta práctica también conocida como whistlerblowing (soplar), no es más que un programa de comunicación abierta y confidencial con empleados, funcionarios, clientes, proveedores y cualquier tercero interesado, que note falta de cumplimiento en las políticas, código de conducta, leyes, o funciones de los propios directivos, funcionarios y empleados de una firma.

- Y, según vaticinan los expertos, tiene un gran potencial en México. La firma de consultoría Deloitte & Touche estima facturar $10 millones de pesos por servicios de implementación de líneas de denuncia anónima, en éste, su primer año de vida en México. Aunque sea ya una exigencia en la Ley Sarbanes-Oaxley para toda empresa que cotice en la Bolsa en Estados Unidos (ADRS) o tenga deuda pública en Mercado de Valores de Nueva York (NYSE).

- Pero lo mejor es que esta herramienta ha dado excelentes resultados, de acuerdo con el asesor de Negocios de PricewaterhouseCoopers, Juan Manuel Navarrete, quien asegura que a nivel mundial, gracias a los ‘soplones’, se detectan una tercera parte de los fraudes cometidos al interior de una empresa. “El fraude puede ser económico, pero el mayor daño puede ser a la reputación”, afirma. Navarrete apunta que generalmente los reportados por esta vía representan la mejor fuente de información de la que dispone el auditor al llevar a cabo una investigación de fraude. Por ser la denuncia el origen de la investigación misma. Y aunque no es el objetivo principal, puede también disuadir, bajo la premisa de que nadie se pasa una señal de alto teniendo detrás un auto patrulla.

- En cuanto al anonimato, los consultores aseguran que la denuncia es más real y objetiva, al crear una mayor confianza en el empleado o proveedor denunciante. Sin embargo, cita el ejemplo de una cadena minorista que instaló dos líneas, una anónima y otra con recompensa. Ambas funcionaron, pero en la segunda el valor de los fraudes denunciados fue mayor en 250%.

- Caso México
En nuestro país, pocas empresas han apostado por esta herramienta y en PricewaterhouseCooper reconocen que tenemos una cultura que no ayuda mucho, al aceptar fácilmente las conductas no apropiadas. “Muchas veces vemos que el de a lado está cometiendo actos deshonestos y creemos que sólo debemos reportarlo con nuestro jefe inmediato superior, pero sí éste no hace nada, nosotros dejamos ahí las cosas”.

- Una de las empresas que cuentan con líneas de denuncia es Alfa. Su director de Auditoría Interna, Miguel Sandoval apunta que la implementación no requirió de mayores recursos ni contratación de más personal, sólo reasignar áreas. Además, “no nos cuesta porque utilizamos la misma infraestructura que ya teníamos”.

- Para el Grupo Alfa, con ventas superiores a los $6,000 millones de dólares anuales, un peso robado es motivo suficiente para apostar por el whistlerblowing y los resultados no se hicieron esperar, pues de 50 denuncias registradas en 2003 se pasó a casi 10 mensuales en 2005. Sandoval invita a las empresas medianas y pequeñas a implementar esta herramienta, “para ellos es algo más sencillo que será muy efectivo y sin costo”.

- “Para nosotros este buzón sirve para garantizar que no se pierda la cultura de la transparencia en la empresa, a pesar de tener nuevas adquisiciones”, señala el auditor, quien reconoce que su Buzón de Trasparencia obedece a una exigencia de la ley de valores de Estados Unidos, donde cotizan.

- Pero estas líneas no sólo le ayudarán a evitar que le roben, podrían ahorrarle mucho al evitar juicios laborales por despidos injustificados, acoso sexual o discriminación. O qué tal que su contador esté lavando dinero, más allá de la pérdida de confianza de sus clientes, usted podría perder su libertad.

- Por su parte, Roberto Abad, socio de Deloitte & Touche y con 15 años de experiencia en persecución de fraudes, explica que no se trata de un simple buzón de voz o una dirección electrónica de correo. Primero se deben tener las reglas, creando o actualizando los códigos de conducta internos y divulgándolos a todos los empleados, para crear una cultura de respeto real y efectiva.

- Posteriormente, recomienda, se deben determinar los procesos de recepción de denuncias, responsabilidades de cada empleado y tiempo de respuesta, para poder dar el siguiente paso, que es una campaña de difusión clara y sencilla de esta herramienta, dirigida a empleados, proveedores, funcionarios y clientes. Y lo más importante, investigar todas y cada una de las denuncias.

- Abad reconoce que la mayoría de los fraudes no son cometidos por el personal operativo de la empresa, sino por aquellos de nivel gerencia medio hacia arriba. “Son los que deberían cuidar la empresa, quienes cometen prácticas desleales, mientras que los empleados comunes son testigos de estas prácticas y muchas veces no saben a quién acudir, ¿con quién acusas al jefe?”

- De ahí la importancia de una línea de denuncia anónima e independiente, que garantice una investigación profesional y expedita, sin que el empleado corra riesgos, pues al saberse que ellos “fueron con el chisme” sufren represalias, intimidación, discriminación, pena emocional, hostigamiento y hasta la pérdida de trabajo.

- Basado en su experiencia, Abad es tajante al afirmar que difícilmente estas líneas de denuncia se convierten en instrumento de venganza de empleados a sus jefes, pues menos de una tercera parte son “malas percepciones”, y casi nunca se reportan chismes o falsedades en perjuicio de empleados o directivos. Y lo mejor, con sólo tener esta herramienta los fraudes pueden disminuir 30 ó 40%.

- Según Deloitte & Touche, implementar líneas de denuncia no es oneroso, pues casi todas las empresas cuentan con un conmutador y una dirección de correo electrónico. El reto está en las “horas hombre” que demanda dar respuesta. “Ya recibiste la denuncia, pero qué vas hacer con ella, le dijiste a tu empleado cuáles son las reglas (código de ética y conducta), si no, cómo le vas a llamar la atención”.

- Un paso casi gigante es crear una cultura ética en la firma, crear conciencia en los empleados que una conducta deshonesta pone en peligro su fuente de empleo, porque un fraude puede llevar a la quiebra a la compañía, y no tanto por el monto sustraído, sino por el desprestigio que puede hacer caer el valor de las acciones. “Hay que hacer saber que hay quien busca a aquellos que hacen trampa”.

- “Los casos de fraude son cada vez más comunes. Considero que las líneas de denuncia van a funcionar, en cuánto tiempo, no sé. Falta que los empresarios conozcan este tipo de herramientas, su utilidad y el costo que representan”, menciona el socio de Deloitte, quien agrega que de las pocas empresas que cuentan con la herramienta, la mayoría son filiales de otros países que por obligación la “importaron”.

- ¿Qué escucha el soplón?
El auditor de una conocida cadena de autoservicios, quien optó por el anonimato, especifica que los responsables de estos buzones de trasparencia deben ser totalmente autónomos e independientes, incluso a los niveles gerenciales de la empresa.

- “Nosotros lo primero que hicimos fue capacitar a nuestros directivos, que sean ellos quienes se tomen esto muy en serio para que sean capaces de transmitirlo al resto de la corporación”, explica el ejecutivo, quien tras 4 años de estar a cargo del buzón ha detectado todo tipo de irregularidades.

- “Tenemos desde el mensajero que se roba los pasajes, hasta los gerentes de tienda que son acosadores sexuales de las demostradoras, que si bien no son nuestras empleadas directas, podrían demandarnos, causando un daño económico y a la reputación de la empresa”, agrega.

- Este departamento recibe en promedio 20 denuncias al mes, de las que menos de una cuarta parte son hechos reales de falta de ética o fraudulentos. “La mayoría de las veces los empleados o proveedores ven algo que creen que está mal, pero al investigar descubrimos que sólo es una mala percepción, pero nunca está de más investigar a fondo”, menciona.

- En este departamento trabajan menos de 20 personas y tiene un presupuesto mensual que no supera los $100,000 pesos, incluyendo la infraestructura necesaria para esta empresa donde laboran alrededor de 30,000 personas.

- Si bien las líneas de denuncia serán una obligación para las empresas que cotizan en la Bolsa Mexicana Valores, pueden ser una excelente herramienta para toda compañía, sin importar su giro ni tamaño. Recuerde que en los grandes casos de fraude denunciados, las empresas no se fueron a pique por el monto robado, sino por la caída en el valor de sus acciones, provocado por el desprestigio que conlleva una práctica desleal.

- Una línea de denuncia puede darle un panorama real del estado de su empresa, para internamente corregir, antes de que la nave empiece a hundirse, porque a decir de los expertos, siempre que se sospecha de un mal manejo y se investiga, se da con un fraude.