Todo es cuestión de disciplina

Poner orden y repetir procesos claros, una fórmula que aunque suene obvia, sí ahorra dinero.
Adina Chelminsky

Cuando Robert Herbold entró a trabajar a Microsoft en 1994 como el primer director general de Operaciones, nunca imaginó los retos que iba a enfrentar al convertirse en el responsable de las finanzas, la manufactura, distribución, informática, recursos humanos, mercadotecnia corporativa y relaciones públicas de una naciente empresa.

- En esta joven compañía de las ventanas fue que Herbold descubrió “la enfermedad latente en todas las organizaciones que puede causar más daño que los cambios económicos y los asuntos de los negocios internacionales”.

- Después de 26 años en Procter & Gamble, una empresa que todavía es sinónimo de orden y sistematización, Robert Herbold encontró a Microsoft como una organización donde la creatividad  reinaba, una excelente característica cuando se trata de inventar productos tan revolucionarios como Windows o Explorer, pero que al traducirse a la administración,  generaba un caos que frenaba el sano desarrollo de la empresa. Su camino era claro, pero muy complicado, lograr orden en la empresa sin quitarle la creatividad que la distinguía, todo se resumía en una palabra: disciplina.

- Herbold fue el cerebro que introdujo la disciplina corporativa en Microsoft, cuando la compañía estaba recién fundada. Y fue en el gigante del software que inventó el término del ‘síndrome de los feudos’, un mal que aparece en organizaciones grandes o pequeñas, lucrativas o gubernamentales, en las personas o los equipos. Se trata de un caos que puede mermar la eficacia de la compañía al grado que puede sacudir industrias enteras y destrozar a las grandes corporaciones.

- “La gente que crea feudos puede volverse peligrosa porque pierde la perspectiva de lo que pasa en el mundo que está fuera de su control. Sólo quiere hacer las cosas a su manera, sin importar si duplica o complica los procesos, si aumenta los gastos, la burocracia y pierde agilidad y velocidad para innovar”, dice Herbold en su libro The Fiefdom Syndrome (El síndrome feudal) publicado en agosto de 2004.

- Herbold sólo conoce la disciplina para combatir a los ineficientes. Y sin embargo, es uno de los conceptos peor entendidos en el ambiente  empresarial donde aparece relacionado con represión y castigo. Actualmente, nada puede estar tan lejos de la realidad. La disciplina, bien entendida y aplicada, es una estrategia que permite crear una estructura de trabajo para mejorar el uso de los recursos (tiempo, dinero y personal) y conseguir mejores resultados en el trabajo, ya sea como individuos, como grupos de trabajo o como empresas.

- “La disciplina nos ayuda a reconocer y prevenir el cáncer de las agendas individuales”, señala Michael Dell, presidente de las computadoras Dell. En otras palabras, este reconocido ejecutivo se refiere al ‘mal de los que no jalan parejo’.

- Generar un ambiente disciplinado de trabajo influye en todas las áreas de desempeño, desde la eficiencia y satisfacción de la gente y el control de gastos, hasta los márgenes financieros y la puntualización y resolución de problemas.  Es un arma necesaria en el día a día e indispensable en las épocas de crisis e incertidumbre.

- En esto coincidió Rob Walton, presidente de las tiendas Wal-Mart, quien, en la presentación del libro de Robert Herbold, dijo: “Una estricta disciplina es la cura de una de las enfermedades más graves que destruyen a las grandes corporaciones de América”.

- Tampoco es una habilidad natural, ni de los individuos ni de las organizaciones. “Somos indisciplinados por naturaleza y porque vivimos bajo la ley del mínimo esfuerzo”, dice Alfonso Valdés, experto en psicología del trabajo y que formó una férrea disciplina en la Armada de México. “Pero sólo a través de la disciplina se puede llegar, de manera consistente, a atender los retos que se nos presentan en el trabajo”.

- Todos contra el orden
Rehuimos a la disciplina por varias razones. Primero, porque la vemos como la enemiga de la creatividad, porque pensamos que el genio necesita rienda suelta para florecer.

- Esto resulta falso porque la disciplina facilita el desarrollo del potencial creativo de las personas para cristalizarlo en resultados concretos. Sin ella, las mejores ideas se quedan en el tintero. No hay trabajos fáciles, el buscador de Google requirió años para su invención, respaldados por el temple de una cultura de trabajo y esfuerzo, que lo transformaron en una excelente idea que produce miles de búsquedas cada minuto.

- También odiamos la disciplina porque pensamos que crea ansiedad y descontento en los grupos de trabajo, esto también es un pensamiento totalmente erróneo. Justo son los ambientes disciplinados en donde se trabaja con mayor comodidad y soltura. Los seres humanos somos ‘animales de orden y costumbre’, necesitamos reglas y estructuras para trabajar proyectos individuales y, sobre todo, para coordinar un equipo. Las grandes ideas surgen sólo cuando los ‘pequeños detalles’ (como la cadena de mando y los procedimientos a seguir) están en orden y nos podemos concentrar en el meollo del trabajo.

- Por último, la disciplina nos da flojera. En el mundo empresarial de hoy se premia y alaba a los encargados de las áreas glamorosas, como la estrategia y la planeación. Pero se nos olvida reconocer a los que hacen el trabajo diario: crear el ambiente propicio para que estas áreas puedan funcionar. La disciplina es el aceite que permite que el trabajo del resto de las áreas fluya con normalidad y los que vigilan las normas deberían ser considerados como una pieza tan importante como los vendedores estrella o los mejores estrategas.

- De adentro hacia afuera
Hablar de disciplina es referirse a dos procesos simultáneos que se complementan y retroalimentan. El primero es la autodisciplina, que se refiere al control de nuestras acciones y la capacidad de hacer las cosas que se requieren aunque la tarea sea odiosa. Por ejemplo, corregir por enésima vez una presentación para clientes.

- La autodisciplina es un arma de trabajo ‘de adentro hacia fuera’, que se fortalece con actitudes personales reflejadas en el desempeño. No es una habilidad, debido a que no es innata y a que se adquiere a través de una serie de hábitos que nos ayudan a optimizar el trabajo, ya sea en proyectos personales, en el trabajo en equipo o como líderes en un proyecto.

- En paralelo debe existir una disciplina en los procesos que regulan el trabajo en todas las áreas de la empresa. Este es un sistema de ‘afuera hacia adentro’, que se encarga de establecer las guías y procedimientos necesarios para optimizar y hacer más fluida la operación y la coherencia entre los diversos equipos o áreas de trabajo.

- No puede existir un tipo de disciplina sin la otra, una persona autodisciplinada dentro de un ambiente demasiado laxo nunca dará los resultados esperados. Pero si en la compañía reina un serio compromiso con el orden y los procesos, pero falta gente disciplinada para su ejecución, todo el sistema falla.

- Los efectos de la disciplina si bien no son instantáneos, sí resultan evidentes. Gracias a la férrea implementación y estandarización de procesos en todas las áreas de la empresa (desde los reportes financieros hasta las compras y el manejo de personal), que Robert Herbold implantó en Microsoft, la compañía de software logró aumentar drásticamente la eficiencia de la operación y también sus márgenes: en seis años los gastos se redujeron en $2,700 millones de dólares.

- Sólo con este número, el método de la disciplina está bien probado en las organizaciones. Pero Robert Herbold también lo demuestra en su vida personal. Actualmente, el estadounidense se retiró de Microsoft para fundar Herbold Group, una consultora para altos ejecutivos, con la finalidad de compartirles su aprendizaje para llevar a cabo una estrategia y obtener la mejor rentabilidad de la empresa.

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- En sus tiempos libre, pasea con su esposa Pat, una corredora de bienes raíces, y es un amante de la pesca. Sus tres hijos terminaron sus estudios e ingresaron a la vida laboral.

- Aplicar método y disciplina en el esquema de trabajo, recuerda Herbold, permite que cualquier organización, sin importar su tamaño, se convierta en una empresa ágil y eficiente.

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