¿Cómo hacer más con menos?

Buena pregunta, y más en los tiempos que corren, cuando ningún área se salva y los administradore
Mónica Mistretta con Carlos H. Garza Cejudo

La mayor parte de los empresarios en México están revisando sus gastos con lupa, y no se salvan los relacionados con computo, a pesar de lo prioritario que pudieran ser.

- En el mejor de los casos, aun sin una reducción, el presupuesto inicial en nuevos pesos ya no compra lo mismo. De manera que la gran pregunta es: ¿Cómo hacer más con menos? Varios expertos consultados por EXPANSIÓN coincidieron en que hay muchas formas de salvar el escollo y sacarle mayor jugo a las nuevas inversiones en sistemas, así como aprovechar mejor la infraestructura actual.

- "No hace falta esperar una crisis para hacer más con menos", asegura José Ramón Jiménez, socio-director saliente de la firma Andersen Consulting México. Y agrega: "En informática hay dos formas de hacer las cosas: bien o mal. Para hacerlo bien hay que pagar el precio, pero no siempre es el más caro".

- Qué se puede posponer para tiempos mejores, qué es lógico esperar por parte de los proveedores en esta coyuntura, cuáles deben ser los criterios para la compra más allá del mero precio, y cómo hacer más productiva la base instalada en las empresas, son algunas de las interrogantes a las que se intenta dar respuesta.

- ¿Gastar o no gastar? En los primeros tres meses del año, la mayor parte de las decisiones en informática se pospusieron. "La esperanza de lograr reducir los costos por medio de la disminución de los gastos en informática no va a tener un efecto importante, ya que representan 1 ó 2% de las ventas. Lo que hay que hacer es aprovechar mejor lo que se tiene para mejorar las ventas. Para eso hay que alinear la informática con los objetivos del negocio", asegura Micael Cimet, presidente de EDS de México, firma dedicada a la consultoría y al outsourcing de sistemas.

- Coincidiendo con lo anterior, Gustavo Solís Montes, socio de consultoría en informática de Mancera Ernst & Young, comenta que a los directores de sistemas se les ha visto como "chivos expiatorios", en el sentido de que se les acusa de que los recursos informáticos no se están utilizando en forma alineada a los objetivos de la empresa. "Pero en nueve de cada 10 casos no es posible hacerlo porque el objetivo de la compañía no está definido formalmente. Así que la acusación es injusta. Este es el momento de que los directivos pongan en blanco y negro cuál es su estrategia de negocios. Esto no cuesta dinero y también es reingeniería: alinear la tecnología a los objetivos de la empresa."

- Jiménez, por su parte, señala: "Cuando se producen situaciones de escasez de liquidez, la primera reacción es cortar, mientras que debería ser la selectividad. No se puede dejar de invertir en capacitación; la falta de capacitación del usuario es la principal causa del fracaso de los proyectos. Tampoco deben posponerse los proyectos de infraestructura de la empresa que le permitan ser más directa en su flujo de negocios. La informática hay que verla no como un adorno, sino como una herramienta integrada a la operación de la empresa".

- A su vez, Cimet considera que gracias al énfasis en la reducción de los costos de operación, el "outsourcing está volviendo por sus fueros", ya que elimina los costos fijos de operación y mantenimiento de los sistemas. "Y permite concentrarse en los elementos críticos de la empresa -acota Alfonso Gómez Benet, vicepresidente de EDS de México-. Ofrecemos administrar los costos de manejo de las PC por asiento, incluyendo cableado, respaldos de información, software y s u actualización, etcétera, servicio que se conoce como outsourcing de ambiente de escritorio. Por otro lado, tenemos ejemplos muy exitosos de reingeniería simplemente ayudando a las empresas a aprovechar las redes de PC que ya poseen para que la gente trabaje en equipo."

- Vida nueva al viejo equipo. Esa PC 286 “antigüita”, que quizá el año pasado se había quedado de pieza de museo, ahora retorna valor. Y así como puede utilizarse a modo de terminal "tonta" de un equipo más poderoso, también puede ubicarse como servidor de impresión en una red o como punto de venta. Incluso, resulta útil para procesadores de palabras sencillos.

- Otra opción es actualizar los equipos, por medio del cambio del procesador (CPU), del reemplazo del disco duro por uno de mayor capacidad o mediante software que posibilita mayor utilización de memoria del sistema.

- "Esto va aunado con una reubicación de los equipos. Mientras que las secretarias tienen un equipo 486 poderosísimo, cuando 40% del tiempo están atendiendo llamadas, otras personas pasan 60 o 70% del tiempo arrastrando la tecla de la computadora en equipos viejos porque fueron los primeros a los que se les asignaron. En México todavía hace falta planeación, porque cuando llega un equipo nuevo se le asigna a gente que viene pidiéndolo hace tres meses pero que va a usarlo por primera vez. El equipo se está desperdiciando", opina Jorge Muñoz Paredes, fundador de la consultora Global Information Services.

- Pero si hay algo en lo que todos coinciden es en el aspecto de no soslayar la capacitación. "De la inversión en recursos humanos capacitados voy a obtener mucho más y quizá con menos dinero", afirma Carlos Jasso, ex director de Sistemas del Departamento del Distrito Federal (DDF) y ahora consultor independiente. Y es que, como dicen varios de los entrevistados, es frecuente encontrar que el equipo está subutilizado.

- "Para hacer más con menos la clave es administrar. Sin embargo, uno de los retos de la reducción del tamaño de los equipos (la tendencia hacia redes de PCs) ha sido que se descuidó el aspecto de administración y eso va desde los costos del mantenimiento hasta el control mismo de dónde están las PCs y con qué software. Hoy en día los datos más críticos de las empresas no residen en un equipo central tipo mainframe, sino en PCs. Hay que saber dónde están los datos, cómo se están respaldando, darles consistencia. Estos son tiempos de controlar la base instalada, de aprovecharla", conmina Gómez.

- Aún más, Solís se pronuncia porque los directivos visualicen el dinero dedicado a la informática como una inversión y no como un gasto: "La cultura informática en las organizaciones mexicanas todavía no es de primer mundo".

- ¿Qué esperar del proveedor? No sólo los contratos de arrendamiento de coches o los créditos hipotecarios fueron objeto de renegociación en los primeros meses del año: también los esquemas de cooperación entre proveedores de herramientas de información y clientes.

- Algunas compañías de cómputo ofrecieron tipos de cambio menores a los del mercado, tanto en materia de producto como de servicios, mientras que otras más agresivas comenzaron a manejar listas de precios en nuevos pesos (tal es el caso de Acer). Paralelamente, los proveedores se acercaron con sus clientes más importantes para replantear sus compromisos de mantenimiento, consultoría o desarrollo cotizados en dólares. "La empresa de bases de datos Oracle, por ejemplo, llegó a acuerdos con cada uno de sus clientes, a los que les tomó presupuestos incluso menores a los del año pasado y se compromete a seguirles dando el mismo mantenimiento", comenta Jasso.

- Los directivos de Andersen Consulting afirman que la diferencia de dicha firma respecto de otros competidores "es que nos sentimos socios de nuestros clientes. Y ahora esa filosofía se tiene que aplicar con mayor intensidad. En nuestro caso ha sido muy claro", asegura Juan Carlos Prieto, socio-director entrante de Andersen Consulting. Jiménez agrega: "Hemos absorbido el efecto de la crisis reduciendo nuestros márgenes, pensando que es algo transitorio, al tiempo que hacemos esfuerzos para aumentar la productividad y por mejorar el componente nacional en nuevos pesos por sobre el de moneda extranjera".

- Para el ejecutivo de Mancera-Ernst & Young, el concepto más importante es el de alianzas, "en donde tanto el proveedor como el cliente se comprometan a repartir riesgos y beneficios, a compartir proyectos. Esta es una de las filosofías de nuestra firma: que no nos vean como socios de un proyecto sino como consultores de cabecera. Si le va bien al cliente nos va bien a todos".

- Los entrevistados coinciden en que el nivel de servicio será ahora más determinante que nunca. Si antes era sólo una tendencia, hoy por hoy se convierte en el diferenciador más importante en el mercado de cómputo. Y también será el factor que determine la sobrevivencia de muchos de los actuales proveedores, mientras no se recupere la capacidad adquisitiva de las empresas en materia de compra de equipo. "Tenemos que seguir dando siempre el mismo servicio de calidad porque eso nos distinguirá en el largo plazo. Tenemos que prestar atención a la situación del cliente y ser más conscientes en la identificación de situación que a corto plazo no son tan rentables, porque hay que asegurarles que lo que les vamos a dar será rentable al día siguiente", asegura Prieto.

- En efecto, hay un cambio a gastar menos en hardware y más en servicios, "pero mientras los costos del hardware han ido bajando, los servicios se han cuadriplicado en dólares", aclara Cimet.

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- De aquí que "una propuesta de colaboración en la que el cliente no identifique beneficios tangibles e intangibles no es una buena propuesta. Hay que buscar el beneficio del cliente", asegura Prieto. A su vez, Jiménez advierte que "quien tome decisiones empresariales en el mundo de la informática basado sólo en el precio, está muerto".

- Para concluir, los directores generales y los ejecutivos de primer nivel no sólo deberían estar analizando los presupuestos de informática en el papel, sino buscando medir el rendimiento de las inversiones actuales y por venir. Porque, como bien dice Cimet: "El empresario no puede dejar la informática en manos de computólogos".

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