¿Convenciones coloniales?
Las convenciones que organizan las empresas suelen ser la oportunidad para que un ejecutivo se convierta en el más felicitado o en la persona más impopular en toda la firma, si la opción escogida no fue del agrado de sus compañeros y superiores.
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Cada año, gran número de organizaciones reúnen a sus empleados fuera de las oficinas corporativas. El motivo es exponerles los planes para el futuro inmediato de la compañía, premiar el desempeño de los mejores, y hasta hacer una llamada general de atención.
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Sin embargo, antes del momento en que los principales directivos de la firma son recibidos con aplausos por la concurrencia, median largos preparativos.
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El primer punto que preocupa tanto a los organizadores como a los participantes es la elección del destino. Aquí cabe tanto lo creativo como lo convencional, pues se puede ser muy original o simbólico (realizar la convención en lo alto de una montaña), aunque también hay que pensar en detalles como el transporte, los alimentos, la seguridad, etcétera.
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Sin complicaciones. Por ello, muchos de los organizadores optan por ofrecer destinos que no representen mayores complicaciones.
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Rigoberto Soto, gerente de comercialización de Hoteles Fontan inscritos al Programa de Ciudades Coloniales, de la Secretaría de Turismo , asegura que la mayoría de las convenciones se llevan a cabo en hoteles con calificación de cuatro o más estrellas, donde las comodidades y el servicio profesional son una certeza. Uno de los objetivos de los organizadores de convenciones, explica Soto, es "obtener el máximo estatus, al menor costo posible".
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Así, hay compañías que deciden el lugar con base en el escogido por sus competidores. "Cierta empresa confía escogió el hotel Plaza, de Nueva York, sólo porque su principal competidor había elegido el Waldorf Astoria de la misma ciudad."
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También hay firmas preocupadas por salirse de lo común y, por ejemplo, prefieren celebrar su reunión anual navegando en un crucero por el Caribe.
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Otro aspecto es el tipo de diversiones a las que tendrán acceso los asistentes. Así, la primera noche se puede contratar a un artista más o menos famoso; el de la noche siguiente será un poco más popular, pero nunca tanto como el seleccionado para el del último día.
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"Los ejecutivos que asisten a una convención son mucho más exigentes que el simple turista. Son de personas que han viajado y rechazan ser atendidos por personal que no esté capacitado."
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Detalles como ser despertados a la hora precisa, contar con suficientes toallas, beber un buen café y hacer uso de instalaciones adecuadas, son las exigencias más frecuentes y pueden determinar el que ese hotel reciba de nuevo o no a los ejecutivos de una firma.
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Playas populares. Cancún, Acapulco, Manzanillo y otras playas son los destinos más frecuentes. Muchos hoteles ubicados en esos lugares ofrecen promociones (como la denominada All Inclusive, que incluye todos los servicios del hotel en un solo precio).
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Así, desde las galletas para la hora del café hasta las bebidas y otros servicios pueden entrar en un mismo costo. La intención es que el convencionista no necesite salir de las instalaciones.
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Sin embargo, Soto cree que difícilmente habrá un hotel que sólo viva de las convenciones, a pesar de lo redituables que son, pues no solo incluyen la renta de habitaciones y el consumo de alimentos y bebidas; además está el uso de salones y auditorios. Hay otras actividades (seminarios, cursos de capacitación y conferencias) que también representan una buena fuente de ingresos.
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Si bien menos espectaculares, este tipo de eventos también demandan el uso de las instalaciones, aunque la elección del lugar depende más de la duración de la reunión y la jerarquía de los participantes.
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Así, no se escogen lugares muy alejados de la ciudad sede de la empresa Distrito Federal, Monterrey o Guadalajara , pues se intentan minimizar los gastos (el viaje será en autobús y el evento se llevará a cabo durante un fin de semana). Los hoteles elegidos para estos casos pueden ser los de Cuernavaca, Michoacán, Guanajuato, o cualquiera que no signifique un desplazamiento importante. Los gastos son menores, así como el tiempo cedido por la empresa.
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En estos casos, las playas no son una buena opción, ya que además representan un elemento de distracción para las actividades (en un momento dado, los asistentes pueden sentirse más tentados por la idea de irse a broncear en lugar de asistir a las reuniones previstas).
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Nuevas opciones (que siempre han estado ahí). A pesar de los distintos puntos de vista que pueden privar para la realización de este tipo de eventos, la atracción que naturalmente ejercen los destinos de playa por encima de las ciudades podría, poco a poco, irse diluyendo.
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Desde 1991, la Secretaría de Turismo (Sectur) puso en marcha un plan que promueve a ciertas ciudades del interior de la república como polos de atractivo turístico, aprovechando una característica que muchas de ellas comparten: su pasado colonial.
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Y es que tales poblaciones no sólo ofrecen la posibilidad de visitar sus monumentos arquitectónicos y adentrarse en su riqueza cultural, sino que disponen de la infraestructura necesaria para el desarrollo de convenciones de manera tan exitosa como en las playas.
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De acuerdo con Jaime Katz, coordinador de Promoción y Comercialización del Programa de Ciudades Coloniales de Sectur, llevar a cabo un seminario u organizar una conferencia en una ciudad colonial (y no en una playa) garantiza "un menor factor de distracción para los asistentes y una oportunidad de experimentar algo diferente a lo convencional”.
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Katz explica que el programa que coordina (que ya es una realidad) reúne el esfuerzo de dos terceras partes de los gobernadores del país y más de 150 prestadores de servicios turísticos, así como del gobierno federal.
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Desde su nacimiento, el Programa de Ciudades Coloniales se ha ido enriqueciendo con un mayor número de participantes que, según el funcionario, en la actualidad suman 55 ciudades. En este programa se integran más de 90 hoteles, con categorías que van desde tres estrellas hasta Gran Turismo, establecidos en 21 entidades del país. Y el número de salones disponibles que ofrecen suman 348 unidades, con las más variadas superficies. El estado con mayor número de salones es Michoacán, que cuenta con 49 áreas para convenciones, seguido del Distrito Federal y de Jalisco con 32 y 33, respectivamente.
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Los servicios que se ofrecen a los convencionistas en la mayoría de estos hoteles incluyen: registro de grupos, equipos para audiovisual, traducción simultánea, teléfono, fax, atención médica, taxis y edecanes.
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La superficie de los salones va desde menos de 20 metros cuadrados hasta los que casi cubren 1,000 metros cuadrados. Asimismo, el número de asistentes a los que pueden dar cabida fluctúa entre 15 y 1,600 personas. Algunos auditorios también se pueden utilizar para recepciones, cátedras magistrales o banquetes.
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Así, las opciones para convenciones o congresos son ya muy amplias. Pues aunque el desarrollo tecnológico ya permite realizar conferencias vía satélite (que evitan la molestia del transporte), muchas empresas seguirán enfrentándose cada año a la necesidad de escoger un lugar para sus reuniones corporativas.
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Y si bien ciertas organizaciones seguirán inclinándose por lo tradicional, sin preocuparse demasiado por el costo de ellas, para otras la crisis les obligará a buscar nuevas posibilidades, que no signifiquen abandonar el objetivo de obtener ”el máximo estatus, al menor precio”.