¿Gastos extra?

Las continuas salidas hacia otras ciudades o países por parte de ciertos ejecutivos se tornan inevi
Yolanda Ruiz Ruiz

Si se trata de dar ejemplos sobre grandes compañías que observan atentamente cada uno de sus principales gastos con el fin de economizar en pro de la salud financiera, la lista es sin duda larga. Privadas o públicas, medianas o grandes, la mayoría de las empresas cada vez tiene más en consideración las políticas de ahorro en cualquiera de sus divisiones.

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En la actual transición de la economía mexicana hacia los mercados internacionales, los empresarios no pueden darse el lujo de escatimar cuando se trata de hacer negocios en el extranjero; en esta tesitura, algunas empresas ya se preguntan: ¿por qué no aprovechar las ventajas de ciertos productos que existen en el mercado, los cuales permiten ahorros en el rubro de viajes de negocios?

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Los asiduos de aeropuertos y hoteles internacionales dejan atrás, cada vez con más frecuencia, la imagen del empleado sujetando su bolsa con dólares para cubrir todos sus gastos. Ahora, los ejecutivos –viajeros o huéspedes frecuentes, como son identificados respectivamente por aerolíneas y hoteles– optan por desplazarse con las ventajas prometidas por firmas de sistemas de pago con tarjeta como American Express, Visa, Mastercard y algunas agencias de viajes.

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Según expertos consultados, hoy las compañías mexicanas ciertamente están más preocupadas por sus ahorros y procesos de producción y calidad que por su política de viajes (aunque es el tercer rubro a tener en cuenta en algunas de las principales empresas del país).

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Las compañías de pago con tarjeta arriba citadas aseguran que 17% de los ejecutivos mexicanos trabaja con regularidad fuera de la ciudad donde reside. Por lo tanto, saber invertir en esta partida significa obtener beneficios que posibilitan invertir en otras áreas.

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Si alguien duda de la importancia de la asignación para viajes corporativos, basta comprobar que, según datos del Banco de México, en 1994 cruzaron la frontera mexicana 654,500 viajeros de negocios. Más que en 1995, cuando lo hicieron 652,600. La Encuesta Nacional de Turismo en Hogares de INEGI-Sectur también tiene contabilizadas a las personas que con finalidad negociadora se trasladaron en 1995 dentro del territorio nacional: 2’061,214. Una cifra nada despreciable.

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QUIÉN VIAJA Y PARA QUÉ
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American Express lleva años indagando sobre el desplazamiento que efectúan los hombres de negocios. Supo ver los beneficios que le acarrearía ofrecer una política planificada de viajes, con las consecuentes ventajas que esto le significa a las empresas mexicanas. Expertos de la firma se abocaron a estudiar a 1,000 compañías y concluyeron que el control de gastos de viajes y representación y la negociación de tarifas corporativas eran, en todas ellas, casi nulos.

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Esto la llevó a diseñar un sistema conocido como Corporate Services, de reciente implantación en México. Lo más novedoso en él es su servicio de asesoría que se encarga de establecer una política de viajes personalizada, que especifica cuáles son los ahorros posibles y cómo evitar las fugas administrativas provenientes del abuso en el gasto de los viajeros; sugiere, pues, un método de pago eficiente y seguro tanto para la administración interna como para el viajero.

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Con este servicio queda registrado, según la firma citada, cuánto, cómo y dónde se invirtió el dinero destinado por la compañía cliente para determinada convención o viaje de negocios. La directora de Corporate Services, Beatriz García Figueroa, asegura que algunos clientes han logrado disminuir los costos de viajes, incluso, a 30% –aunque la media se encuentra entre 15 y 25%–.

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Hasta el momento 500 empresas mexicanas han optado por American Express; de ellas, 100 son de gran envergadura. García Figueroa aclara no obstante que su intención no es dirigirse a una élite, sino que buscan de igual modo a las medianas empresas, mercado que podría significar un interesante ingreso a la firma tarjetera.

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Corporate Services está basado en la utilización de una tarjeta empresarial, Corporate Card, y un sistema corporativo de viajes. De este modo, los tarjeta habientes disponen de liquidez y eliminan los anticipos de la empresa hasta en 80%. Además, American Express asegura que los reportes facilitados a sus clientes les permiten una mejor administración económica y la posibilidad de corregir gastos no beneficiosos. García Figueroa hace hincapié en la importancia de conocer en qué está gastando cada uno de los empleados y comparar el presupuesto por divisiones, departamentos, áreas.

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Estados Unidos y el resto de los países desarrollados son el modelo que American Express ha tomado para ofrecer el servicio a las empresas mexicanas. “Aunque México es el país latinoamericano más avanzado en política de viajes, no tiene aún los hábitos ni el conocimiento de países más experimentados”, aclara la directora de Corporate Services.

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Pero como sucede con regularidad en el mundo de los servicios, una moneda tiene dos caras distintas. En este caso el contraste lo otorgan, por uno y otro lado, Kodak y Telmex. La firma fotográfica revela que todavía no cuenta con suficientes datos que le permitan asegurar que Corporate Services sea el hada madrina que ha convertido sus viajes de negocios en la ahorrativa gallina de los huevos de oro.

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Jacqueline Corral, ejecutiva del departamento de Imagen y Comunicación de Kodak, hace notar que los factores internos específicos de su empresa son los que en gran medida determinan los ahorros cuando se habla de viajes corporativos.

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En cambio, el subdirector de Información de Teléfonos de México, Andrés Ortiz Lavín, sí se atreve a asegurar que “el convenio exclusivo con American Express desde noviembre de 1994 ha reportado un ahorro significativo –no menciona el porcentaje específico– en la partida de viajes, gracias al control sobre los abusos en los gastos”.

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Un tercer caso, diferente a los dos anteriores, es Petróleos Mexicanos (Pemex). La subgerencia de Información de la paraestatal no tuvo reparos en afirmar a este medio que sus ejecutivos y empleados “apenas viajan”. De hecho, la fuente sólo recordó “un viaje a Houston, hace años, para un congreso internacional”. Según la misma, en las delegaciones petroleras de las ciudades más importantes de -México también evitan los viajes constantes de sus ejecutivos.

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En pocas palabras: con el pretexto de que no es necesario, Pemex admite no tener una política de viajes. La pregunta es si no sería más conveniente aplicar una política así en una empresa que es por excelencia exporta-dora y que, además, maneja dinero público.

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Por su parte, Mastercard y Visa, a través de los bancos, tienen productos financieros similares al de su competidor, orientados a los ejecutivos que viajan constantemente. La tarjeta corporativa de Visa puede utilizarse en más de 20,000 bancos distribuidos por el mundo y es aceptada en alrededor de 13 millones de comercios del globo. Además, dispone de 320,000 cajeros automáticos en 108 países.

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Domingo Guerra, de la división de Mercadotecnia de Visa, dice que su sistema de información empresarial tiene la ventaja de otorgar a las empresas la oportunidad de utilizar un -software, que permite tener un mayor control de los gastos que realizan los empleados al viajar.

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LOS PEROS
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Nada es perfecto. No obstante las evidentes bondades de estas compañías, sus sistemas se dan de bruces con los altos intereses por saldos insolutos que exigen a sus clientes. Visa, Mastercard y American Express se cubren las espaldas cobrando entre 6 y 10% de comisión por demora en el pago.

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Las comisiones de las dos primeras dependen del banco que haga de intermediario. En el caso de American Express, si entre 21 y 46 días después del uso del dinero no se paga, las empresas se hacen acreedoras de una multa de 4%, a la que se suma otro 4% por cada día de retraso. Según García- Figueroa, “ésta es una forma de crear hábitos de responsabilidad en los empresarios mexicanos y los directivos que viajan”. Por lo visto, la letra con sangre entra.

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Por su parte, las agencias de viajes mexicanas han desarrollado productos específicos para convenciones en determinados destinos, sobre todo en Estados Unidos y Centroamérica. Sus principales ventajas se orientan a ofrecer precios reducidos en la compra de boletos, reservaciones en hoteles y actividades de recreo para los viajeros de negocios. Siempre el ofrecimiento está de acuerdo con la demanda.

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Cecilia Rubio, de Ofertas Turísticas, resalta que su diferencia competitiva con otras compañías especializadas en este rubro reside en la infraestructura: “No podemos enfrentarnos ventajosamente con empresas –dice en clara referencia a las “tarjeteras”– que tienen unas 20 sucursales y son minoristas y mayoristas al mismo tiempo”.

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Finalmente, el gerente de Ventas del club Med, Gustavo Cantud, cuya empresa organiza convenciones para grandes firmas (entre ellas Bayer, Canon, Apple...), asegura que “la especialización es la única razón para no desarrollar servicios corporativos generales... Cada uno escoge el trozo del pastel que más le gusta y mejor se puede comer”.

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Nunca está de más apelar a sugerencias que, en caso de estar o no suscritos a un sistema como los reseñados, siempre servirán para no irse de las manos con los viáticos. Las más mentadas por expertos son tres, sencillas por cierto: buscar aeropuertos alternos a los más comunes, donde las tarifas son menores; hospedarse en hoteles con especial atención al viajero de negocios y, desde luego, preferir los transportes de hotel y el aeropuerto, que son más baratos que los taxis.

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