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¿La empresa debería hacer que los empleados se tomen un descanso?
Knowledge@Wharton

Es la hora de salida y conoces la rutina de memoria. Tomas tu abrigo y te pones tu Bluetooth en la oreja para hacer una rápida llamada a un cliente durante tu viaje a casa. Te detienes en la tienda de abarrotes y, mientras esperas en la fila para pagar, sacas tu BlackBerry para responder algunos correos electrónicos. Llegas a tu casa, te sientas a cenar y haces un esfuerzo por ignorar la luz roja de tu teléfono inteligente. Termina la cena: es hora de revisar nuevamente el correo, lavar los platos, y de sentarte en el sofá frente al televisor con la computadora en tus piernas, por supuesto. Unos pocos correos más y es hora de ir a la cama. En pocas horas te despertarás y todo empezará nuevamente.

Bienvenido al nuevo mundo del trabajo, donde las 5:30 pm están lejos de ser el fin del día. Es un mundo donde los teléfonos inteligentes y las computadoras portátiles -dispositivos que, sin duda, nos permiten trabajar más rápidamente, de manera más eficiente y con mayor flexibilidad- se han convertido en conexiones intravenosas de 24 horas, siete días a la semana, con nuestros empleos. No sólo tenemos dificultad para mantener los límites personales con el trabajo porque nuestras vidas y nuestros empleos están tan interconectados con la tecnología, sino que también sentimos una presión intensa de parte de nuestras organizaciones para estar "siempre disponibles" y ser inmediatamente receptivos a las llamadas y correos fuera del horario normal de trabajo.

Sin embargo, algunos empleadores tratan de generar un cambio en este sentido. Empresas como Atos, el gigante  francés de servicios de tecnología de la información, o Deutsche Telekom y Google recientemente han adoptado medidas que obligan a los empleados a mantener un mejor equilibrio entre el trabajo y su vida personal, con descansos planificados de internet y de la conectividad constante. Apenas el mes pasado, Volkswagen, la mayor automotriz de Europa, prometió desactivar los mails de las BlackBerry de su personal de Alemania fuera del horario de oficina. En una apuesta por combatir el desgaste de los empleados, el personal de Volkswagen estará limitado a recibir correos en sus dispositivos desde media hora antes del inicio de su trabajo y hasta media hora después de su horario de salida. Sus teléfonos estarán en modo ‘bloqueado' durante el resto del tiempo.

"Los empleadores están reconociendo que es útil que sus empleados tengan límites", dice Stewart Friedman, profesor de Metodología de Gestión de Wharton. "Los retos de distracción en el mundo digital son innumerables... el tema principal es la atención. En esta era digital, comenzamos el proceso de aprender cómo crear límites útiles que nos permitan prestar atención a las cosas que importan, cuando realmente importan".

Hay pruebas que sugieren que los periodos regulares de descanso durante el trabajo conducen a una mayor productividad.

"Las empresas crean medidas que pueden ser más simbólicas que prácticas", señala Friedman. "Estas medidas brindan señales importantes de lo que la empresa defiende, pero, a menudo, no funcionan como soluciones viables. Las organizaciones y las escuelas necesitan ayudar a las personas a aprender cómo administrar esos límites (entre el trabajo y el hogar) ellos mismos, y capacitar a la gente para detener el diluvio de información que amenaza con ahogarnos. No es fácil, y se necesita esfuerzo y dedicación para lograrlo". 

¿La culpa es de la BlackBerry?

En la era anterior a la era digital, los empleados generalmente no se llevaban el trabajo a su casa, con la única excepción de alguna asignación urgente. Pero los tiempos han cambiado. Según una encuesta reciente realizada por Neverfail, una empresa de software especializada en protección de datos, 83% de los trabajadores profesionales dicen que revisan su correo electrónico después de salir de su trabajo. Dos tercios dicen haber llevado a sus vacaciones un dispositivo relacionado con su trabajo, como un teléfono inteligente o una computadora portátil. Más de 50% reporta que ha enviado correos durante una comida con amigos o con su familia. (Un aspecto alentador en esta encuesta: la cantidad de usuarios que admite haber mandado correos electrónicos durante un momento romántico se ha reducido de un 11% en 2009 a apenas un 2% en 2011.)

Otro estudio dado a conocer por los investigadores de la Escuela de Negocios Booth de la Universidad de Chicago, halló que la mayoría de las personas consideran que Facebook, Twitter y el correo electrónico son más difíciles de resistir que el cigarro y el alcohol. En el estudio, 205 adultos usaron dispositivos que registraron un total de 7,827 reportes sobre sus deseos cotidianos. Los deseos más fuertes fueron dormir y sexo, pero los más difíciles de resistir fueron el deseo de trabajar y los medios digitales.

"A veces hablamos como si fuera la tecnología la que nos hace ser así. Pero el problema es más profundo", dice Carolyn Marvin, profesora de la Escuela de Comunicación de la Universidad de  Pensilvania, investigadora del impacto social de las tecnologías de la comunicación. "La tecnología es sólo una manera muy eficiente de implementar una visión que ya tenemos de nosotros." 

Nuestra adicción a los dispositivos digitales tiene más que ver con una necesidad subyacente de sentirnos deseados e importantes. "Para ser un miembro exitoso de la sociedad de clase media, hay que demostrar nuestra dedicación al trabajo profesional y que estamos disponibles en todo momento del día", señala Marvin.

Y sin embargo, esta dedicación al trabajo no se traduce en un incremento de la productividad. Un estudio realizado en 2009 por un grupo de investigadores de la Universidad de Stanford halló que las personas que están constantemente acosadas por distintos tipos de información electrónica no prestan atención y no cambian de una tarea a la otra, a diferencia de aquellos que prefieren completar una tarea a la vez.

"Hay muchas tareas importantes que requieren mucho enfoque, tales como la toma de decisiones o escribir algo", dice Nancy Rothbard, profesora de Gestión de Wharton. "Estas actividades se tornan difíciles cuando se escucha constantemente el ding de los dispositivos electrónicos".

Un descanso

Nuestra capacidad para concentrarnos no es lo único que se ve afectado con nuestro uso de dispositivos digitales a toda hora. Hay numerosos estudios que demuestran que es importante para la salud de los empleados la distancia psicológica con el trabajo durante los periodos fuera de él.

"La capacidad para desconectarse del trabajo tiene grandes beneficios para su salud y su productividad", dice Jennifer Sabatini Fraone, subdirectora del Boston College Center for Work & Family. "Lo más grave no son los emails y llamadas fuera del horario de oficina, sino si tienes el control de tu tiempo o no".

Sabatini Fraone trabaja con empresas de alto nivel en iniciativas de salud y bienestar para los empleados. "En la economía del conocimiento, las empresas reconocen que los empleados son su recurso más importante", señala. "Si el personal está agotado y a punto de colapsar, no está aportando lo mejor de sí en su trabajo cotidiano. Esto tiene un gran efecto en su creatividad, en su energía, en su productividad y en su habilidad para innovar".

En un esfuerzo en este sentido, muchas empresas han instituido políticas relacionadas con el tipo de comunicación que los empleados pueden usar durante sus horas fuera de la oficina. Algunas hasta obligan a su personal a tomar descansos regulares durante el horario de trabajo. El año pasado, la dirección de Deutsche Telekom, por ejemplo, aseguró que no esperaba que los trabajadores leyeran su correo electrónico luego del horario de oficina en ciertos momentos de la semana. Mientras tanto Google, en una apuesta por crear "la fuerza de trabajo más saludable y sana del planeta", lanzó un programa enfocado en el bienestar de los empleados, el cual incluye la instalación de espacios de ‘recarga' -sillones de relajación- dentro de sus oficinas para tomar descansos de 20 a 30 minutos.

Incluso algunos países están empezando a sumarse a esta tendencia: hace unos meses, Brasil presentó un proyecto de ley por la cual se exige a las empresas pagar horas extras a los trabajadores que hacen o reciben llamadas telefónicas o mails fuera del horario de oficina. La legislación califica los correos enviados a los empleados por sus empleadores como "órdenes directas". Las personas que responden a estas órdenes fuera del horario regular de trabajo tiene, por lo tanto, derecho al pago de horas extras.

La ley, aprobada por la presidenta Dilma Rousseff en diciembre, ya está generando reacciones negativas desde el sector empresarial. "Aquí en Brasil hay una ley para todo, pero el problema es cómo se regulan estas leyes", señaló Claudia Sakuraba, propietaria de Carnaval Store, una tienda de disfraces en São Paulo, en entrevista al Financial Times recientemente. "¿Qué pasa cuándo envías un correo electrónico y, debido a los problemas con los proveedores de servicios de internet en Brasil, no llega inmediatamente? ¿O cuando mandas un mensaje de texto y, por alguna razón, no llega hasta la tarde? No está tan claro cómo va a funcionar esto".

Las recetas universales generalmente son bien intencionadas, pero a menudo no resultan ser muy prácticas, según Friedman, de Wharton. "Lo más útil es un enfoque adaptado a distintas realidades", dice. "Por ejemplo, algunas empresas tienen reglas que evitan el uso del correo electrónico durante las vacaciones de un empleado. Estas empresas están tratando de hacer las cosas bien. Pero para muchos empleados, el no poder revisar su correo durante las vacaciones resulta más estresante porque saben que a la vuelta se encontrarán con una bandeja de entrada repleta de pendientes. Para algunos, es mejor tomarse una hora por día durante las vacaciones para conectarse con la oficina antes de ir a la playa o a una caminata con su familia. La flexibilidad es el elemento esencial. Pero debe estar definida y orientada en función del empleado". 

Un estudio realizado por la profesora Leslie Perlow, de la Escuela de Negocios de Harvard, cuestiona la idea de que los empleados necesitan estar siempre disponibles para hacer un buen trabajo. Los hallazgos de Perlow, señalados en un artículo reciente de Harvard Business Review, se basan en su trabajo con los equipos de asesores del Boston Consulting Group (BCG) -una empresa conocida por su fuerza de trabajo ambiciosa, de gran emprendimiento y enfocada en su profesión-. En un experimento con un equipo que trabajaba en un proyecto para un nuevo cliente, Perlow les pidió a todos que se tomaran un día entero libre por semana. En un segundo experimento con un equipo que trabajaba en un proyecto de reestructuración después de una fusión, Perlow obligó a cada asesor a planificar una tarde/noche libre por semana, durante la cual el empleado no podía trabajar después de las 6 pm y ni siquiera revisar su correo.

Encontró que los participantes que tenían descansos regulares reportaron una mayor satisfacción con sus empleos, una probabilidad más alta de imaginar una carrera de muchos años dentro de la empresa y un mejor balance vida/trabajo en relación con los empleados que no participaron en los experimentos. También el trabajo de los participantes mejoró. Los experimentos arrojaron como resultado una comunicación más abierta entre los miembros del equipo, la cual repercutió en mayor eficiencia a la hora de realizar proyectos. Además, Perlow  halló que este tipo de iniciativas contribuyó a que los empleados aprendieran más al obligar a los miembros del equipo a entender más profundamente la labor de cada uno.

"Cuando puedes llamar o enviar un correo al experto en cualquier momento, en cualquier lugar, las personas no aprenden", dice Rothbard de Wharton, a cargo de la revisión de Durmiendo con tu smartphone: cómo terminar con el hábito 24/7 y cambiar tu manera de trabajar, el próximo libro de Perlow sobre este tema.

Al tomarnos tiempo libre de nuestro trabajo y al alejarnos de los dispositivos digitales mejoramos nuestra salud, nuestro nivel de felicidad y nuestra productividad. Pero ¿quién es responsable de garantizar que tengamos este tiempo libre?

En la era de las oficinas virtuales y borrosos límites entre el trabajo y el hogar, Craig Chappelow, gerente global de portafolio  del Center for Creative Leadership, una consultora con sede en Greensboro, Carolina del Norte, dice que es responsabilidad de los líderes individuales "moldear el tipo de conductas que esperan ver reflejada hacia abajo dentro de la organización".

"Es el jefe quien debería decir: ‘Es mejor para nosotros si no trabajamos todo el fin de semana'. Las empresas deberían decir: ‘Si le damos a nuestra gente su fin de semana, tendremos su semana laboral para nosotros'", comenta. "Parte de la solución es pensar cómo enfocas tu trabajo, y cómo enfocas la integración de tu familia.

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Las empresas deberían tener normas básicas, sugiere Chappelow. Ciertamente, una cantidad creciente de empresas están revisando sus políticas sobre cómo los trabajadores administran su correo electrónico, entre ellas, a cuántos empleados se les permite estar copiados en un mensaje y cuántas veces puede enviarse y reenviarse el mismo correo. Algunas empresas también están monitoreando el uso de teléfonos inteligentes por parte de sus empleados fuera del horario de trabajo. 

"Es un hecho que la vida personal y el trabajo están sumamente ligados y por lo tanto tenemos que pensar cómo ambos aspectos pueden convivir de manera tal que no nos sintamos estresados", señala Chappelow. "La gente tendrá que aprender nuevas conductas adaptables para este tipo de tecnología, y así evitar el agotamiento".

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