Haz que tu empresa sobreviva al cambio

Si modificas un proceso, la inclusión y los líderes carismáticos te ayudarán a preparar a tu equipo.

Prepara a tu empresa para cambiar

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Muchas de las gestiones de cambio pueden tomar años, por ello es importante definir los objetivos desde el principio. (Foto: Thinkstock)
equipo directivo  (Foto: Thinkstock)

Las empresas que sobreviven a lo largo de los años no son las más fuertes ni las más feroces, sino las que mejor se adaptan al cambio, dice Martín Folino, socio director de Talento y Organización de la consultora Accenture México. Sin embargo, en la práctica, el ser humano manifiesta una natural resistencia al cambio.

Entre las principales causas por las cuales fracasa un cambio en las empresas están: la escasa percepción de la necesidad de cambio, la falta de capacidad y de experiencia en procesos de gestión del cambio, escaso apoyo de los directivos y conflictos internos.

Cuando el cambio dentro de una empresa no es sólo necesario sino inminente, lo peor que los directivos y colaboradores pueden hacer es resistirse a él.  Pero también es un error forzarlo o imponerlo, como si se tratara de sólo dar vuelta a la página.

La revista Expansión de diciembre 2012 te da cinco pasos que puedes seguir para planear y hacer un cambio dentro de la empresa y garantizar que tu equipo te acompañe. Conócelos a continuación.

1. Entiende lo que quieres lograr

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Antes de iniciar cualquier cambio, es importante plantear dos preguntas: ¿qué buscas? y ¿cuáles son los pasos intermedios para llegar ahí?

Por ejemplo, si el objetivo es cambiar el nicho de mercado para duplicar las ventas en los próximos tres años, la meta central es: duplicar ventas en tres años.

¿Qué haces para llegar ahí? Después de identificar el objetivo principal del cambio podrás centrarte en los elementos secundarios, como transmitir el objetivo al equipo, adaptar la mercadotecnia, renovar la imagen del producto, redefinir el precio.

Una lista de objetivos no es una de buenos deseos. Las metas deben ser claras, medibles y alcanzables. Para que no te sorprenda un resultado poco exitoso, los especialistas recomiendan medir en un calendario los avances de las pequeñas metas que te acercan cada vez más al objetivo final.

Otra forma de organizar el cambio es 'la ruta de los hitos'. Ésta establece que una etapa conduce a la siguiente en una cadena de éxito.

"Cuando llegamos a un hito es momento de involucrar a ciertas personas y realizar otros procesos. Así avanzamos", dice Martín Folino, socio director de Talento y Organización de la consultora Accenture México.

2. Designa un equipo de transición

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Entre líderes y empleados debe haber la sensación de que trabajan juntos hacia un objetivo común.  (Foto: Getty Images)
equipo  (Foto: Getty, )

Es conveniente crear un comité de transición. Puede ser general o departamental, dependerá del tamaño de la organización y del tipo de cambio que intentas implementar.

Este equipo asegura que el cambio sea bien aceptado e implementado en las diferentes áreas de la empresa.

Además, este grupo de personas se encargará de transmitir la información de los nuevos objetivos y los métodos de trabajo planeados para llegar a ellos.

El encargado departamental permite que los empleados tengan a un líder cercano, pues es alguien de su misma área, que podría aclarar las dudas más inmediatas.

También será el responsable de informar al consejo o a la dirección general las dudas o inquietudes de los subalternos. Así se convierte en puente de comunicación, horizontal y vertical.

3. Combate las resistencias al cambio

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El cambio genera una resistencia natural, pues obliga tanto a organizaciones como individuos a abandonar su zona de confort. Por ello, es importante identificar qué se opone para hacer los ajustes necesarios. (Foto: Getty Images)
cambio  El cambio genera una resistencia natural, pues obliga tanto a organizaciones como individuos a abandonar su zona de confort. Por ello, es importante identificar qué se opone para hacer los ajustes necesarios. /  (Foto: Getty, )

Eliminar la resistencia al cambio debe ser uno de los principales objetivos de los encargados de dirigir la transición.

"Primero hay que hacer un análisis de riesgos sobre qué tipo de resistencias se pueden encontrar y así determinar de antemano cuáles son las estrategias que pueden mitigarlas", explica Martín Folino, socio director de Talento y Organización de la consultora Accenture México.

Las principales armas para combatir la resistencia son la comunicación y la integración entre colaboradores. Todos los rangos de la empresa deben estar informados e involucrados con el cambio, aun en el área directiva.

Mientras los empleados noten que los de arriba los mantienen informados se sentirán incluidos en los planes futuros de la organización y, además, necesarios y valiosos.

"El poder ya no está en tener la información, sino compartirla", dice Folino.

Reforzar las imágenes institucionales para respaldar un mensaje también ayuda. "Puedes afianzarlo en pósters con frases cortas o en intranet", dice Katia Villafuerte, especialista en psicología organizacional del Tecnológico de Monterrey, campus Santa Fe.

4. Apóyate en los líderes

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Los académicos coinciden en que un líder es un ejemplo de acción. (Foto: Archivo)
guia lider  (Foto: Archivo)

La principal vía de comunicación es en cascada, desde la cabeza de la empresa hasta cada uno de los puestos.

Sin embargo, aunque las principales fuentes en la comunicación vertical son los directivos, la organización también puede apoyarse en líderes informales. Son personas que tienen la confianza de otros colaboradores, más allá de su puesto.

"Una buena estrategia es elegir y trabajar con los líderes carismáticos que jalan a la gente", dice Katia Villafuerte, especialista en psicología organizacional del Tecnológico de Monterrey, campus Santa Fe.

"Quizá no tengan una posición jerárquica de liderazgo, pero por competencias, por características de personalidad, se le da que la gente lo siga. Identificas a estos líderes no declarados y también los alineas con tu estrategia", agrega.

"Los conviertes en tus aliados para que aterricen el cambio", subraya.

5. Mide y evalúa el progreso

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La administración del cambio debe volverse parte de la cultura de la empresa y no sólo ser vista como un periodo con principio y fin. (Foto: Getty Images)
evaluar  La administración del cambio debe volverse parte de la cultura de la empresa y no sólo ser vista como un periodo con principio y fin. /  (Foto: Getty, )

En cualquier gestión de cambio, es importante estandarizar procesos para poderlos medir y mejorar.

Ésta puede ser una de las partes más desgastantes para la empresa y sus líderes porque la etapa de monitoreo es larga y continua. Por eso, ayuda buscar apoyo en externos, quienes además pueden sumar las experiencias de otros proyectos.

Las mediciones deben ser metodológicas y objetivas. Es bueno establecer plazos para la evaluación y retroalimentación sobre el cambio. Esto permite hacer ajustes y mejoras.

La consultora Accenture aplica el Modelo 80/20 en administración del cambio. Éste indica que después de realizar 80% del esfuerzo asociado al proceso de cambio, el equipo obtiene 20% de los beneficios esperados.

El 80% restante sólo lo obtiene al gestionar los aspectos específicos relacionados directamente con los empleados.