Que tu mail no controle tu vida

Revisar los correos electrónicos puede robarte hasta una cuarta parte de la jornada laboral; cambiar de estrategia puede ayudarte a ser más productivo y creativo en la oficina.
Mail  (Foto: Getty)
The Economist Intelligence Unit

El mayor problema en el mundo de los negocios es que existen demasiadas distracciones e interrupciones y en conjunto demasiado ajetreo que reduce el tiempo productivo en la oficina.

Un estudio realizado en 2012 por el Instituto Global McKinsey, sugiere que los culpables son los correos electrónicos. Los responsables del estudio encontraron que los empleados de oficina altamente calificados pasan más de una cuarta parte de cada día de la jornada laboral escribiendo y respondiendo mails.

El recurso más importante de la gente creativa es su tiempo, especialmente aquellos largos y prolongados espacios de tiempo, sin interrupción alguna, y sus mayores enemigos son quienes tratan de restarles tiempo con correos electrónicos o reuniones, dice un artículo de The Economist Intelligence Unit.

Es por ello que es necesario cambiar de estrategia, ya no tomar el toro por los cuernos, sino tomarse las cosas con calma, según el texto publicado en la revista Expansión del 11 de octubre de 2013.

Todo este ajetreo está produciendo una epidemia de exceso de trabajo, particularmente en Estados Unidos. Los estadounidenses trabajan alrededor de ocho horas y media más a la semana que en 1979.

Adictos al e-mail

En 2012, una encuesta realizada por los Centros para el Control y Prevención de Enfermedades calculó que casi un tercio de los adultos que trabajan duermen seis horas o menos por noche.

Otra encuesta realizada en 2012 por Good Technology, un proveedor de sistemas móviles seguros para las empresas, encontró que más de 80% de los encuestados continúa trabajando después de salir de la oficina, 69% no puede irse a la cama sin revisar su bandeja de entrada y 38% revisa habitualmente sus correos electrónicos de trabajo a la hora de la cena.

Esta actividad dificulta concentrarse en el trabajo real, asegura Teresa Amabile, profesora de Administración de Negocios en la unidad de Gestión Empresarial de Harvard Business School, quien realiza un estudio sobre el trabajo y la creatividad.

Amabile reporta que, por lo general, los trabajadores son más creativos en días de poca presión, en contraste a cuando encaran una enorme cantidad de demandas impredecibles.

En 2012, Gloria Mark, de la Universidad de California, y dos colegas privaron de sus correos electrónicos a 13 personas del sector de tecnología de la información durante cinco días y los estudiaron de forma intensiva. Encontraron que sin los mails las personas se concentraron en las tareas durante más tiempo y con menos estrés.

Tomarse las cosas con calma

Los beneficiarios más obvios de tomarse las cosas con calma serían los trabajadores creativos, la misma gente que se supone debe estar en el núcleo de la economía moderna

En Reino Unido hay una distinguida historia de pensamiento de liderazgo en la tradición de tomarse las cosas con calma. Lord Melbourne, el primer ministro favorito de la reina Victoria, ensalzó las virtudes de la 'inactividad magistral'. Por otro lado, su homólogo Herbert Asquith abrazó una política de 'esperar a ver qué pasa' cuando ocupó el cargo.

Ronald Reagan también creía en no exagerar las cosas: "Es cierto que el trabajo duro nunca mató a nadie -dijo-, pero ¿para qué correr el riesgo?". Esta tradición ha quedado sepultada en un marasmo de reuniones y mensajes. Tenemos que revivirla antes de que recarguemos nuestra agenda hasta la muerte.

Incluso los gerentes podrían beneficiarse de este nuevo sistema. Los de mayor rango harían bien en pensar en la estrategia en lugar de concentrarse en las operaciones, o reflexionar si la empresa está haciendo lo correcto en lugar de aferrarse a sus planes.

Menos es más, más o menos

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Los gerentes harían bien en seguir este consejo. En 'Do Nothing' (No hagas nada), uno de los pocos libros de negocios que abordan el problema de la gestión excesiva, Keith Murnighan, de la Kellogg School of Management, afirma que los mejores administradores centran su atención en establecer las reglas correctas -esto es, en contratar a las personas adecuadas y establecer los incentivos adecuados- y, finalmente, quitarse del medio.

Sin duda, es recomendable hacer mucho menos, desde racionar los correos electrónicos hasta reducir el número de reuniones y deshacerse de algunos jefes excesivamente celosos de su deber. Entrometerse demasiado produce resultados negativos desde hace tiempo. Es hora de probar la estrategia más radical de tomarse las cosas con calma.

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