Mitos y realidades de un ERP

Cerca de 75% de las empresas reconoce trabajar para su sistema de administración y no al revés. Deje de ver a estos sistemas como una varita mágica que arreglará sus problemas y sáqueles provecho.
erichneumann  (Foto: Mondaphoto)
Erich Neumann
CIUDAD DE MÉXICO (Manufactura) -

Muchos son los mitos que se generan alrededor de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Sin embargo, lo que sí es cierto es que pueden contribuir a que los responsables dentro de las empresas tomen la mejor decisión para beneficios del negocio. Se ha hablado mucho acerca de los sistemas de gestión empresariales o ERP's y se piensa que representan una varita mágica que va a solucionar los problemas del negocio, pero no es así. Este tipo de sistemas no son más que una herramienta para administrar y controlar nuestro negocio, y no pocas veces, en lugar de ayudar, entorpecen el flujo normal del mismo.

Hemos hecho encuestas para preguntar a los responsables dentro de las empresas si el sistema trabaja para el negocio o éste trabaja para el sistema. Cerca de 75% de los encuestados nos ha respondido que la empresa trabaja para el sistema.

La razón de este fenómeno es muy sencilla: hay sistemas que se han desarrollado para poder dar solución a todos los diferentes tipos de industria, desde comercializadoras y manufactureras hasta bancos y compañías de retail, lo cual los hace muy flexibles, pero a la vez muy complicados en su operación.

Otra cosa importante es que hay diferentes tamaños de sistemas para diferentes tamaños de organizaciones, ya que un sistema grande tiene muchos pasos para realizar un proceso, toda vez que hay más personas involucradas en cada uno de éstos, por lo tanto hay que elegir uno que en su filosofía operativa se acerque a la forma que se desarrolla el negocio y definir cuidadosamente las expectativas y alcances para adoptar estas tecnologías de la información (TI).

Podemos decir que un ERP es un sistema en el que se registran en su totalidad las operaciones de la empresa de todas las áreas y que contiene la inteligencia del negocio, esto es, administra las reglas operativas y políticas, impidiendo que alguien en la organización por cualquier razón pretenda saltárselas. En esencia, se trata de que el sistema maneje el negocio y las personas sean las que operen el sistema.

También es una herramienta para tener información estratégica en línea y confiable para la toma de decisiones del negocio y una ayuda a todos los departamentos de la organización para la gestión de sus actividades.

Un erp debe de ser capaz de ofrecer más agilidad en la obtención de información y estar orientado a los tres elementos básicos que cualquier empresa debe de tener: control operativo, confiabilidad de información, oportunidad de información.

Por último, un erp nos ayuda a orquestar a la organización para la sincronización de actividades a través del flujo de información operativa, enfocada a los logros de las metas de la compañía; es una herramienta de empresa no departamental.

Pero un erp no es un sistema que saque información correcta con datos erróneos. Muchas veces se idealiza su operación, ya que se pretende que genere el proceso de negocio en forma automática, esto es, que piense por nosotros.

Esto no ha llegado hasta allá, ya que si no le decimos al sistema cómo queremos que piense, éste no puede tomar las decisiones correctas.

Tampoco me dirá dónde está el problema con mi negocio, para ello, primero hay que definir qué parámetros debe medir del proceso y entonces recibir resultados.

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No es un sistema que proponga el proceso de negocio, sólo es una herramienta que hay que moldear para poder controlar las operaciones y prevenir más que lamentar. No es para hacerle la vida más cómoda a la gente que opera el sistema, es para controlar y proporcionar información confiable al momento que se requiera.

Antes de implementar un ERP, defina con la mayor precisión los alcances y beneficios esperados y concientice a la organización que no es un sistema departamental, sino de negocio

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