Los activos físicos, sean equipos de cómputo, máquinas automáticas o flotillas de vehículos, no se hicieron para durar por siempre. Son parte del negocio y tienen que servir a sus objetivos de rentabilidad, calidad e innovación. Por eso hay que saber cuándo se compraron, para qué, cuánto costaron, qué servicio han prestado a la empresa, y cuándo es tiempo de decirles adiós y hacer lugar a una inversión más productiva.
No es un asunto sencillo, ni tiene que ver con el gusto del director o la última moda de la tecnología. El manejo y la administración de los activos fijos, como el de los activos humanos y la capacitación, responde a conceptos estratégicos de producción, mercadeo y planeación fiscal y financiera. No es un tema que pueda considerarse a la ligera o dejarse exclusivamente en manos de las áreas administrativas. Aunque a veces parezca una cuestión “contable”, en ocasiones lo que se gana con mucho esfuerzo en la planta o las ventas, se pierde por una mala estrategia financiera. Incluso, muchas veces hay que dárselo a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP).
Francisco Macías Valadez, socio de la consultora Deloitte para temas fiscales y vicepresidente del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), explica que cuando se incorpora un activo, sea una máquina, un vehículo o un edificio, lo más probable es que tenga una vida útil de varios años. La ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) trae una definición de activos, donde destaca que se entiende por este término los bienes que utilizan los contribuyentes para la realización de sus actividades y que se demeritan por el uso o el transcurso del tiempo. Se refiere entonces a las inversiones utilizadas para generar nueva riqueza (por eso no se suele hablar de “gasto”, un término que se reserva para otros desembolsos, como el mantenimiento).
Estos activos no conservan su valor original, y salvo algunas excepciones, lo pierden debido al paso del tiempo, el desgaste o la obsolescencia tecnológica. No es lo mismo tener un grupo de camionetas de reparto del año que otro con vehículos de cuatro o cinco de antigüedad. En caso de querer vender esos activos se obtendrá una fracción del precio que se pagó, el llamado valor residual; esto significa que la empresa vale proporcionalmente menos. Si se desea recuperar el nivel previo o, incluso, mejorar la calidad o la productividad, habrá que hacer una reserva financiera o un presupuesto para adquirir una máquina o equipo nuevos, con un valor equivalente al de los que serán reemplazados. Estos movimientos, entradas y salidas, deben ser registrados en la contabilidad de la empresa y para los efectos fiscales, principalmente en los rubros que se refieren al ISR y el Impuesto sobre el Activo (Impac).
Las personas conocen bien lo que ocurre cuando compran un automóvil nuevo para su uso: Nada más al sacarlo de la agencia habrá perdido algo de su valor, y cada año valdrá todavía menos. Cuando deseen sustituirlo por otro auto nuevo, recibirán por el usado su valor de mercado actual, es decir, el precio original menos la depreciación. El resto tendrá que ser completado con ahorros (o reservas), o un financiamiento por el cual deberán pagar algún tipo de intereses. Así ocurre en las empresas.
“Efectivamente —dice Macías Valadez—, la compra, gestión y sustitución de los activos tangibles o intangibles, tiene consecuencias y debe ser considerada desde esta triple visión: Contable, fiscal y financiera. Es la única forma de entender el fenómeno completo y conseguir que contribuya a la salud de la empresa y al mantenimiento de sus operaciones.”
PUNTO DE VISTA CONTABLE
Para los aspectos contables se aplican los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), es decir, un modelo de registros y cuentas contables estándares que, por lo mismo, pueden ser auditados y comparados con mayor facilidad. A través de estas herramientas es como se asientan las entradas y salidas de activos y de dinero, se distinguen gastos e inversiones, y se calcula la depreciación de manera juiciosa. Es una forma de reflejar la diferencia entre el valor original del activo y el valor actual o de reposición.
Ignacio Valdés, socio director del área fiscal de la consultora Ernst & Young, señala que existen varios métodos aceptados para realizar estas operaciones, algunos de los cuales incluyen los flujos de efectivo, la producción de los equipos medida en piezas u horas de trabajo, la inflación, las devaluaciones y otros factores. El método más común en México es el llamado de la línea recta, que deduce porcentajes fijos a lo largo de la vida útil asignada a la inversión. Si se espera que la instalación o un vehículo duren cinco años, por ejemplo, se restará 20% cada año. Este método es muy transparente, aunque tiene la limitación de no considerar factores como la devaluación o el desgaste: Se quita el mismo valor si la máquina está parada o trabajando a toda su capacidad. Al final se debe considerar el valor residual, esto es, el precio que se podría obtener por el equipo si se vendiera al final de su vida útil o programada (o bien, se mide el llamado “valor en libros”).
El objeto de estos recursos es presentar de manera racional el valor aproximado de las propiedades y equipos. Jesús Castillo, socio del área de Impuestos Corporativos de la consultora KPMG, indica que las leyes del ISR y el Impac, así como decretos y reglamentos asociados, establecen las reglas y porcentajes para reconocer el monto y las modalidades aplicables a la depreciación fiscal de los activos, incluyendo el régimen de la depreciación inmediata (que se realiza en una sola exhibición con un descuento como “castigo”). Estas reglas no necesariamente deben asimilarse en los registros contables, que tienen un fin diferente. Aunque la ley del ISR permite depreciar un vehículo en cuatro años, con un máximo de 25% por ejercicio fiscal, la empresa podría considerar deducciones contables para tres o cinco años, o lo que mejor le convenga.
En otros bienes pueden deducirse porcentajes mayores o menores, según está establecido en la ley.
PUNTO DE VISTA FINANCIERO
En este enfoque se considera el impacto económico que tienen las inversiones y su progresivo deterioro, y sirve para realizar previsiones y reservas presupuestales para una eventual inversión que sustituya la anterior. Es un asunto de dinero y flujos.
Francisco Macías Valadez explica que el reconocimiento de la depreciación es importante porque durante los períodos siguientes a la adquisición no suele haber una salida de dinero. La depreciación se registra como un gasto: El bien que valía 100, ahora vale 80, o quizá menos. Estos cambios deben registrarse justamente a los efectos de considerar el valor de reposición y anticipar recursos para el futuro. También en este campo hay varias opciones de cálculo; se pueden tener en cuenta el costo de una nueva máquina o tecnología, tasas de interés, futuro de la industria en su conjunto, expectativas de crecimiento del negocio, etcétera. Por decirlo de manera sencilla, no es lo mismo presupuestar el recambio de una máquina o unos transportes que no han cambiado mucho en los últimos años, que tener que reconvertir líneas industriales enteras por obsolescencia tecnológica o modificaciones radicales en el mercado o las materias primas.
Aunque este tema puede ser sumamente complejo cuando se trata de empresas medianas y grandes, o que son intensivas en equipo, los elementos básicos aplican a todas las organizaciones. Cuando se incorpora un activo cualquiera, una computadora o una camioneta de reparto, es un hecho que se está disponiendo de recursos económicos, sea en efectivo o mediante crédito. A medida que ese bien se deprecia y pierde valor se hace más necesario su reemplazo, razón por la cual, en la misma medida en que se descuenta su valor, se deben prever recursos para su reposición.
Si la compra se hizo con dinero contante, y la sustitución se hace con deuda, debe entenderse que la renta o productividad de ese activo, es decir la riqueza que generó, se diluyó o se destinó a otros fines: La empresa es ahora más “pobre” porque está endeudada. Aquí se puede utilizar el ejemplo sencillo del taxista que se embolsa los ingresos de su vehículo como si todo fuese utilidad, y que al momento de reemplazarlo por otro nuevo descubre que no tiene dinero para comprarlo. Como no hizo ahorros deberá solicitar un crédito y destinar parte de sus ingresos a pagar un interés al banco o financiera.
Jesús Castillo, de KPMG, dice que no es común que las empresas hagan una reserva “física” de efectivo, es decir, que aparten el dinero que necesitarán para cambiar sus activos. Normalmente, estos procedimientos se incluyen cada año en un presupuesto de inversiones que considera las prioridades, los recursos disponibles, las cuestiones tecnológicas y de mercado, así como otros factores. Pero básicamente, los conceptos son los mismos. Cuando se hacen planes y estrategias, y se analiza la posibilidad de decretar dividendos para los dueños o accionistas, es el momento de considerar los recursos que se reinvertirán en equipos y tecnología.
En este punto hay que señalar que cuando se habla de activos no sólo se hace referencia a una máquina o un equipo de cómputo que se adquiere en una sola operación. En otras ocasiones se trata de planes que requieren compra o modificación de inmuebles, construcciones, diseño, fabricación de maquinaria y herramientas a la medida, importaciones, etcétera. Inversiones de este tipo pueden durar varios años y requieren un ejercicio adicional de planeación financiera.
El fiscalista de KPMG asegura que estas operaciones deben calificarse como estratégicas y ser consideradas al más alto nivel de la empresa, porque de los márgenes de utilidad y los flujos de efectivo depende que se puedan hacer inversiones, pagar financiamientos y seguir creciendo en el negocio. En México existe la idea de que los empresarios son “conservadores” en cuanto a contratar deudas o financiamientos, y que prefieren financiarse con recursos propios o de sus proveedores. Pero también es cierto que endeudarse para hacer buenos negocios es una forma de crecer y ampliar oportunidades. Muchas empresas mexicanas están orgullosas de no pedir dinero a los bancos, mientras otras más agresivas consideran que los mejores negocios se hacen poniendo a trabajar el dinero de los demás. Lo ideal parece ser un balance entre recursos internos y financiamiento externo, de manera que no se interrumpan los planes de desarrollo y la empresa pueda crecer. Valdés, un experto en industria maquiladora para la oficina de Ernst & Young en Tijuana, BC, afirma que las compañías que no tienen activos para depreciar muy probablemente estén dejando oportunidades para crecer, y que lo aconsejable es que todo el tiempo se estén haciendo inversiones nuevas, depreciando las anteriores y anticipando las siguientes reposiciones. De este modo también se evita o se difiere el pago de impuestos, que es un dinero “bueno” que la empresa nunca recupera. “Si en el presente ejercicio no tenemos nada que deducir —explica el experto—, tendremos más utilidades sobre las que pagar impuestos. Mientras sigan las inversiones, la empresa abre nuevas oportunidades de negocio, se capitaliza y, de paso, difiere el pago de los impuestos”.
Los expertos entrevistados reconocen que esto podría convertirse en el juego de “patear el bote”, es decir, postergar algunos pagos que tarde o temprano habrá que afrontar, pero dicen que la decisión última responde a la estrategia de la empresa y a la filosofía y actitud de sus dirigentes. Los aspectos fiscales de las deducciones, así como los porcentajes que pueden aplicarse cada año a diferente tipo de inversiones, se detallan en el capítulo de inversiones de la ley del ISR, artículos 37 y siguientes. Ahí está detallado el catálogo de máquinas y equipos, cada uno de los cuales tiene una tasa diferente para reconocer, por lo menos en forma teórica, su potencial desgaste. Computadoras se deprecian en tres años, vehículos en cuatro, e inmuebles en más de 20, por ejemplo.
ISR E IMPAC
Estos dos gravámenes se aplican directamente a las utilidades de las empresas, y es usual afirmar que el fisco se convierte en una especie de “socio” del contribuyente (sui generis, porque participa de las utilidades, pero no aporta ningún capital). El impuesto sobre el activo, calificado como un impuesto mínimo o de consolación, se causa aún en el caso que la empresa registre pérdidas. Se creó en 1989 debido a que gran número de empresas, por la crisis económica, decretaban pérdidas y no contribuían al ISR. Es un impuesto que, en ciertas condiciones, se puede recuperar.
Hasta el año pasado, el Impac se pagaba sobre el valor de los activos netos, es decir, las empresas podían descontar los pasivos con proveedores nacionales y extranjeros, pero este beneficio fue eliminado en la miscelánea fiscal aprobada por el Congreso de la Unión en diciembre de 2006 (en la misma ocasión se redujo la tasa del impuesto, que era de 1.8%, a 1.25%). De acuerdo con los primeros análisis, esta modificación produce algunos efectos indeseables e inesperados: En el caso de una inversión parcialmente pagada al proveedor, ambas partes pagarán el Impac, esto es, el comprador, como parte de sus pasivos o cuentas por pagar; el acreedor, como parte de sus cuentas por cobrar.
Al cierre de la edición todavía se especulaba sobre las consecuencias de esta decisión y sobre la posibilidad de los contribuyentes de ampararse. El amparo podría ser una respuesta razonable para empresas que han hecho muchas inversiones o están muy apalancadas, y que de otra forma deberán desembolsar el impuesto aun sin reportar ninguna utilidad.
MÁS QUE UN TEMA FINANCIERO
Los fiscalistas entrevistados coinciden en que los aspectos fiscales y financieros no siempre son considerados con la debida profundidad, y que en ocasiones se anteponen asuntos más “glamorosos” como la mercadotecnia, la tecnología o, incluso, la búsqueda de lucimiento personal o del grupo dirigente.
Valdés, de Ernst & Young, afirma que las empresas mexicanas no tienen todavía una cultura arraigada respecto de la administración de sus activos, pues suelen ser tradicionales y hasta conservadoras en materia fiscal.
Esto es particularmente importante cuando se habla de empresas medianas y pequeñas, en las que se requiere una finísima administración para sacarle el máximo provecho a todos los recursos materiales, financieros y fiscales.
“Hay que tener mucho control sobre el negocio y conocer bien la planta y sus activos —dice Macías Valadez, de Deloitte—. Tener una excelente y completa supervisión con gente que entienda lo contable, lo fiscal y lo financiero, porque estas cuestiones no se pueden dejar al azar. Diría que se necesita una cuarta óptica, que es el conocimiento de la industria y la empresa en particular.”
Castillo, de KPMG, agrega: “Cuando una empresa piensa en un negocio o un producto nuevos, la dirección tiene que consultar a su fuerza de ventas para determinar los volúmenes que podrán colocar y en cuánto tiempo, para con base en estas predicciones cotizar la maquinaria o tecnología adecuadas y financieramente eficientes. Quizá no es la más moderna, ni la más grande, ni la más automatizada. Quizá ni siquiera se necesita tecnología de punta o inversiones que sólo podrán presumirse.”
Macías Valadez asegura que también deben integrarse aspectos de logística y cadenas de abastecimiento, para determinar en qué mercados conviene posicionarse, con qué volúmenes y utilizando qué tipo de tecnología para mejorar la competitividad.
Los contadores entrevistados coinciden en señalar que, en ocasiones, la máquina más cara o la tecnología más actual no necesariamente harán crecer el negocio, y que existen casos donde lo mejor resulta mantener una tecnología anterior pero que es rentable y suficiente.
Tanto Castillo como Macías Valadez coinciden en la necesidad de tener asesores que integren toda la visión, potencien el conocimiento y las experiencias de quienes trabajan para la empresa y la conocen desde dentro. Macías va todavía más lejos: “Estos temas resultan críticos.
Tanto, que la modificación de una ley puede hacer que de un día para otro la empresa se encuentre en una situación económica dificilísima, incluso, en riesgo de ir a la quiebra si no es oportuna a la hora de ampararse o tomar medidas radicales.” La compra y depreciación de activos es particularmente importante en la industria manufacturera, donde pueden representar hasta 70% del capital total de las compañías.