Revisemos un poco el pasado. Durante el siglo anterior se le dio auge a la planificación empresarial integral, como condición sine qua non para los sistemas de control y administración —tipo MRP en sus dos versiones—, sumando las consabidas reducciones de tiempo, desperdicios, transportes y dinero.
Este esfuerzo continuó con la creación de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) y GRP (Goverment Resource Planning), herramientas que simplificaron aún más la logística administrativa y operativa de la empresa en un nivel general, dándole rastreabilidad a la información y unión a las islas de operación, literalmente como funcionaban los diferentes departamentos de una empresa.
Bajo el concepto de "la empresa extendida" surgieron soluciones que apoyaban los ámbitos de las compañías que un ERP no cubría con su funcionalidad; estas fueron: CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), IRP (Infraestructure Resource Planning), PRM (Partner Relationship Management).
Estas soluciones fueron diseñadas para incrementar las utilidades al reducir costos, mejorar la productividad y agilizar la toma de decisiones de inversión, así como para planear de manera más eficiente los presupuestos de inversión, las compras, la contabilidad, las finanzas, el inventario y las entregas en tiempo y forma.
En general, estas aplicaciones tratan de incluir todos las actividades relacionadas con las actividades de la empresa moderna en todos sus ámbitos: Equipos, maquinaria, inmuebles, personal, etcétera. Así, el modo de pensamiento con el que las herramientas de software simplificaron el control y la administración en una empresa fue con el de una administración centrada en procesos, pero que dependía de un flujo de trabajo (work flow), hacerlo bien desde el primer intento, en menos tiempo y con la calidad requerida. Así era la reingeniería de Champy y Hammer.
Aunque el work flow ha servido para integrar y organizar los procesos de las empresas donde se tiene claro que los recursos bien integrados y organizados ofrecen agilidad, productividad y competitividad, las inversiones efectuadas, son muy grandes en sistemas, aplicaciones y tecnología, y sólo han logrado parcialmente obtener la flexibilidad y agilidad buscada.
El work flow representa la automatización de los procesos de negocio, durante los cuales, tanto los documentos como la información y las tareas, son pasadas de un usuario a otro, incluido el cliente, de acuerdo a un conjunto de reglas de negocio y procedimientos. El problema de tal sistema es el mismo de los ambientes de manufactura push (empujar), pues desencadena una serie de cuellos de botella y sobrecargas en algunas estaciones de trabajo.
Lo que conocemos actualmente como proceso de negocio es un orden específico de actividades de trabajo que se realizaran en tiempo, lugares específicos, por personas y/o sistemas.
Con este esquema se puede identificar un principio y un fin, así como entradas y salidas, claramente definidas, lo que constituye una estructura cohesionada y coordinada adecuadamente para la acción.
Aquí, el objetivo de un sistema de Administración de Procesos de Negocios (BPMs) es que, a través de un motor que incluye mejores prácticas y reglas de negocio, se gestionen de forma automática los procesos y flujos de actividades —lo que implica documentos, imágenes y datos en general—, orquestando e integrando los recursos informáticos y sus roles. Esto, visto desde un enfoque de manufactura, representa un sistema más equilibrado donde cada estación de trabajo jala (pull) lo que cada una requiere, reduciendo al máximo los cuellos de botella y las recargas de trabajo. Esta es la reingeniería moderna, la que promovió Ram Charam en el Foro Mundial de Alto Desempeño 2006.
Los costos totales de propiedad varían de acuerdo a cada una de las empresas que implantan la solución. Los ahorros —reflejados en el estado de resultados— que obtienen las empresas al implementar una solución de BPM son de entre 15 y 40% de sus costos en general.
Al combinar un sistema BPM con una adecuada gestión de procesos, se potencian las características de flexibilidad, agilidad y dinamismo en los procesos de negocio y sistemas informáticos asociados. El requisito más importante, es que el proceso automatizado debe ser fácil de modificar sin la ayuda de un programador, reduciendo con esto la barrera del cambio. Esta tecnología ha ido evolucionando con la introducción de descripciones gráficas de los procesos y la posibilidad de modificar el proceso de forma inmediata.
El sinónimo de un buen sistema BPM es entonces flexibilidad extrema, fiabilidad y seguridad, escalabilidad, alto rendimiento, tolerancia a fallas y calidad en el servicio, todos ellos requisitos básicos para que una solución sea catalogada como de misión crítica. Se prevé que en pocos años, este será el elemento crítico de la infraestructura tecnológica de las plantas, tal como ha sido el Sistema de manejo de bases de datos (DBMS, por sus siglas en inglés), en los últimos años, donde pasaremos de una orientación a los datos hacia una empresarial centrada en procesos BPMS.
El autor es consultor y facilitador certificado de la Fundación para el Desarrollo Sustentable (FUNDES).
Lo puede contactar en la dirección hector.polanco@cablevision.net.mx .