Aumenta la productividad ahorrando papel

Las organizaciones mexicanas se gastan en promedio 250 dólares rehaciendo documentos extraviados; un empleado tarda 12 minutos en procesar archivos en papel, según un estudio de Laserfiche.
Tania M. Moreno
CIUDAD DE MÉXICO (CNNExpansión) -

Rehacer un documento extraviado en la oficina le cuesta a las empresas mexicanas 250 dólares anuales, en promedio, tomando en cuenta el gasto de dicho trabajo en horas-hombre, según un estudio de Laserfiche Latinoamérica. Adicionalmente, las organizaciones destinan 20 dólares en archivarlos y unos 120 dólares en buscar un documento traspapelado, indica el análisis de la firma de soluciones de archivo y manejo digital.

"El gasto derivado por el uso indiscriminado de documentos significa pérdidas económicas y desperdicio de horas de trabajo", señaló la gerente para México y AL de la compañía, Sandra Vila.

Un empleado tarda aproximadamente 12 minutos en procesar un documento, de los cuales nueve son para buscarlo, recuperarlo y rellenarlo; y sólo invierte tres en usar la información, agregó la directiva.

El gasto de papel que producen las organizaciones en el mundo aumentó 10 veces en los últimos años, pero en economías emergentes, como México, la cifra puede duplicarse, según datos de la World Wildlife Fund (WWF).

El país corta medio millón de árboles diariamente para obtener pulpa virgen, a partir de la que se produce el papel, y anualmente se tiran a la basura 22 millones de toneladas de éste, señalan cifras del Instituto Nacional de Ecología (INE).

Ahorro sustentable

El manejo de archivo digital ayuda no sólo a aumentar la productividad mediante el mejor manejo del tiempo y optimización de recursos, sino también a disminuir el impacto ecológico de la empresa.

Y ya que un empleado gasta en promedio 20% de su tiempo buscando información impresa en documentos, y la mitad de éste sin éxito, a decir de un estudio de IDC, el manejo de documentos electrónicos contribuye a "invertirlo en acciones concretas para el mejor funcionamiento de la empresa", agrega Vila.

Además se reduce el tiempo que se gasta en copiar y distribuir documentos entre el equipo, o a un cúmulo de oficinas y contactos externos.

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Finalmente, el manejo de documentos en los flujos de trabajo es más rápido, al automatizar el proceso de negocios, lo que en tiempos de crisis puede significar "conservar un cliente o perderlo", concluyó Vila.

Datos en el papel

  • Un empleado gasta 40% de su tiempo en manejar documentos no esenciales.
  • Las organizaciones en México hacen 19 copias para cada documento.
  • Pierden uno de cada 20 documentos.
  • El 40% de la basura de una oficina es papel, del cual, sólo se recicla un 60%
  • Se gastan 120 dólares al buscar un documento traspapelado.
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