¿Qué son las herramientas de trabajo?
Los también llamados útiles de trabajo, con frecuencia, tanto para las compañías que los otorgan como para los colaboradores que los reciben, son una fuente de controversias, pues existe una línea muy delgada entre estos y las prestaciones laborales.
Por tal razón resulta vital conocer las características de estas herramientas y sus alcances en la organización, para así evitar situaciones que pudiesen generar un clima laboral adverso, o incluso, la interposición de juicios laborales por parte de los subordinados inconformes.
Características
Bajo este contexto los trabajadores deben recibir de sus patrones sus instrumentos de trabajo, siempre que aquellos no se hubiesen comprometido a emplear utensilios propios. En el primer caso los instrumentos deben proporcionarse de buena calidad, en buen estado y reponerse tan pronto como no sean eficientes.
Recibo de herramientas, equipo y útiles de trabajo
Para asegurar el uso adecuado y seguro de esos implementos, así como su cuidado, mantenimiento y almacenamiento, el numeral 139 del Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo (RFSHMAT), dispone que los trabajadores deben ser capacitados por su patrón. Además de que el patrón debe distribuir entre sus colaboradores un manual donde se precisen las instrucciones mínimas para emplear, conservar, mantener, y en su caso transportar utensilios de trabajo (art. 53 RFSHMAT).
Correlativamente a estas obligaciones patronales, los trabajadores por su lado tienen la obligación de conservar en buen estado los instrumentos que se les hubiese facilitado para desarrollar su labor, de hecho se recomienda que firmen una responsiva cuando les sean entregados. Sin embargo, no son responsables del deterioro originado por su uso, ni del ocasionado por caso fortuito o fuerza mayor o mala calidad o defectos que estos presenten.
De ahí que los empresarios estén limitados a reclamar a sus subordinados algún tipo de indemnización por el desgaste natural que sufran estos implementos.
Diferencias con las prestaciones
En la operación diaria, las empresas deben distinguir perfectamente cuándo alguno de los beneficios que otorgan son prestaciones y cuándo son herramientas de trabajo.
La divergencia entre estos conceptos es que las herramientas son indispensables para que los trabajadores lleven a cabo su labor, mientras que las segundas no, ya que estos pueden realizar su actividad laboral sin ninguna interrupción si no les son proporcionadas, por ejemplo, si a un trabajador no se le cubre aguinaldo o vales de despensa, puede seguir laborando, aunque deberá reclamar su pago directamente al patrón o vía conciliación ante la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo, o en el peor escenario, a través de un juicio ante la Junta de Conciliación y Arbitraje respectiva.
Herramientas más comunes
A manera de ejemplos, se realiza un breve análisis de las características que distinguen a los implementos de trabajo de las prestaciones laborales que con mayor frecuencia son proporcionadas dentro de las organizaciones:
| Concepto
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Características
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| Uniformes
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Deben proporcionarse con el objeto de conservar una imagen corporativa dentro de la organización, o bien, para proteger a los trabajadores o la limpieza del centro de labores
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| Viáticos
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Son aquéllos montos otorgados por las compañías a sus colaboradores para que desarrollen sus labores en localidades diferentes a donde habitualmente prestan sus servicios (viajes de negocios). Se conforman por los costos de transportación, hospedaje, alimentación y otros de naturaleza análoga que desembolsen los trabajadores en una comisión, por tanto estos deben comprobar los gastos realizados mediante la exhibición de las facturas correspondientes
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| Teléfonos celulares
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Esta herramienta debe proporcionarse a directivos, cobradores, vendedores, mensajeros, entre otros. Además del equipo la empresa paga el costo del servicio (planes de renta o tarjetas de prepago) hasta un cierto monto previamente pactado
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| Gastos de representación
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Son los gastos que realizan algunos colaboradores a nombre de la organización a la cual le prestan sus servicios (comidas o cenas de negocios), con el propósito de obtener beneficios para la misma (cerrar negocios, realizar contratos, negociar con directivos de otras empresas o con clientes, etcétera)
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| Asignación de automóvil
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Se proporciona al colaborador un vehículo para que pueda desempeñar sus actividades con mayor eficiencia (labores de ventas y cobranza, así como para algunos puestos directivos). En este caso se recomienda a las compañías elaborar una carta donde el subordinado reconozca que el automóvil es una herramienta de trabajo, por tanto su conservación y buen estado está bajo su responsabilidad. Por su parte el patrón, como propietario de la unidad, es quien asume los costos inherentes a la misma como desgaste, servicios, composturas, entre otros
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| Pago de kilometraje
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Cuando el trabajador proporciona su vehículo para realizar las funciones encomendadas por su patrón, éste puede comprometerse a cubrir los gastos de consumo de gasolina, mantenimiento, deterioro y reparaciones de la unidad a fin de resarcir de alguna manera el desgaste de la unidad
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| Vales de gasolina
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Es el pago del consumo de gasolina de un automóvil destinado a la ejecución del servicio pactado entre las partes obrero-patronal, ya sea que la empresa proporcione el automóvil o éste sea propiedad del subordinado
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Efecto fiscal
Cabe mencionar que el otorgamiento de prestaciones (particularmente de las consideradas como previsión social) tiene efectos fiscales positivos para el patrón, ya que la Ley del Impuesto sobre la Renta permite su deducción.
Para más información revisa el caso práctico Previsión social que lo explica a detalle.