‘Blinda’ a tu pyme de los fraudes

Las pymes deben enfrentar diariamente decenas de problemas. Solventar la operación económica diaria, conseguir apoyo para crecer y expandirse, además de tener un proceso de contratación exitosa; sin embargo, su mayor talón de Aquiles es el fraude.

Una de cada tres pequeñas y medianas empresas en México fueron defraudadas al menos una en el último año, con pérdidas de hasta 38% de sus ingresos, de acuerdo con datos de la consultora de contabilidad y finanzas Salles Sainz Grant Thornton.

"En México 50% de las compañías reportaron que durante 2011 fueron víctimas de un fraude interno como malversación de fondos, traspaso de clientes o robo hormiga. Sin embargo, en las Pymes el efecto económico de esta problemática es devastador, porque existe menor separación de funciones y de controles", explica Mario Rizo, socio de la consultora.

En promedio, este delito tarda en descubrirse hasta 18 meses, tiempo perfecto para ocasionar pérdidas millonarias e incluso la quiebra de las Pymes, advierte el especialista.

Hay varios indicadores para detectar un fraude, como un control interno deficiente, conflictos de interés, comisiones anormales, faltantes de inventarios, dependencia de pocos proveedores/clientes y pólizas de diario anormales.

El socio de Salles Sainz Grant Thornton recomienda los siguientes puntos para facilitar la prevención y detección del fraude:

1. Establecer un código. La conducta de todos los miembros de la organización debe regirse por un código de ética común definido por la empresa, con base en los valores que son importantes para el grupo. Esto permite tener una idea sobre cómo se medirá el desempeño honesto de los empleados, establecer controles e incrementar el sentido de pertenencia.

2. Fijarse en los detalles. Los cambios de temperamento constantes en el personal, podrían indicar cierto estrés o nerviosismo por posibles operaciones ilícitas. En ocasiones los colaboradores no toman vacaciones y se podría presumir que es debido a un gran compromiso hacia su desempeño en la empresa, pero existe la posibilidad de que sea por no querer ser descubierto en su ausencia o bien tener oportunidad de continuar con su estrategia, explica Mario Rizo.

3. Generar un ambiente de igualdad. Tener un ambiente laboral positivo en las empresas es importante, sin embargo no implica ‘dar por hecho' que todos los empleados serán leales. Para generar un compromiso honesto hay que comenzar por asegurar un trato justo entre empleados (sobre todo en empresas familiares), donde todos estén satisfechos, sin sentimientos de inferioridad o presiones excesivas.

4. Revisiones con agenda en mano. Es necesario implementar políticas donde se especifiquen la existencia de revisiones periódicas a registros contables, documentación, etcétera, así como inspecciones físicas de inventarios, las cuales deberán realizarse también de forma espontánea.

5. Definir a responsables. Como empresa hay que tener un control que permita dejar claro qué autorizará las operaciones que se generen. También conviene tener un plan de delegar tareas para evitar conflictos de interés.

6. Cuidar las relaciones externas. En la mayoría de los casos se requiere que exista acuerdo entre dos o más personas para realizar el fraude. No es necesario ser empleado de la compañía para realizarlo. Una convivencia continua fuera del trabajo con clientes/proveedores podría ser indicio de algún plan de fraude. Se debe tener cautela sobre los mecanismos para manejar información, recursos y estrategias clave para la empresa, y quienes participarán en este proceso.

7. Comisiones. Hay que vigilar el establecimiento de comisiones o bonos a vendedores, asegurar que sean coherentes y apegados a sus resultados, así como definir quién será el encargado de precisar el monto de ese respaldo económico. La empresa también debe estar atenta a bonos anormales o excesivos; generalmente no se da relevancia a esto si no afecta los resultados.

8. ¿Y de recursos tecnológicos? Contar con herramientas tecnológicas de seguridad como controles de acceso, videocámaras y otros, ayuda a prevenir un fraude. Las llaves inteligentes que restringen accesos a áreas no autorizadas también son convenientes.

9. Evaluar el riesgo. Discutir con la administración de la empresa y con los miembros de la misma, su opinión acerca del riesgo de fraude y cómo se piensa que se están manejando. El personal debe tener en mente que la empresa se encuentra vigilante y las consecuencias de incurrir en el delito.

Aún con la alta carga de trabajo, es necesario destinar un tiempo a conocer a los empleados, su compromiso hacia la entidad y su satisfacción dentro de ella. "Las Pymes no deben esperar a que las cosas sucedan para solucionarlas. Prevenir es más efectivo y menos costoso", puntualiza Mario Rizo.