Salva de la muerte a tu proyecto laboral

Una empresa debe buscar corregir un plan de trabajo fallido antes de descartarlo pese a sus errores; expertos recomiendan evitar señalar culpables y mejorar la comunicación interna.
Nube computadora software equipo emprendedor  (Foto: Photos to Go)
Anne Fisher

¿Un proyecto laboral que se ha desviado de los objetivos tiene salvación? 

Un equipo de 12 personas ha intentado durante los últimos nueve meses lanzar una estrategia interna que ahorraría mucho dinero para la compañía, pero ha resultado ser más complicado de lo que cualquiera esperaba. La alta dirección está tan frustrada por los diversos problemas y retrasos, tanto que quieren empezar de nuevo con un equipo distinto.

Un punto de partida es un libro de fácil lectura llamado Rescue the Problem Project: A Complete Guide to Identifying, Preventing, and Recovering from Project Failure. El autor, Todd C. Williams, jefe de eCameron, una firma de consultoría con sede cerca de Portland, Oregon, ha pasado los últimos 25 años asesorando a compañías de Fortune 500 sobre qué hacer acerca de los proyectos que se dirigen al abismo o que ya han caído en él.

A veces él recomienda desecharlos, pero no siempre. "La decisión de seguir adelante depende en parte de cuanto haya perdido la empresa en ellos, y si hacer que el proyecto vuelva a encarrilarse puede eventualmente compensar las pérdidas", dice Williams. "Pero la cuestión principal es de estrategia. ¿Cuán importante es este proyecto para los objetivos estratégicos de la empresa? Si la herramienta que tratan de construir es esencial, entonces vale la pena arreglar el proyecto".

Digamos que el potencial de ahorro de costos es lo suficientemente importante como para que tenga sentido financiero perseverar. Williams recomienda estos cuatro pasos para reestructurar un proyecto:

1. Detener el juego de la culpa. "La etapa de señalar culpables suele ser en la que me llaman", dice Williams. "Pero en cualquier fracaso, una gran parte de la responsabilidad en realidad pertenece a la alta dirección, por no proporcionar una dirección clara, o no seguir el proyecto con suficiente atención, o ambas. Una vez que señalamos eso, los jefes están más dispuestos a cambiar el tono de la discusión a buscar soluciones en lugar de asignar culpas", lo que nos conduce al paso número dos.

2. Enfócate en los hechos. "Los datos reales son tu mejor aliado en este momento", dice Williams. "Profundiza en los detalles de qué salió mal exactamente en cada etapa, y por qué". Llegar al fondo de cada punto del fracaso "es como pelar una cebolla. Necesitas llegar hasta el centro. Supongamos, por ejemplo, que un componente esencial llegó tarde. ¿Por qué? ¿Cómo puede prevenirse eso en el futuro?".

Agrega que es importante no dejarse llevar por cualquier opinión o suposición que no pueda ser verificada. "Muchas veces la gente nos dice: 'Cuando hagas la auditoría de este proyecto, encontrarás que el problema era éste'", dice Williams. "Mi respuesta es: ' Déjame hacer la auditoría primero y ya veremos". Cada vez que algo ha salido mal, hay una tendencia a saltar hacia las conclusiones - que a menudo es lo que ha iniciado los problemas en primer lugar".

3. Mantén el mismo equipo. Si decides cambiar toda la dirección del proyecto, puede que tengas que reclutar a personas con habilidades diferentes. Pero si el objetivo estratégico es el mismo que antes, "no despidas a nadie. Simplemente trabaja con ellos", sugiere Williams. Él observa que esto puede parecer contradictorio, porque la dirección-tu jefe, para empezar- "a menudo no ve cómo puede obtener resultados diferentes con la misma gente, pero en la mayoría de los casos, es necesario cambiar lo que el equipo está haciendo, no quién lo está haciendo".

Williams dice que ha visto fracasar muchos proyectos porque están faltos de personal en áreas críticas, o porque un jefe de proyecto "sobrestimó lo qué se podía hacer al mismo tiempo. Puede que sea necesario definir mejor el alcance, para que puedas llegar a tus objetivos en etapas, en lugar de tratar de correr antes de que puedas gatear".

4. Comunícate frecuentemente y de forma clara. Como líder del proyecto, dice Williams, "necesitas asegurarte de que todos entienden lo que están construyendo y por qué, y hacer que todos se muevan en la misma dirección. "Esto puede sonar obvio, pero una causa frecuente de fracaso son las "personas bien intencionadas que están tan inmersas en su propia parte del trabajo que toman decisiones que afectan a la totalidad del proyecto, sin consultar con el resto del equipo en primer lugar". Especialmente en las primeras etapas de una reestructuración es posible que tengas que hacer más trabajo de microgestión del que quisieras, sólo para asegurarte de que eso no suceda.

Una idea más: Observa cuidadosamente la tecnología que utilizas. ¿Sirve a los objetivos o todo lo contrario? "Para que un diseño de proyecto funcione, tiene que ser construido en torno a la estrategia, luego en torno a la gente, luego al proceso, y finalmente a la tecnología", dice Williams. "Tiene que ser en ese orden. Poner la tecnología en primer lugar sólo te meterá en problemas mucho más rápido y más eficientemente". Buena suerte.

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