Trabajadores pasan más tiempo en juntas innecesarias
Las agendas están llenas. Un empleado tiene en promedio cinco reuniones a la semana, aumentando a seis en el caso de colaboradores del nivel junior y ejecutivo, mientras vicepresidentes y directores tienen hasta siete juntas semanales, según el informe Collaboration 2.0: la muerte de las reuniones tradicionales (tal y como las conocemos hasta ahora) de las firmas Ovum y LogMeIn.
Los empleados con más ‘juntitis’ se ubican en empresas orientadas a servicios financieros, tecnología y medios de comunicación, refirió la encuesta que incluye entrevistas con 3,926 empleados de 19 países, siendo 543 latinoamericanos.
En México, 8 de cada 10 empleados asegura que ocupa “más tiempo que nunca” en juntas que, por cierto, van en aumento en las oficinas aun cuando su realización no es indispensable.
El incremento en el número de reuniones no es el único problema, sino qué tan útiles resultan estos encuentros. Más de la mitad de los encuestados en México (54%) considera que las reuniones no valen el tiempo empleado en ellas, comentó Gustavo Boyde, Latam Regional Marketing Manager de la firma LogMein, especializada en gestión de sistemas.
Un 71% de los empleados europeos menciona que dichas reuniones tenían poco o ningún valor en comparación con el 54% en México y 67% como promedio en América Latina.
Una reunión no debidamente planificada es lo que prevalece. Errores como no convocar con antelación, ni facilitar información a los asistentes o priorizar quién debe asistir y por qué son aspectos que más repercuten en las empresas porque inciden directamente en la productividad de la gente, advirtió Maritza Olvera, comunicadora adscrita a la UAM y especialista en trabajo organizacional.
Comenzar tarde una reunión es la razón fundamental por la que las reuniones no aportan valor. Esto cuesta a los ejecutivos cinco días y 19 horas al año en pérdida de tiempo y productividad, indicó el informe.
Según los encuestados, una reunión llega a retrasarse en promedio 10 minutos. Para los ejecutivos de alto nivel, esa cifra sube a 15 minutos.
Con 64% de probabilidad de que más del 5% de las reuniones comiencen tarde –según el informe- un alto ejecutivo no sólo pierde cinco días y 19 horas por año, también equivale a pérdidas por 3,544 dólares por ejecutivo con un sueldo promedio de 150,000 dólares al año.
Los empleados registraron un crecimiento en los diferentes tipos de reuniones (uno-a-uno, en grupo, interna y externa), aunque las de mayor demanda son las juntas en grupo externas, según el informe Collaboration 2.0.
En México va en aumento la modalidad virtual, según 31% de los encuestados frente 27% en Europa. Es el modelo predilecto de los millennials, empleados entre 26 y 35 años.
La etapa de las reuniones formales en grandes salas está de salida “hoy el estereotipo apunta a incorporar la tecnología para adaptarse más a las necesidades del empleado”, comentó Gustavo Boyde. El 43% de los empleados mexicanos utiliza computadora portátil para las reuniones cara a cara, 35% lleva smartphones y 19% tabletas. Pero lo importante no sólo qué tecnología se utiliza, sino cómo aprovechar estos encuentros.