7 tips para escribir mails profesionales
El correo electrónico es, además de un medio de comunicación, una herramienta de trabajo indispensable, por lo que debes aprender a mantener una imagen profesional con su uso. Aunque muchos profesionales piensan que el correo es un detalle sin importancia, la manera en que se redactan las palabras utilizadas y hasta el sujeto del mail dicen mucho de quién los envía, por lo que debes ser cuidadoso, dice el experto en dirección de Personal y profesor de Factor Humano de la escuela de Formación y Perfeccionamiento Directivo ICAMI, José Antonio Pérez Cruz.
"El correo es la forma de contacto más regular en la oficina y entre clientes y proveedores (...), hay que poner atención en su redacción para evitar que el destinatario se forme una imagen poco profesional", dice Pérez Cruz.
A continuación te damos algunos consejos para mejorar tu uso del correo electrónico:
1. Es fundamental que siempre digas lo que quieres desde el principio, por lo que tu intención debe quedar establecida en las primeras líneas. Recuerda que "cantinflear" daña la impresión de que no sabes lo que quieres y te restará importancia con tu interlocutor.
2. Utiliza frases completas, las reglas ortográficas y de redacción existen por una razón: para usar de forma correcta el lenguaje. Abreviar palabras, sustituir "q" por "k" o incluso crear nuevos términos además de confundir al destinatario pueden provocar que éste lo tome como una falta de respeto.
3. No escribas todas las palabras en mayúsculas. Algunas personas lo hacen para evitar el uso de acentos, sin embargo es incorrecto y lo único que conseguirás es que te vean como una persona con pocas habilidades de comunicación.
4. Piensa muy bien en lo que vas a escribir antes de hacerlo. Toma un segundo para poner tus ideas en orden antes de empezar. Cuanto más claro estés mejor. Recuerda que esto no es una conversación cara a cara, donde puedes aclarar cosas en la marcha.
5. Relee tu email antes de enviarlo. Quizás lo que escribiste no es lo que pretendías decir. Sólo tomate un minuto y vuelve a revisarlo para darle mayor claridad y evitar penosos incidentes.
6. El mail es una herramienta ágil, por lo que las oraciones deben ser cortas y claras para obtener una estructura simple.
7. La ortografía es sumamente importante, recuerda que no estás escribiendo un mail personal, sino a posibles clientes y proveedores o a tu jefe. Si no tienes buena ortografía puedes utilizar un corrector en tu procesador de textos o consultar alguno en Internet. Recuerda que a pesar de la utilidad de estas herramientas es necesario hacer la revisión manual, para evitar omisiones o errores de significante.
