Factura electrónica, con un lento avance
La falta de conocimiento sobre cómo se debe adoptar el sistema de facturación electrónica y el costo que representa para personas físicas o morales ha significado que sólo 4.4% de los potenciales usuarios de este nuevo esquema de comprobantes fiscales digitales haya adoptado la modalidad.
De la meta de 5 millones de contribuyentes que pueden adoptar el sistema de facturación electrónica, sólo 221,815 usuarios ya están bajo el nuevo esquema de facturación, según cifras del Sistema de Administración Tributaria (SAT) a 31 de diciembre de 2010. Así, el reto de los contribuyentes para 2011 está en despejar las dudas existentes sobre el tema e iniciar una debida preparación para adoptar la tecnología, indicó el especialista en Factura Electrónica de GS1 México, Marco Antonio Bolaños Delgado.
"El SAT planteó muy bien en las reglas que se pudieran utilizar formatos pre-impresos, esto da a las empresas un margen de dos años, que es la caducidad de estos formatos, para que se incorporaran al nuevo sistema de facturación, cabe recordar que esto es válido también para las compañías que rebasan los 4 millones de pesos de facturación", explicó el experto de GS1 México, antes conocido como la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE).
Aunque dicho margen permite a las organizaciones prepararse con tiempo, otras compañías tuvieron que acelerar el proceso e iniciar 2011 con el nuevo esquema. Este es el caso de la empresa familiar RocaHijos, fabricante de joyería para damas, niñas y bebés, que tuvo la necesidad de adoptar el sistema de comprobación fiscal digital para seguir como proveedora de la tienda departamental Liverpool.
"Liverpool comenzó a informar a sus proveedores que adoptaran la factura electrónica , por lo cual tuvimos que implementar medidas para utilizar el esquema de facturación y cumplir con el requerimiento comercial de nuestro cliente. Durante este tiempo la tienda ofreció asesorías y pláticas a sus proveedores de cómo iba a ser el cambio, lo cual facilitó su adopción", comentó la gerente administrativa de RocaHijos, Ivonne Carvajal Valiente.
Para este proceso, la compañía joyera solicitó al SAT la firma electrónica y los folios para facturar, y seleccionó un proveedor de servicio de factura electrónica, el cual fue su enlace con la tienda departamental para desarrollar la parte operativa, de facturación, brindar información y soporte, así como adecuar los sistemas de la empresa al nuevo esquema, detalló.
"Adoptar este sistema es sencillo, pero para una pequeña y mediana empresa (Pyme) es una nueva experiencia y al no contar con un departamento de informática o tecnologías de información, se vuelve más laborioso el proceso. Surgen dudas sobre si afectará los procesos internos de la empresa o si será un gasto que tardará en recuperarse. Por eso se debe tener la mentalidad de renovarse o morir, de adaptarse a las nuevas reglas del mercado y que cada inversión en equipo, tecnología y capacitación permitirá hacer que los procesos, sean más rápidos y fáciles", precisó Carvajal Valiente.
Así como para RocaHijos la ejecución del sistema de comprobantes fiscales digitales requirió de dos años de preparación y de superar errores, para aquellas empresas que no han adoptado el sistema, la recomendación es que lo incorporen a sus procesos de negocio con al menos dos meses de anticipación, indicó el experto de GS1 México.
"Dependiendo de los procesos que tenga la empresa, por ejemplo una Pyme, en donde son mucho menos complejos, tardaría alrededor de un mes en estar implementando la facturación electrónica, considerando que ya hizo una previa capacitación y las pruebas piloto. Pero si se trata de una empresa mediana o grande, el tiempo sería mayor", agregó Bolaños Delgado.
En el caso de que consideres dar el primer paso hacia la facturación electrónica, ten en cuenta que algunas empresas que ya implementaron este esquema han tenido problemas con los procesos manuales que requiere el sistema de facturación, por lo que es importante que tomes tu tiempo para realizar el cambio sin que el negocio se vea afectado, afirmó el experto en facturación digital.
Si entre tus dudas está el costo de adquirir esta tecnología, según GS1 México una factura tradicional tiene un costo de 130 pesos desde su impresión hasta su entrega, mientras que una factura electrónica cuesta 20 pesos, por lo que la mayor inversión estaría en el tiempo que debes dedicarle a adoptar el procedimiento.
