El ABC para recibir facturas digitales
Si vas a comenzar a recibir facturas electrónicas y aún no tienes todos los detalles para hacerlo, el primer paso es que conozcas los formatos en los que se te puede entregar este documento y la información que debe incluir para que sea válido.
"Si eres un receptor de comprobantes fiscales digitales (CFD) o de comprobantes impresos, es importante para efectos de deducción de impuestos que conozcas cómo debes resguardarlo y comprobar su autenticidad", dijo el asesor en facturación electrónica de GS1 México, Marco Bolaños. Para que no te confundas en el momento de recibir el comprobante, recuerda que éstos te pueden llegar en diversos formatos que aún están vigentes como:
- El preimpreso: Este comprobante que se tramita con un impresor autorizado tiene una vigencia de dos años.
- El comprobante fiscal impreso: Este esquema de facturación que se validó en 2011 permite que el emisor imprima desde su casa el comprobante siempre y cuando cumpla con las especificaciones del Sistema de Administración Tributaria (SAT) y además debe tener un dispositivo de seguridad y un código bidimensional.
- En cuanto a los comprobantes fiscales digitales, puedes recibir un comprobante en donde el emisor asigna la serie, sella el documento que debe cumplir con las reglamentaciones y luego lo envía de forma electrónica en archivo XML o por representación impresa, explicó el experto en facturación de GS1 México.
¿Qué debo verificar si recibo mi factura electrónica?
En el momento en que recibas el documento, recuerda que debe contar con todas las especificaciones que exige el SAT, entre las cuales se encuentran:
- Número de Factura
- Folios aprobados por el SAT
- Fecha de expedición
- Hora de generación
- Documento aduanero, si lo requiere
- Razón social emisor y receptor
- Domicilio emisor y receptor
- Descripción de las operaciones o conceptos.
En el caso de que recibas una comprobación electrónica, ésta debe contar con el RFC, el número de certificado con el que fue sellado el documento, los datos del emisor, año y número de aprobación de folios, sólo así podrás hacer la validación del comprobante en la página de SAT.
Si recibes un comprobante fiscal digital vía Internet, es preciso que verifiques que el folio haya sido otorgado por un proveedor autorizado de certificación, que el documento tenga un sello del mismo distribuidor y que éste a su vez esté autorizado por el SAT. Además, debe tener hora, fecha y minuto de generación y de timbrado.
¿Cuáles son mis obligaciones como receptor?
"Como receptor tu tienes la obligación de resguardar el documento por 5 años, pero si recibes un comprobante fiscal digital en cualquiera de sus dos versiones, 2010 ó 2011, deberás guardar el documento que hayas recibido como receptor, es decir, si recibes un archivo electrónico lo guardas en ese formato", explicó Marco Bolaños.
Para que el resguardo de esta información sea más práctica, es recomendable que solicites el comprobante en un formato que puedas leer, es decir que si tienes un sistema que puede guardar archivos en XLM y comprobar su autenticidad, exige al emisor que así te lo envíe; de lo contrario, solicita que lo haga en una versión impresa, detalló el experto.
Además, deberás validar las facturas electrónicas recibidas, para efectos de deducción o acreditación de impuestos, recalca el SAT.
