Mail y celular, 'pegan' en productividad

Llamadas al móvil, e-mails y mensajes de texto merman concentración y rendimiento de las person empresas tecnológicas analizan este problema para ofrecer soluciones ante la avalancha de datos
La tecnología enfrenta al monstruo que ella creó. (Especial)  (Foto: )
Matt Richtel
SAN FRANCISCO -

Las llamadas al teléfono celular, correos electrónicos y mensajes de texto están fracturando la capacidad de concentración de las personas y merman su productividad. Ésta es una queja común. Pero ahora, las mismas compañías que ayudaron a crear esta inundación están tratando de trapear el reguero.

Algunas de las más grandes empresas de tecnología, incluidas Microsoft, Intel, Google e IBM, están aliándose para combatir esta sobrecarga de información.

Formaron una organización sin fines de lucro, llamada Information Overload Research Group (Grupo de investigación sobre la sobrecarga de información), que analizará el problema, divulgará sus hallazgos y diseñará maneras para ayudar a los empleados –suyos y de otros– a lidiar con este diluvio digital.

Este esfuerzo se gesta cuando hay cada vez más evidencia estadística y anecdótica de que las mismas herramientas que llevaron a mejoras en la productividad ahora pueden ser contraproductivas si se las utiliza de más.

El fabricante de chips Intel realizó un estudio interno durante ocho meses y encontró que los empleados, a quienes exhortó a limitar las ‘interrupciones digitales’, se sintieron más productivos y creativos.

Intel y otras empresas ya están poniendo a prueba algunas soluciones. Pequeñas áreas de las compañías están animando a sus empleados a revisar su correo con menos frecuencia, a ser más juiciosos a la hora de mandar emails masivos, y evitar que la alerta de correos nuevos altere continuamente su plan y su lista de tareas pendientes.

Un ingeniero de software de Google creó E-Mail Addict, una herramienta experimental para el servicio de correo electrónico de la empresa, que permite a las personas desconectarse durante 15 minutos de los mensajes entrantes.

Jonathan Spira, el analista en jefe de la compañía de investigación Basex y miembro del consejo de administración, dice que las empresas se han percatado de que se enfrentan a un monstruo de su propia creación.

El directivo se refiere a una máxima de Silicon Valley, que reza que las compañías deben ‘tomar una sopa de su propio chocolate’, aludiendo a que deben usar sus propias innovaciones.

“Están dándose cuenta de que comen demasiado”, puntualiza Spira. Muchas personas reconocen que están enfrentando interrupciones continuas, y los nuevos datos que están poniendo dimensión al problema resultan sorprendentes. Un empleado promedio de una compañía de información se conecta a su programa de correo electrónico más de 50 veces en el día, y usa el Messenger 77 veces, de acuerdo con las mediciones que ha hecho RescueTime, una compañía que analiza hábitos en el uso de las computadoras.

Esta firma, que recaba datos de 40,000 personas que tienen software de rastreo en sus computadoras, encontró que el empleado promedio además se detiene en 40 portales de internet en el curso de un día.

Estas interrupciones tienen un costo: pérdida de productividad. Las compañías de tecnologías de la información también se han dado cuenta de que pueden hacer dinero ayudando a las personas a reducir esa ‘glotonería digital’.

Grandes empresas en el mundo están buscando maneras para impedir que las herramientas de software se conviertan en distracciones, según John Tang, un investigador en IBM, integrante del nuevo grupo de estudio. “Hay una ventaja competitiva en encontrar una forma de abordar este problema”, comenta.

Considera irónico que las soluciones están surgiendo de las mismas compañías que crearon los sistemas digitales.

Este ejercicio de introspección en Silicon Valley viene acompañado de una actitud defensiva, si consideramos las conversaciones entre los involucrados.

La comunicación digital es sacrosanta; es la herramienta de la revolución. Así que si algo hacen las críticas es adoquinar el camino de pensar cómo rediseñarlas para que funcionen mejor. Y, claro, para ellos, la solución a un problema de tecnología es, sencillamente, más y mejor tecnología.

Por fuera de este grupo de trabajo, compañías como IBM ya están diseñando estrategias para contener la avalancha digital.

El E-Mail Addict, de Gmail, es una herramienta más bien burda. Tras hacer clic a la liga Take a break (Haz una pausa), la pantalla se va a grises y aparece un mensaje en inglés que dice: “Vete a caminar, trabaja en serio y échate unos bocados. ¡Volvemos en 15 minutos!”.

Michael Davidson, el ingeniero que creó esta función, platica que la idea se le ocurrió tras hablar con amigos que se sienten constantemente tentados a checar su correo.

“Armé esta función que permite decir: ‘No tengo autocontrol, así que quisiera bloquear mi mail por un rato’”, explica. (Todos aquellos que son realmente adictos pueden hacer trampa con sólo oprimir la tecla ‘escape’.)

Hay hasta términos domésticos que se refieren ya a la sobrecarga de información. Los nativos de Silicon Valley hablan de la email bankrupcy (bancarrota del correo electrónico), cuando se retrasan tanto en responder a su correo que deben borrarlos todos y comenzar de cero. Otro término relativamente nuevo es e-mail apnea (apnea del email), acuñado por la escritora Linda Stone, que describe cómo, enfrentados a un alud de mensajes en sus cuentas, las personas inconscientemente detienen su respiración.

Los miembros de la nueva organización tenían agendada su primera reunión para julio, en Nueva York. El grupo tiene entre sus planes buscar soluciones culturales y tecnológicas.

Paralelamente al grupo, Intel arrancó dos experimentos en septiembre de 2007, con 300 ingenieros y empleados de un grupo de diseño de chips establecidos en Austin, Texas, y con otros empleados en Chandler, Arizona.

En el primer experimento, se pidió a los empleados que limitaran el contacto por vía digital y personal, durante cuatro horas, cada martes por la mañana.

Imprimieron unos tarjetones laminados con la leyenda Quiet Time (Momento de silencio), que colgaron en las mamparas de los cubículos. Pero, al paso de las semanas, a los empleados les pareció que el sistema era demasiado restrictivo; esos tarjetones les hacían recordar la primaria.

Los quitaron y algunos trabajadores reanudaron el uso del correo electrónico, aunque con más sentido común y más conciencia acerca de sus propios hábitos; otros siguieron con el régimen estricto, recuerda Brad Beavers, el gerente de Austin.

En una encuesta que hicieron después, casi tres cuartas partes de los participantes dijeron que la compañía debía extender a todas las áreas la política de ‘Momento de silencio’. “Es enorme. Esperábamos menos”, admite Nathan Zeldes, un ingeniero, empleado en Intel, que lideró los experimentos y que estudia desde hace una década el impacto de la tecnología en la productividad. “Cuando las personas trabajan sin interrupción, realmente pueden relajarse, diseñar chips y realmente pensar”.

En el otro experimento, llamado ‘Cero correos electrónicos en viernes’, el objetivo era animar al personal a tener comunicación cara a cara. Beavers dice que a los empleados les gustó la idea, en teoría, pero que continuaron usando el correo electrónico; lo consideran fundamental.

Sólo 30% de los trabajadores suscribieron el programa, pero 60% recomendó que se ampliara el uso en Intel, con algunas modificaciones.

“Estamos tratando de abordar el problema de que la gente se está volviendo tan adicta al correo electrónico que puede enviar un mensaje a alguien que está atravesando el pasillo, o a un colega en el cubículo vecino, y eso no es bueno”, comenta.

The New York Times News Service

Ahora ve
No te pierdas