Ya no pierdas tu tiempo con e-mails

Si los correos electrónicos ahogan a tus empleados tu negocio puede perder dinero; estos consejos te ayudarán a perder menos horas hombre.
La tecnología también puede ser causa de distracción y pérdi  (Foto: )

Enviar, recibir, contestar y reenviar correos electrónicos puede ser una actividad en tu trabajo que te haga sentir como hamster corriendo dentro de una jaula. Nunca acabas.

Es cierto y comprobado que se pierde tiempo de negocios con el correo electrónico. Si recibes y envías 100 correos al día, eso se suma a 24,000 mensajes al año, en los que gastas un promedio de 100 días de trabajo. Si lograras bajar ese número de correos diarios un 20% ganarías 20 días de trabajo eficiente, los cuales podrías usar para pensar en nuevas ideas y mejores tácticas de negocios.

Estos 10 consejos te pueden ayudar a que revisar tu correo electrónico no se convierta en pérdida de tiempo, a que seas eficiente y a que no sufras cada vez que revisas tu carpeta de entrada.

Recuerda que el tiempo es dinero y perder tiempo revisando basura es perder dinero para tu empresa.

Envía menos: Piensa bien antes de utilizar el botón de “contestar a todos” o “cc”, usa la respuesta de lista poco, pues al enviar sólo a las personas que deben recibirlo, ahorrarás tiempo.

Deja de enviar en efecto bumerang: Al mandar cinco correos recibirás, en promedio, tres respuestas, de las cuales la mayoría no serán necesarias. Si eliminas uno de cada cinco correos instantáneamente eliminarás la cantidad de respuestas que recibes y eso también ahorrará tu tiempo.

Para – luego envía: Antes de que aprietes el botón de enviar, pregúntate: ¿Es esta información temporal, a lugar y enviada a la persona correcta? ¿Ayudará este correo en algo a la persona a quien se lo envío? Si la respuesta a alguna de estas preguntas es no, olvídate de enviarlo.

Sé educado, hasta cierto punto: No todo correo que recibes necesita una respuesta, especialmente si es un correo que sólo agradece por algo. No hay necesidad de agradecer el gracias. Inclusive podrías en tus correos escribir que no es necesario que te envíen respuesta, aso ahorrará tú tiempo y el de la persona a quien envías el correo.

Agenda conversaciones en tiempo real: En vez de enviar un correo que iniciará una larga cadena de envíos y respuestas, intenta agendar una conversación telefónica o incluso una reunión en persona. Hay veces que eso te ayudará a perder menos el tiempo y además, harás más de lo que esperas.

Haz que tus títulos expliquen el contenido: Cuando eres vago puedes confundir a quienes envías el correo. Acuérdate de poner “Solicito respuesta” o “Confirmar” si es que quieres que te presten atención. Sé claro y pon en contexto tus correos.

La estructura cuenta: Intenta que tus correos no empiecen con un muro de palabras y haz que las primeras líneas de tu correo sean sencillas y efectivas. No escribas más de: “Fue una reunión efectiva. Qué gusto haberte visto” y de ahí ve al grano. Recuerda que debes tener acción (explicar el por qué del correo), contexto (presentar tus puntos importantes) y un cierre (aclaraciones necesarias). 

Guarda sólo lo necesario: Buscar un correo en una lista de millones puede tomar horas de trabajo. Sólo guarda aquellos correos que vas a utilizar en el futuro y borra todo lo que sabes que no vas a utilizar nunca. Pregúntate: ¿Qué tanto podría usar esta información en el futuro? ¿Podría encontrarla después navegando en la red? Ahorrarás tiempo y espacio, además de que encontrarás los correos importantes mucho más fácil.

Archiva de forma inteligente: No permitas que se crucen tus carpetas, por ejemplo, no hagas una carpeta que se llame “correos de mi jefe”, mejor crea carpetas por temas en vez de por personas.

Entrena – o sufre: Enviar mejores correos no quiere decir que los demás te sigan y hagan igual, a menos de que se los pidas. En tus correos ofrece tips de cómo ahorrar tiempo y eso te ayudará a que algunos entiendan la indirecta.

 

 

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