El club de los asistentes ejecutivos

Los ayudantes de los CEOs cuentan con grupos de apoyo como el exclusivo Seraphic Society; gracias a estas redes, encuentran la ayuda para cumplir las difíciles exigencias de sus jefes.
manos-empleados-JI.jpg  (Foto: Jupiter Images)
Jennifer Reingold

La humillación social se ha impuesto; fue sólo momentos antes de que la cena comenzara cuando el ejecutivo de la empresa de bienes raíces Tishman Speyer se percató de que no tenía idea de qué títulos usar para presentar apropiadamente a sus invitados, un grupo de diplomáticos estadounidenses. Llamó desconcertado a Carole Karpel, asistente ejecutiva de Jerry Speyer, director y presidente ejecutivo de Tishman.

Karpel tampoco sabía, pero tenía una carta bajo la manga: un pequeño libro blanco donde aparecían enlistados los nombres de los 100 miembros de la Seraphic Society, un exclusivo grupo de élite de asistentes ejecutivos de la gente más poderosa en el área de la ciudad de Nueva York.

"Recordé que uno del grupo fue asistente de (el ex secretario de estado) Cyrus Vance", dijo Karpel. "La llamé y en tres minutos me dio la respuesta". Crisis superada.

La petición no fue nada extraordinario dentro de la Seraphic Society, que ha funcionado como una especie de esqueleto secretarial desde hace 69 años. El término viene del nombre bíblico de la orden angelical, el Serafín, que está parado en presencia de Dios. Sus miembros incluyen asistentes de los directivos de Xerox, de la casa de bolsa de Nueva York (NYSE), de GE, de la Reserva Federal de Nueva York, de Bloomingdale's, del secretario de Relaciones Exteriores y del Museo de Historia Natural.  

Su objetivo es "establecer un vínculo de cooperación y amistad entre los secretarios y líderes", y apoyando esta red, los ayudan a ellos y a sus jefes a hacer un mejor trabajo. "Cuando se me complica localizar a alguien", dice Speyer, "siempre puedo contar con Carole y sus amigos de Seraphic Society".

En una era de turbulencia económica y cambios en los puestos directivos (sin mencionar el auge de las redes sociales) no es de sorprenderse que la Seraphic Society y otros grupos similares estén floreciendo.

Aunque la Seraphic Society es la más antigua y sin duda la más exclusiva, un grupo similar, la Asociación Catalizadora de Silicon Valley (SVCA, por sus siglas en inglés), fue fundada en 1995 por asistentes de ejecutivos, o AE (pues el término "secretarios" ya está eliminado del uso cotidiano), de directores ejecutivos en Silicon Valley. Sus miembros incluyen ayudantes de los directores ejecutivos de Facebook, Cisco, Apple y Google. Hay al menos dos grupos para asistentes de celebridades específicamente (uno en cada costa) y docenas de organizaciones regionales para asistentes ejecutivos que han salido de LinkedIn y Facebook.

"Las redes son un aspecto de apoyo crítico durante estos tiempos para todos nosotros", dijo Leni Miller, presidente de EASearch, que ubica asistentes ejecutivos de alto nivel.

Mientras que 4.2 millones de personas se definen a sí mismos como profesionales administrativos, según la Oficina de Estadísticas Laborales (haciéndolo uno de los títulos laborales más amplios de Estados Unidos), los hombres y mujeres encargados de darles apoyo desde la esquina de sus oficinas tienen su propia categoría.

"Si el trabajo de presidente ejecutivo es el puesto más solitario, sus asistentes tienen el segundo lugar", dijo la presidenta de Xerox y ex presidenta ejecutiva, Anne Mulcahy, cuya asistente, Rosemary Clark, ha trabajado con los últimos tres directores ejecutivos en la compañía, incluyendo a Ursula Burns, quien tomó el puesto en julio. "En realidad no tienes amigos, tu trabajo siempre está bajo el microscopio y ciertamente debe haber una discreción que es altamente demandante".  

Esto es más que lógico; un AE de un gran presidente ejecutivo tiene que hacer todo, desde reservaciones de tiempo completo hasta encontrar una farmacia abierta a las tres de la mañana en Tokio o proteger al director ejecutivo de una furiosa multitud de paparazzi. Los asistentes pueden llegar a ganar cientos de miles de dólares al año, tener bajo su control a su propio grupo de empleados y se espera que estén disponibles en cualquier momento del día, sin violar la confianza y privacidad de la que dependen los grandes ejecutivos.

"No hay ni un momento que no sepa dónde está", dice Denise White, AE desde hace diez años de Kenneth Chenault, director ejecutivo y presidente de American Express. "Si quiere ir a bolearse los zapatos, está bien", dice, "sólo necesito saberlo".

También hay algunas peticiones especiales que sólo hacen los reyes del universo, como le ocurrió a la asistente que tuvo que encontrar un borrego para una fiesta de cumpleaños sorpresa, y luego lidiar para transportarlo de regreso a una granja cuando no lo dejaron entrar a un edificio debido a las medidas de sanidad.

El mundo de los asistentes de las celebridades, por supuesto, es famoso por presentar estos retos personales, llamados P&C (personales y confidenciales). "Cuando el dinero no es un problema", dice Bonnie Low-Kramen, fundador de Asistentes de Celebridades de Nueva York y asistente de la actriz Olymplia Dukakis, "se abre toda una nueva zona de necesidades".

Pero los AE no siempre tienen la solución a todos las peticiones, y en esto radica el encanto de sus grupos, que permiten a los AE tener redes de trabajo, compartir sus historias y, muy importante, ayudar a facilitarle el camino a sus jefes en medida de lo posible. "Si tengo que llamarle a Jamie Dimon y hacer una cita", dice Clark, ex asistente de Mulcahy, "te encontrarás con alguna de tus hermanas Seraphic en la línea y te ayudará". (Alguna ves hubo un hermano Seraphic, pero se fue).

Además, dichas organizaciones dan una red de apoyo para un empleo que es único de varias formas. "Cuando trabajas al nivel de un presidente ejecutivo, no tienes a nadie con quién compartir esto", dice Debbie Gross, AE en jefe de John Chambers, de Cisco, desde hace 18 años, y miembro fundadora de SVCA.

Con razón estas organizaciones tienen una prima de exclusividad. El mundo de AE es pequeño y selectivo. Los Seraphics en potencia no pueden pedir entrar, sino que deben ser recomendados (o vetados) por los miembros actuales. Es más, no es suficiente ser excelente en tu trabajo, sino que los miembros que aspiran son juzgados no sólo por su reputación y experiencia sino por lo que sus jefes digan. La SVCA, pendiente del impacto potencias que las fugas de información podrían tener en las compañías de sus miembros, exige que los miembros firmen una cláusula de privacidad antes de cada reunión.

El Seraphic Secretaries of America, como se llamaba en un principio, fue la creación de de un agente de relaciones públicas llamado Frederick Darius Benham. Intentando llamar la atención de los ejecutivos, pronto se dio cuenta de que no llegaría a ningún lado sin ayuda, así que en 1938, según la historia que él mismo publicó, "A Chronicle of the Seraphic Society," comenzó a entregar "premios por méritos" por "cortesía, tacto, educación, carisma, urbanismo, gentileza, civilidad, amabilidad, buen humor y dulzura" cada vez que conocía a algún asistente que superaba sus labores obligatorias.

En 1940 invitó a 12 secretarias a cenar al Hotel Lexington en Manhattan. (La secretaria de Dale Carnegie estaba entre las asistentes). Al año siguiente fue la presentación del título de "secretaria del año", premio completado con una máquina de escribir Remington Rand, a Phyllis Moir, autora de "Yo fui la secretaria particular de Winston Churchill". Aunque no era Seraphic, Moir llamó la atención pública al grupo, una gran ayuda para Benham, si no es que también para los ángeles de la discreción.  

Después, los Seraphics se separaron de Benham, con banquetes anuales y reuniones frecuentes, y eventualmente "cenas elegantes" cada cinco años, financiadas por las mismas compañías.

Entre los asistentes se encuentra el presidente de NYSE y el director de American Airlines, quien en 1948 organizó un crucero para los asistentes. Bernard Baruch, financiador y asesor gubernamental, habló en la cena del treceavo aniversario en 1953. Cinco años después se llevó a cabo en el yate Highlander, propiedad del jefe de Seraphic, Malcolm Forbes. A principios de 1980, un grupo de Seraphics viajó a China. En la cena del aniversario 65 de la sociedad, en 2005, asistieron a la cena en el Metropolitan Club de Nueva York 39 jefes.

Por supuesto que en el ambiente de despidos de directores ejecutivos, parte del glamour se ha disipado, siendo remplazado por actividades prácticas como encontrar un trabajo nuevo y ahorrarle dinero a tu jefe. La presidenta de Seraphic, Mary Troy, AE de Harry Hohn, director ejecutivo retirado de New York Like, dice que la cena para jefes del próximo año se canceló, y el grupo se está concentrando en esforzarse para desarrollar un sitio Web (muy necesario) y tener un enfoque más caritativo.

El objetivo principal es hacer los contactos que los ayuden a ayudar a sus jefes. SVCA tiene un libro de "las mejores prácticas" con consejos de cómo encontrar una niñera, cómo reservar un vuelo privado y cómo encontrar el mejor pastel en Nueva York. El grupo organiza pláticas regulares en sus reuniones (Dave Roux, socio en la empresa de inversión Silver Lake, fue un invitado hace poco tiempo) y solicita ayuda de expertos, reclutadores, planeadores y crea talleres sobre cómo usar Google de forma más efectiva.  

De varias formas ésta es una infraestructura "sombra" para los famosos directores ejecutivos de Silicon Valley, y tiene suficiente poder cuando de logros tecnológicos se trata.

Aunque ciertamente es emocionante ser un miembro del círculo de confianza de los directores ejecutivos o de las celebridades (ser invitado a cenas elegantes o viajes privados), la seguridad laboral es un asunto de suma importancia, sobre todo si un jefe cae de la gracia de alguien, su equipo también. 

Shake Nahapetian, Seraphic que trabajó con el ex director ejecutivo de AIG, Hank Greenberg, dice que no podría ser más feliz, pero no fue tarea fácil con todos los altibajos que hubo. Tampoco fue tarea fácil para la AE de la ex directora ejecutiva de Sotheby, Diana "Dede" Brooks, cuando se declaró culpable por la fijación de precios. 

Peor que tu jefe pierda su empleo es tener que trabajar para un vicepresidente: "si ya fuiste la reina", dice Gross, de Cisco, "es difícil encajar con otra gente". La SVCA ha ayudado a sus miembros a negociar sus propias versiones de "las ataduras doradas" de sus jefes, así como de permitirle los AE de jefes despedidos a permanecer un año en el grupo.

Inicia el día bien informado
Recibe todas las mañanas las noticias más importantes para empezar tu día.

Estas organizaciones, por toda su selectividad, sirven como recordatorios para los directores ejecutivos que probablemente no podrían durar ni un día sin su asistente. "Cuando la asociación es buena", dice Miller, "es como un matrimonio, pero si no tienes el apoyo adecuado es mejor no tener ningún apoyo".

En el caso de Clark de Xerox, la AE probó ser el nexo común entre el liderazgo antiguo y el nuevo cuando Mulcahy entró en época de crisis. "De alguna forma ella entrena al director ejecutivo", dice Mulcahy. "Me enseñó los protocolos y tenía todo el conocimiento sobre cómo responder a las cosas y quién necesita qué. Cuando cometía algún error, era porque no la estaba escuchando". Buen consejo para todos nosotros.

Ahora ve
El número de turistas mexicanos en EU se desplomó en el último año
No te pierdas
×