El email en las firmas, ¿desaparecerá?

Empresas como Atos Origin planean disminuir o eliminar el uso del correo electrónico en un futuro; frente a otros medios, el email ha perdido utilidad a la hora de interactuar con amigos y colegas.
correo electronico.jpg  (Foto: ThinkStock)
Miguel Valdes Faura*

Hace unos meses, Atos Origin, el gigante europeo de servicios de Tecnología de la Información, declaró sus intenciones de eliminar gradualmente el correo electrónico de sus operaciones internas en los próximos tres años. Este es tal vez el caso más llamativo a la fecha que sugiere la decreciente necesidad del email en la empresa.

Si bien es demasiado pronto para declarar al email (que cumplió 40 años en 2011) como una tecnología 'muerta', es justo reconocer que una nueva generación de herramientas de comunicación está ganando terreno como una forma más eficiente de comunicación en el ámbito empresarial. 

El email es, sin duda, la tecnología más comprobada tanto en las comunicaciones personales como en las corporativas, pero tiene sus defectos. Thierry Breton, CEO de Atos, citó especialmente el fenómeno del correo basura o spam como uno de los mayores contribuyentes a la "contaminación informativa" que ralentiza las actividades gerenciales. Su objetivo en Atos -que emplea a casi 50,000 trabajadores alrededor del mundo- es convertirla en una "compañía de cero email" en un lapso de tres años. En lugar del correo electrónico, Breton dice que Atos promoverá entre sus empleados el uso de la mensajería instantánea y las plataformas de redes sociales.

Esta es la primera ocasión en que una organización de esa escala realiza una declaración definitiva respecto al email, pero seguramente no será la última. A decir verdad, la transición gradual del correo electrónico a la mensajería y a las plataformas de redes sociales comenzó hace ya algunos años, pero sólo recientemente este fenómeno -que se venía registrando en el espacio del consumidor- ha penetrado en el frente empresarial. 

En los últimos años y en el espacio del consumidor, el auge de las plataformas de redes sociales como Facebook y Twitter ha desviado a otros canales muchas de las conversaciones que antes se daban a través del email. Aunque el correo es todavía un depósito central desde el cual se pueden seguir actualizaciones de varios sitios de redes, ha perdido utilidad a la hora de interactuar con amigos y colegas en el día a día comparado con otros medios, como la mensajería instantánea y los llamados content feeds

Como suele ocurrir, los consumidores adoptaron estas plataformas mucho antes que las empresas. La mensajería instantánea, Facebook y Twitter han sido usados durante años para fines de informática personal. Ahora que la 'generación del Internet' ha alcanzado su mayoría de edad, los empresarios se esfuerzan cada vez más en adoptar una comunicación corporativa ‘amigable' y herramientas de automatización. La rápida popularidad de plataformas como Yammer y Chatter de Salesforce (diseñadas exclusivamente para propósitos empresariales) sugiere un aumento mucho más generalizado de la "empresa social". 

Ese concepto se refiere a una mayor colaboración y comunicación en tiempo real en nombre de una mayor eficiencia organizacional. Como tal, no existe una herramienta única ‘para todos los fines' que, en última instancia, sustituya al correo electrónico. Más bien, están apareciendo una serie de herramientas complementarias como medios más efectivos para lograr la colaboración empresarial. 

Entre las tecnologías destacables que están emergiendo en lugar del e-mail podemos mencionar: 

Herramientas para automatización de procesos: Automatizar procesos a través de herramientas de gestión de procesos de negocio (BMP o business process management) permite respuestas automatizadas y acciones vía correos automatizados, mensajes instantáneos, etcétera, que generan mensajes orientados a la acción (por ejemplo, un botón yes/no). Esta solución puede eliminar el tedioso intercambio asociado a las funciones corporativas como el employee on-boarding/off-boarding (la llegada/adaptación de nuevos empleados y la salida/separación de otros), la facturación y las solicitudes de los trabajadores. Los sistemas BMP han atraído interés en años recientes, con grandes jugadores como Oracle e IBM esforzándose por ofrecer mejores soluciones BMP, y pequeñas compañías como BonitaSoft, Intalio y BizAgi ofreciendo también suites BMP.

Portales empresariales: Aunque los portales corporativos han existido por algún tiempo, no ha sido hasta fechas recientes que han comenzado a integrar más funciones sociales para aumentar la colaboración entre empleados -a menudo a través de actualizaciones instantáneas en tiempo real con interfaces de usuario más accesibles. Cada vez más, estos portales están incluyendo plug-ins para otras aplicaciones, como la automatización de procesos y la mensajería instantánea, a fin de crear una intra-red social más amplia en la cual los empleados pueden colaborar. eXo y Liferay son dos ejemplos de proveedores de portales empresariales que han incorporado con éxito un aspecto social a sus respectivos productos. 

Tecnologías de la web semántica: Es un campo que aún está evolucionando, y si bien todavía no tiene una fuerte presencia en el sector empresarial, está posicionado para emerger como una tecnología crítica en el futuro próximo. A medida que las organizaciones continúan luchando por gestionar las cantidades masivas de datos no estructurados generados por su comunicación interna, es importante contar con herramientas capaces de clasificar y analizar dicha información. Ejemplos de esto pueden verse hoy en Microsoft (Powerset/Bing), Apple (Siri/Apple 4S) y Google (FreeBase), entre otros.

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No estamos afirmando que el correo electrónico haya dejado de ser un componente necesario en la comunicación empresarial; el email sigue siendo un engranaje vital para muchos procesos organizacionales fundamentales. Sin embargo, con la llegada de nuevas herramientas como las antes mencionadas, el correo ha visto innegablemente una disminución en su uso en general, y en particular en términos de colaboración interna. La decisión de Atos de eliminar el email es tal vez el aval más sonoro a la noción de que el correo electrónico está siendo gradualmente suprimido de las empresas, y será interesante ver si otras grandes organizaciones siguen sus pasos en los próximos años a medida que las tecnologías corporativas sigan evolucionando. 

* Miguel Valdés Faura es CEO y co-fundador de BonitaSoft, una compañía con sede en Francia que produce software BPM y proporciona servicios comerciales y apoyo para el proyecto de código abierto Bonita, del cual también es co-fundador.

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