Cómo edificar constructoras eficientes

La gran mayoría de los vendedores de Grupo Ruba, constructor de viviendas, reciben a sus clientes en los desarrollos con la computadora portátil encendida. Explican los detalles del inmueble, hacen corridas financieras y, si el cliente se entusiasma, ahí mismo apartan la casa.

Todos los procesos, desde el primer contacto con los prospectos, administración de la venta y postventa, están diseñados y enfocados hacia el cliente, para brindar siempre un buen servicio. “Ya no se vale que llamen por teléfono para apartar un departamento. O se hace en línea o no queda registrado”, explica Francisco Luis Gaytán, gerente de Tecnologías de Información y la Unidad de Asistencia Tecnológica de Grupo Ruba.

En la actualidad, el sector de la construcción es uno de los más que mayor crecimiento ha tenido, y sus particularidades representan retos que sólo las empresas mejor preparadas podrán afrontar.

En particular, la industria de la vivienda en América Latina está tecnológicamente rezagada, y la única manera de ofrecer una ventaja competitiva es a través de la tecnología.

Para cumplir sus objetivos de negocio algunas constructoras han implementado sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés); a pesar de ello, el sector de la construcción está en una etapa de adopción temprana.

“En las constructoras falta mucha cultura del uso de la tecnología para poder administrarse bien y tener un mayor control del negocio en todos sus aspectos. Las firmas grandes se han visto obligadas por la necesidad, y las pequeñas o medianas se resisten e investigan poco sobre cómo estas herramientas podrían ayudarles a ser más eficientes”, explica Gilberto Romero Ríos, ex gerente de Soluciones Empresariales de Select, consultora mexicana de tecnologías de la información.

Construir y administrar
La adopción de tecnología en las empresas constructoras grandes fue motivado porque tienen procesos complejos, porque poseen un considerable volumen de gente que administrar o porque reportan a Bolsa, entre otros. En este caso los ERP son fundamentales para resolver estos retos.

En cambio, el segmento de medianas y pequeñas constructoras —con 30 o 40 empleados fijos— que ya poseen una solución de este tipo, la han implantado porque han sido subcontratadas por empresas grandes o porque ellos mismos construyen edificios de vivienda. Esto demanda el uso de tecnología para tener un mayor control y mejor administración.

Intellisys, Microsoft y SAP son los tres jugadores de software ERP que ofrecen activamente soluciones al sector de la construcción, explica Romero Ríos, de Select. “La oferta de software especializado para empresas constructoras es muy pequeño. En este segmento destacan básicamente dos: EnKontrol y Explorer Software, que tienen soluciones específicas”.

Se calculan aproximadamente 2,000 constructoras en México. Según datos de Select sólo existen 150 de ellas tienen el potencial para adquirir una solución de ERP. Actualmente sólo 30 o 40 empresas ya lo tienen. “De mantenerse el acelerado crecimiento el número de empresas que requieran una aplicación de este tipo podría llegar a 500”, pronostica Romero Ríos.

Para muestra, tres botones
Grupo Ruba
Grupo Ruba, de Chihuahua, construye desde hace 27 años. El año pasado cobraron 17,099 viviendas, con un crecimiento de 22% en unidades y 21% en facturación, atienden nueve plazas con 864 colaboradores.

Si bien ya contaban con un departamento de TI, éste era más bien pequeño y apoyaba otras áreas. Hace poco más de cuatro años, cuando esta compañía apostó al crecimiento en el mediano plazo, establecieron que el área de tecnología debía ser más estratégica y debía estar más alineada al crecimiento que proyectaban.

Francisco Gaytán refiere que, en 2004, Grupo Ruba organizó una sesión de planeación estratégica. Equipos de alto desempeño y cuadros gerenciales de todas las plazas se reunieron para identificar crecimientos, diagnosticar vulnerabilidades, rediseñar procesos e identificar oportunidades. Entonces se definió el rumbo de la empresa y las herramientas tecnológicas que acompañarían a este crecimiento, a la vez que se evaluaron factores técnicos y económicos para tomar la decisión de la adquisición de un sistema ERP. Se decidieron por la plataforma de EnKontrol.

Grupo Ruba cubrió tres áreas: comercial —los promotores tienen computadoras, la gran mayoría son portátiles con acceso inalámbrico a internet—; administrativa —se ha reducido el trabajo de arrastrar el lápiz al área de contabilidad y administración—, y producción —toda la cadena de valor está sistematizada.

Por supuesto que hubo resistencia al cambio por parte de los empleados. “Es natural, pero gracias al entusiasmo de las áreas administrativa y comercial se consiguió que el ERP funcionara lo más rápido posible y con los menores contratiempos. Estas áreas entendieron a cabalidad las ventajas que les aportaba el sistema”, recuerda Gaytán.

Evidentemente, Grupo Ruba está convencido de que la tecnología les aportó un músculo para mantener el crecimiento. Hoy no sólo tienen cubierta la parte operativa del negocio. La información táctica y estratégica será conducida a través del business intelligence (BI) de EnKontrol. Y justo al momento de la entrevista, Grupo Ruba está en etapa de preparación para implantar el nuevo módulo.
Gaytán no revela la inversión en tecnología, pero sí expresa su total convencimiento por esta herramienta. “Si no tuviéramos el ERP sería muy difícil controlar la información con el volumen de operación que estamos desempeñando”, concluyó.

Hermosillo y Asociados
Hace cuatro años que Hermosillo y Asociados (HyA) decidió incorporar herramientas tecnológicas en la operación del negocio. La empresa integra a otras nueve firmas y desarrolla construcción industrial, comercial, turística y viviendas. Actualmente da empleo a aproximadamente 350 personas.

Como otras empresas medianas del país, HyA contaba con un área de Sistemas que principalmente reaccionaba ante eventualidades de los empleados y sus computadoras. Sus departamentos estaban aislados, no compartían información y trabajaban con aplicaciones hechas a la medida para cubrir el control presupuestal en dos segmentos: en la promoción de los inmuebles y en la administración de proyectos. En Finanzas y Contabilidad tenían un paquete comercial. Y en presupuestos tenían un paquete comercial.

Sin embargo, toda la información se procesaba en hojas de cálculo. “En los últimos dos años el crecimiento del grupo fue explosivo y las soluciones tecnológicas eran insuficientes”, comenta Gustavo Adolfo Carreño, director de Tecnologías de la Información de HyA. Para estar a la altura de la expansión que anticipaban adquirieron un sistema ERP. Su opción, entre varios proveedores analizados, fue SAP.

En el proceso de determinar que la empresa iba a crecer y que para ello requeriría más soporte de las áreas internas, la dirección general estableció una ruta crítica para cumplir sus metas. El área de Sistemas participó activamente en estas decisiones y facilitó el trabajo de las otras áreas, compartiendo información y explicando los beneficios de integrar a la compañía bajo un mismo sistema. Si bien la inversión no sobrepasó el medio millón de pesos, HyA hoy se muestra satisfecha de este gran paso.

A más de un año de haber implantado el ERP ya goza de algunos beneficios. “Dado el volumen de crecimiento, hemos podido administrarlo correctamente gracias al ERP. El director general puede tener conocimiento puntual de la operación del negocio, y en las respectivas localidades donde trabajamos, los responsables conocen a detalle el estatus de la obra, del personal, de los materiales, y de los insumos”, explica Gustavo Adolfo Carreño. El ejecutivo de HyA también señala como beneficios el pago oportuno a proveedores.

Urbi… et orbi
La iniciativa provino de la alta dirección de Urbi. Se iniciaba el siglo XXI y la compañía quería prepararse para el crecimiento acelerado y la competencia global.

El resultado fue la implementación del concepto UrbiNet, una red de unidades estratégicas de negocios conectadas a un modelo de negocios en línea. La estandarización del modelo productivo de Urbi es a través de la centralización, la cual garantiza el control de la operación y de las finanzas.

Salvador González Bravo, director de Desarrollo de Negocios de Urbi, explica que se decidieron “por la mejor tecnología en procesos de negocio para idear una manera de transformar el modelo imperante sin mermar el crecimiento que se estaba teniendo en ese momento. Gracias a ello hemos logrado crear una solución que transforma nuestras unidades de negocio en 10 semanas. Replicamos el modelo de las franquicias y de esta forma es que los socios concesionarios perciben las mejoras en su negocio: en el control operativo cuentan con el know-how y producen más rápido”.

La desarrolladora de vivienda ha sincronizado sus procesos, lo cual ofrece beneficios reales entre los que destacan: la planeación de la producción y la optimización de la demanda. “UrbiNet es más que un ERP, integra las mejores prácticas de negocio. Esta sincronización y optimización de la producción ofrece ventajas adicionales como simplificar las operaciones de la empresa y grandes beneficios en el ciclo de vida de sus clientes proporcionando escenarios de vivienda y financiamiento que garantizan la mejor opción del costo total de la propiedad, así como agilidad en los trámites de originación de crédito”, abunda González Bravo.

Urbi ya incursionó en la interacción de su cadena de valor clientes-proveedores, ya que UrbiNet le permite sincronizar sus procesos con sus aliados productivos y ofrecer mayores beneficios a sus clientes, apoyados en las soluciones que ofrecen sus aliados tecnológicos HP y SAP.

Inicialmente, el nivel de experiencia de la gente no tenía nada que ver con la tecnología: se limitaba a pensar que los controles podían hacerse a nivel de hoja de cálculo, pero finalmente se dio acceso a otras soluciones y con ello a la transformación de un modelo de negocio a un modelo de tecnología, el cual está impulsando el nivel de inteligencia de negocio.

Urbi innovó porque en el sector de la industria no existe la idea de que este segmento se puede tecnificar. La empresa rompió con ese paradigma, ha invertido mucho en ello (no reveló el monto), y los resultados ya son palpables: en 25 años Urbi pudo extenderse a 14 plazas; actualmente pretende duplicar esta cifra en sólo cinco años. Y si hoy no contara con una plataforma tecnológica como ésta, González no lo piensa dos veces: “Me pondría a hacer una, si no sería complicadísimo mantener el ritmo de crecimiento y los niveles de eficiencia”.

Los retos
En opinión de Carlos Alvarado, director general y fundador de EnKontrol —desarrollador mexicano de un sistema ERP dedicado 100% al mercado de la construcción tanto industrial como de vivienda—, un gran reto para los constructores de vivienda es la institucionalización. “Todas han logrado crecimientos significativos, pero requieren tener mejores prácticas”. Para convertirse en una industria mejor organizada, añade el fundador de EnKontrol, requieren contar con procesos más definidos, más profesionales.

Otra gran reto, señala Alvarado, es que se han desempeñado en un sector en el que el recurso humano debe capacitarse intensivamente, además de que toda la operación está fuera de la oficina.