Pagos electrónicos dan ahorros públicos
Ante los retos económicos y políticos que enfrentamos en la actualidad, la observancia de los principios de participación, rendición de cuentas y transparencia en los gobiernos se torna indispensable para impulsar el desarrollo económico y proteger los derechos de los ciudadanos.
Por otra parte, la necesidad de optimización y eficiencia en el manejo de los recursos públicos implican un cambio en la forma de llevar la operación por parte del Gobierno en todos sus niveles.
La colaboración y facturación electrónica representa una solución de cara a estos retos, ya que resuelve de manera eficaz muchos de los problemas que actualmente impiden la eficiencia y competitividad de los procesos administrativos de Gobierno.
La gran cantidad de operaciones de compra que realiza el sector público, así como el elevado número de proveedores que maneja, acrecientan la complejidad en la administración de las cuentas por pagar.
En la mayoría de los casos, el cotejo de órdenes de compra y facturas se realiza de manera manual, haciendo el proceso de pago a proveedores muy lento, con un gran consumo de recurso humano y tiempo. Con la implementación de la solución de recepción de factura electrónica, se logra la agilización del ciclo comercial, alcanzando un nivel óptimo de eficiencia administrativa; se obtienen ahorros hasta de un 60% en horas hombre, y hasta un 40% en gastos de operación.
El proceso de pago a proveedores del sector público es sumamente burocrático, involucrando múltiples formatos en trámites y papeleos.
Al recibir electrónicamente facturas y estados de cuenta de servicios, se obtienen ahorros significativos en impresión, almacenaje y combustible, pero principalmente en tiempo, pues se agiliza el proceso de envío y recepción de facturas, de 45 días que dura un ciclo normal, hasta 24 horas.
Esto ayuda a mejorar sustancialmente la relación Gobierno-proveedores, aunado a que satisface la demanda de transparencia de la ciudadanía en general.
Por otra parte, los proveedores de Gobierno se ven beneficiados por sustanciales ahorros en impresión, envío físico, almacenamiento y conciliación de facturas; el seguimiento a sus cuentas por cobrar es mucho más sencillo ya que se automatiza el flujo administrativo y se evitan errores humanos en la captura.
La colaboración electrónica de documentos garantiza la transparencia en la adquisición de bienes y servicios en las instituciones públicas, eliminando la corrupción y clarificando el uso de las partidas presupuestales a través del cumplimiento y registro del flujo de autorizaciones internas de requisiciones de compras.
Con esto se elimina la necesidad de auditorías internas y se tiene un control total sobre los comprobantes fiscales.
El manejo de la información en una plataforma de facturación y colaboración electrónica con un proveedor calificado es altamente confiable y segura, con la ventaja de que el almacenaje de toda esta información también se lleva a cabo de manera electrónica, lo que facilita la búsqueda en los archivos.
Además de la solución de ventanilla de recepción de facturas a través de una plataforma electrónica, también existe la opción de ofrecer acceso a capital de trabajo en línea a los proveedores de Gobierno mediante descuentos por pronto pago.
Con esto se resolvería un problema que surge precisamente de los ciclos de recepción de facturas y pago de las instituciones públicas hacia sus proveedores: la falta de liquidez de estos últimos al tener que esperar largos periodos de tiempo para recibir el pago de sus mercancías y servicios.
Con esta solución de acceso a capital de trabajo se acelera el gasto público y el Gobierno cumple su compromiso de desarrollo social, estimulando la economía y ayudando a que no se pierdan empleos por falta de liquidez.
El sector público podría alcanzar niveles de ahorros hasta de un 65% en sus procesos de pago y conciliación aprovechando las ventajas de la recepción de factura electrónica.
Sus proveedores podrían ahorrar, con la invitación de la entidad pública de emitir sus facturas electrónicamente, entre un 45% a 91% emitiendo al menos 2 facturas al mes; aunado a estos ahorros, la total colaboración entre la iniciativa pública y privada, con fondos tanto públicos como privados generaría, con la alternativa de capital de trabajo, un estímulo real a la economía.
La decisión de emigrar el sistema de pago a proveedores a una plataforma de colaboración electrónica implica un cambio de paradigma en los más altos niveles de Gobierno. Sin embargo, el uso de esta solución tecnológica está alineado con las políticas de transparencia y acceso a la información que el sector público ha venido promoviendo desde hace algunos años, con el impulso del Gobierno electrónico.
* El autor es fundador y director general de Interfactura