8 tips para capacitar en la crisis

La capacitación es una herramienta esencial para el desarrollo de una organización, según expertos; los expertos aconsejan un presupuesto especial para esta inversión.
capacitacion-oficina-mujer-empleadas-JI.jpg  (Foto: Jupiter Images)
Ernesto Morán Roel/ Luís Felipe Llanos*
CIUDAD DE MEXICO (CNNExpansión) -

La capacitación constituye una poderosa herramienta para resolver problemas de ingresos, productividad y competitividad, así como para incrementar conocimientos, desarrollar habilidades y promover actitudes indispensables para el sano desempeño de su organización.

Además es una herramienta muy útil para mejorar el clima laboral, la motivación, la innovación y sobretodo, la atención y el servicio al cliente.

Conoce ocho consejos para la administración de la capacitación en tiempos de crisis:

1.      La capacitación debe enfocarse en la generación de ingresos. No la suspenda.

En ocasiones, cuando las organizaciones y empresas enfrentan problemas presupuestales y de liquidez optan por suspender de manera abruta las acciones de capacitación y formación de su personal. Esto constituye un craso error. La evidencia muestra que la en la mayoría de las ocasiones, esta medida lejos de ayudar a mejorar la situación que se enfrenta, la empeora.

2.      Identificación y enfoque de programas sustantivos y prioritarios

Es indispensable analizar, evaluar y priorizar los procesos de generación de efectivo y conservación de clientes. Siendo la capacitación esencial para lograrlo.

La dirección general de la empresa tendrá que tomar la decisión  de qué temas reforzar y en qué  temas suspender la capacitación, lo cual no debe poner en riesgo la operación y por el contrario privilegiar acciones que impacten a los resultados y objetivos de la organización basándose en el plan estratégico de la misma.

3.      Formación y consolidación de un equipo de instructores internos

Establecer un grupo de instructores internos, es una estrategia que ha demostrado excelentes resultados, pues constituye la manera más práctica y eficiente de transmitir el conocimiento experto de las organizaciones. Es importante recordar que la transmisión del conocimiento más específico, particular y experto de la organización, difícilmente se obtendrá desde fuera, será necesario facilitar su transmisión mediante instructores internos.

Adicionalmente, este esquema permite brindar reconocimiento y algunos beneficios a quienes se desempeñen como tales.

4. Capitalización de la tecnología

Este tipo de entrenamiento puede darse de dos maneras básicas:

  1. Combinada (Blended Learning), realizando una parte de la capacitación por medio de cursos vía electrónica y otra parte, de manera presencial. 
  2. A distancia, mediante el diseño de cursos integrales vía computadora.

Lo anterior, disminuirá sensiblemente el tiempo en aula, el traslado de personal y las horas instrucción de instructores externos.  Además, el personal podrá realizar su capacitación en el horario que más conveniente le resulte. Una buena idea puede ser el iniciar esta estrategia con cursos que su diseño didáctico y tecnológico no resulte muy complejo, en este sentido los CBT´S pueden ser una buena opción, además de ser considerablemente económicos.

5.      Maximizar el presupuesto a través de sinergias

Identifique aquellos cursos en los que cuente con mayor número de participantes; evite si es posible, llevar a cabo cursos con pobre asistencia, trate de integrar grupos numerosos hasta el punto en que ello no afecte el desarrollo del mismo.  Maximice los beneficios que recibe por la contratación de instructores externos.

Establezca contacto con alguna otra dependencia con la que guarde relación y valore la realización de cursos en aquellas materias en las que no afecte el hecho de que el grupo esté integrado por personal de ambas instituciones.  De esta manera, el costo de la capacitación podrá prorratearse.

6.      Dosificar, seleccionar y dar seguimiento a la capacitación externa

Seleccione al personal indicado para cada tipo de capacitación. Salvo que se justifique, será necesario evitar inscribir a varias personas al mismo congreso, seminario y evento.  De tal manera que se obtenga mayor cobertura en temas que beneficien a la organización.

Además será importante establecer la política de "el efecto multiplicador" con sus compañeros mediante alguna sesión en la que transmitan la información más relevante del evento al cual hayan asistido.

      Estas medidas tendrán que integrarse en un reporte de evidencias que demuestren el costo beneficio de la capacitación. Estos son tiempos de cuidar los recursos y aplicarlos de manera planeada.

7.  Evaluación y seguimiento

En épocas de crisis, es posible que se den tiempos muertos en su proceso productivo y de ventas, estos tiempos hay que identificarlos y utilizarlos. La capacitación dirigida y adecuadamente enfocada en los temas de crisis, es una estupenda idea para ocupar este espacio, por lo que la creatividad de la dirección general es un ingrediente muy importante para resolver este problema.

8. Innovación: la creatividad en estos momentos es una de sus mejores aliadas

En estos momentos de crisis la creatividad es importante, por lo que se recomienda reunir a equipos de trabajo que expongan ideas encaminadas a innovar las prácticas que de manera regular se llevan a cabo en su organización para capacitar al personal. 

Este es el momento de instrumentar aquella idea o esquema de capacitación que por alguna razón se quedó en el tintero; ponga a prueba su imaginación, tome riesgos calculados, innove. 

* Ernesto Morán Roel es presidente de la Asociación Mexicana de Capacitación de Personal y Empresarial AC (AMECAP).

Luís Felipe Llanos es director general de Desarrollo Humano de la Administración Pública General de la Secretaría de la Función Pública.

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