5 pasos para una “política de impresión”

Se puede ahorrar en costos de oficina con la administración de las copias, dice Marcelo Palmieri; ¿sabes cuánto dinero gastes en la copiadora de tu empresa? Si no te interesa, seguro pierdes dinero.
impresora-empresa-oficina  (Foto: Jupiter Images)
Marcelo Palmieri*
CIUDAD DE MÉXICO -

1.  Saque el mejor provecho de sus equipos.

Si su empresa tiene necesidades múltiples, consolídelas en un sólo equipo, (impresión, digitalización, copia, fax). Esta medida no solo trata de reducir el número de equipos, sino aumentar la productividad de los usuarios: Defina las necesidades de impresión de cada uno y establezca una jerarquía para administrar las políticas de impresión que le permitan ahorrar.

2. Implemente políticas y prácticas eficaces. En una empresa de tamaño medio, el promedio de impresión por empleado es de 1,000 páginas. Con esta estadística, es importante fomentar una cultura del ahorro al momento de imprimir. Establezca políticas de "Impresión necesaria" y comunique sobre hábitos que estimulen el ahorro de papel y consumibles. Elija impresoras que cuenten con tecnología de ahorro, como impresión dúplex o manejo de privilegios de manejo de color o prioridad.

3. Mejore la administración de los equipos. Muchas empresas no tienen un control de consumibles, ni un inventario de cómo se van utilizando a lo largo de los meses, además, existen otros que no tienen a la mano los modelos o números de referencia de los insumos, lo cual lleva a perder tiempo en su búsqueda y ordenación. Es por esto que las empresas deben optimizar eligiendo a un único proveedor que controle y ayude a mejorar la administración de los insumos.

4. Transforme sus procesos de flujo de trabajo. Los multifuncionales ofrecen distintos métodos que permiten mejorar los procesos en el manejo de documentos, aumentar la productividad. El envío de documentos a múltiples destinos o la provisión de formularios preimpresos entorpecen el flujo de trabajo; además, la ineficiencia causada por la pérdida de documentos y los errores derivados de la entrada manual de datos perjudican la productividad y debilitan la capacidad de reacción de una empresa. Debemos de procurar compartir la información sin necesidad de imprimirla, enviándola por correo electrónico, y almacenando la información de manera digital.

5. Acérquese a los expertos. Una asesoría adecuada puede significar ahorros importantes en sus procesos de impresión. Una asesoría especializada permite que las organizaciones dispongan de una amplia gama de garantías extendidas  que incluyen tiempos de respuesta adaptables a sus necesidades específicas.  También es posible implementar un sistema de costo por página que incluya todos los elementos -equipos, consumibles, mantenimiento, leasing e incluso servicios de gestión de impresiones- en un único contrato global basado en una metodología precisa de facturación por página.

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Estos sencillos consejos permitirán que su empresa tenga ahorros en electricidad,  uso de papel, compra de insumos favoreciendo tanto los flujos de efectivo, como el impacto de su empresa en el medio ambiente. De esta manera las empresas ayudaran a disminuir la tala de árboles y la contaminación asociada al proceso de creación de papel.

*El autor es Director Comercial PSSD, Lexmark México.

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