¿Tu empresa es a prueba de ‘tormentas’?

A partir de los últimos años y debido a muchas situaciones que se generan y que son ajenas a nosotros, es que hemos vivido una serie de cambios en la manera cómo nos relacionamos e interactuamos con nuestro entorno, modificando la forma en la que vivimos y desarrollamos nuestras actividades empresariales y cotidianas.

Dentro de este contexto, hace algunos días me encontré en una situación típica ya en nuestra Ciudad de México. En uno de mis trayectos dominicales, cuando me dirigía a comer súbitamente me encontré en medio de una tromba que hizo que las calles se volvieran caudalosos rápidos y en donde tanto autos como conductores tenían que demostrar su robustez y pericia para resolver este laberinto que comprometía tanto a hombre como maquina. Más de uno de nosotros ha escuchado o vivido en carne propia las afectaciones que estas situaciones generan en las vidas y vienes de las personas cuando no se toman las decisiones adecuadas.

¿Qué hacer?, ¿Cómo responder?, ¿Hacia dónde dirigirse? Son preguntas que debemos de hacernos y responder lo más pronto posible para tomar decisiones que nos ayuden a salir del mal paso y llegar a salvo a nuestro destino.

Hoy en día pocos son los que se preparan para enfrentar estas situaciones y nos encontramos tomando decisiones dentro de la tempestad, sin tener claro a dónde ir y perdiendo a cada momento el  impulso y potencia hasta quedar a la deriva de la corriente.

Tomando este escenario como base y traspasándolo a un ámbito corporativo en donde tanto las nuevas condiciones de mercado, socioeconómicas, técnicas y ambientales están en un constante movimiento;

¿Nuestras empresas se encuentran preparadas para enfrentar estos eventos de riesgo?; ¿Sabemos cuáles son los componentes críticos de negocio?; ¿Sabemos cuál es límite de nuestra empresa en cada uno de sus componentes?; ¿Sabemos cuál es nuestro punto de deriva?; ¿Sabemos qué tenemos y no tenemos qué hacer?

Si alguna de estas preguntas ha quedado en nuestra mente y la respuesta no es clara , se tiene un alto riesgo de encontrarse a la mitad de la tromba viendo como el agua se eleva, los autos pasan a nuestro lado y nos bañan de agua mientras nosotros cada vez perdemos más y más velocidad.

Si hay algo que sé a lo largo de estos años es que cuando estamos en nuestro auto en medio de una tromba, no sólo hay que bajar la velocidad sino que hay que saber como entrar a esas oleadas de agua y cuándo es momento de hacer una pausa para reconocer cómo salir, y que esto sólo se da cuando máquina y conductor se conocen.

Esta analogía se puede aplicar a la empresa y a los que la componen, ya que conociendo los elementos críticos de operación podemos generar una respuesta acorde con el evento de riesgo que se presenta, asegurando así, que se tienen una estrategia y una táctica para enfrentar el problema y mantenerse en movimiento hasta salir de él.

Una empresa es una relación de elementos mucho mas compleja y elaborada que la relación auto y conductor, por eso existen una serie de piezas que permiten organizar la respuesta de la compañía frente a estas situaciones de riesgo y se les conoce como Plan de Continuidad de Negocio (PCN) o Business Continuity Plan (BCP) en inglés.

Podemos definir que un Plan de Continuidad de Negocios es el conjunto de procedimientos formales que posee una empresa para enfrentar una situación de contingencia que inhabilita o impide la entrega de servicios a sus clientes deteniendo así la generación de beneficios; permitiéndole a su vez, recuperar los elementos críticos de operación y servicio, para disminuir el impacto económico y de imagen generado que repercute en la supervivencia de la compañía, una vez terminado el evento de contingencia.

El PCN esta conformado por los siguientes elementos:

• Procedimientos detallados de operación: Nos ayudan a mantener y realizar la operación de las unidades de negocio cuando se presenta la situación de contingencia.
• Procedimientos detallados de recuperación de infraestructura (hardware y software): Nos ayudan a recuperar la infraestructura y llevarla a un punto operativo que permita realizar las actividades críticas de operación.
• Procedimientos detallados de recuperación de datos: Nos ayuda a recuperar la información de la empresa (datos operativos, analíticos y de gestión) para mantener la integridad de las operaciones.
• Recuperación de sitios de trabajo: Nos provee de ubicaciones físicas para realizar la operación y gestión de las unidades de negocio durante la entrega de los servicios a los clientes durante la contingencia.
• Equipos de recuperación: Nos provee de una capacidad humana estructurada y organizada para realizar las actividades operativas y de gestión.
• Estructura de escalamiento: Proporciona una cadena de mando y toma de decisiones para ser aplicada durante la contingencia.
• Planes de comunicación: Nos ayuda a mantener los canales de comunicación abiertos con los diferentes stakeholders de la empresa durante la contingencia y operación del plan.
• Plan de mantenimiento y pruebas: Proporciona la estrategia que se debe de seguir para asegurarse que la organización cuenta con los elementos necesarios para reaccionar cuando se presenta el evento de riesgo.

Cada PCN debe de esta desarrollado a la medida de la organización asegurándose que en todo momento se analicen los posibles riesgos a los que la empresa se puede enfrentar.

La existencia y buen desarrollo de un PCN puede asegurar que la empresa no desaparezca cuando se presenta un desastre al no perder los elementos críticos de administración, operación y gestión.

La empresa puede considerar a un PCN como un "seguro de vida" que le permite contar con herramientas como:

• Conocimiento: Sabe lo que tiene que hacer y cuando lo debe de hacer en cada uno de los frentes que componen a la empresa (relación con clientes, operaciones, gestión y control del staff).
• Control: Cuenta con los procesos, documentos, herramientas, roles y responsabilidades para cubrir con las necesidades criticas y básicas de la empresa.
• Consistencia: Mantiene viva la operación del negocio así como la relación con el cliente externo e interno.
• Resiliencia: Tiene la capacidad de absorber el impacto, dispersarlo y regresar ordenadamente a su operación normal conforme la situación de contingencia se controla.
• Agilidad: Tiene un tiempo de respuesta definido y probado para recuperar su operación critica y entregar servicios.

Cuando una empresa desarrolla un ejercicio de exploración y preparación como el que un PCN requiere las preguntas antes formuladas adquieren una respuesta clara y puntual, y cuando eso sucede se tienen mayores probabilidades de salir de la "tromba".

Regresando a la crónica inicial, logré llegar a mi destino y pasar una excelente tarde, lo que si se es que más de uno no contó la misma historia cuando a su casa llegó.

*El auto es gerente de la consultora de negocios Everis.