Optimizando la estructura organizacional

Las empresas requieren cada vez más del uso racional de sus propios recursos, dice Miguel Ortega; el especialista de KPMG llama a gestionar el capital de trabajo para operar con mayor eficiencia.
empresa  (Foto: Photos to Go)
Miguel Ortega*

A nivel mundial se ha experimentado un incremento en el precio de los commodities, la disminución de la oferta del crédito, así como la reducción en la demanda de productos y servicios. Lo anterior ha obligado a las organizaciones a focalizarse en un uso más racional de sus propios recursos, en la revisión de sus procesos de negocio con el fin de eliminar cuellos de botella en la generación de liquidez, y en el desarrollo de nuevas alternativas de financiamiento, es decir, en contar con una administración integral del capital de trabajo. El capital de trabajo es la inversión de una empresa en activos a corto plazo para mantener las operaciones de una compañía en funcionamiento. Contablemente, el capital de trabajo neto se define como los activos circulantes (en términos generales: efectivo, valores, cuentas por cobrar e inventarios) menos los pasivos circulantes (cuentas por pagar). Los ciclos de los procesos asociados con la administración de este capital de trabajo son: de la Orden al Cobro, de la Compra al Pago y del Pronóstico a la Entrega.

Existen diversos indicadores clave de desempeño para controlar el capital de trabajo, entre los que se encuentran:

  • Periodo promedio de cobro (DSO)

Indica la cantidad de capital que se tiene detenida en cuentas por cobrar a clientes, expresado en días.

  • Periodo promedio para venta de inventarios (DIH)

Indica el tiempo durante el cual los inventarios permanecen en la compañía, expresado en días.

  • Periodo promedio para liquidar cuentas por pagar (DPO)

Indica el tiempo que requiere una compañía para liquidar sus cuentas por pagar a proveedores, expresado en días.

Estos tres parámetros miden la cantidad de capital que se tiene comprometido en las correspondientes cadenas del proceso. Para el concepto de administración de capital de trabajo en relación con todos los procesos y no de manera aislada, es recomendable combinar los parámetros anteriores entre sí.

DSO + DIH - DPO = DWC (Días Capital de Trabajo)

Vislumbrando el área de oportunidad

Una adecuada administración del capital permite reducir el tiempo en el que éste se encuentra invertido en la propia operación, lo que origina una mayor liquidez y menores costos. Esta liquidez pudiera ser de relevancia, considerando que los activos circulantes de una empresa estándar de producción representan más de la mitad de sus activos totales. En el caso de una empresa comercializadora o distribuidora, representan aún más.

Pero ¿cómo saber si mi compañía requiere afinar el esquema de administración del capital de trabajo? Algunos de los síntomas que comúnmente se presentan en las compañías con una deficiente administración del capital son los siguientes:

  • Pronósticos poco confiables
  • Visibilidad insuficiente respecto a las áreas involucradas en la generación de efectivo
  • Ciclo de conversión de efectivo superior a los de la industria
  • Necesidad de efectivo para financiar inversiones, una mejora en el capital, o alguna adquisición
  • Ineficiencia en la cobranza y en la aplicación de cargos debido a controles deficientes sobre cumplimiento de contratos
  • Presión para cumplir con los requerimientos de financiamiento a corto plazo
  • Presión de los acreedores
  • Sobre apalancamiento financiero y/o pago de créditos importantes próximos a vencer

El estudio Working Capital Management: How European Companies Manage Their Working Capital realizado en 2007 por KPMG entre más de 1,000 empresas en Europa reveló que había oportunidades de liberar hasta un 27% del capital de trabajo sin afectar la operación de las mismas. De este porcentaje de ahorro, un 30% está asociado a procesos de la cadena de suministros, particularmente en lo referente a los niveles de inventario.

Algunas de recomendaciones que podrían ayudar a reducir el nivel de capital de trabajo son:

a)      Estandarización de las políticas comerciales para el equipo de ventas

b)      Estandarización y automatización del proceso de solicitud de nuevos créditos y autorización de los mismos

c)      Implementación de modelos de pronósticos de ventas que reduzcan el nivel de inventario requerido para operar

d)      Implementación de modelos de administración de inventarios a través de máximos y mínimos

e)      Balanceo de líneas de producción que reduzcan los niveles de inventario

f)        Mejora de los procesos asociados con los niveles de servicio hacia el cliente

g)      Implementación y monitoreo constante de indicadores DSO, DIH, DPO y DWC que mejoren la toma de decisiones, etc.

La gestión del capital de trabajo puede ayudar a su organización a generar rápidamente mayor valor de mercado, operar con mayor eficiencia a largo plazo, mejorar las estructuras de costos, mejorar el balance general, y responder con rapidez tanto a las turbulencias como a las oportunidades.

El análisis de procesos es una tarea necesaria para mejorar la gestión y optimización del capital de trabajo, liberando recursos desde dentro de la compañía.

*El autor es Gerente de la práctica de Asesoría en Mejora de Procesos de KPMG en México.

asesoria@kpmg.com.mx

www.delineandoestrategias.com

 

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