Prepara a tu empresa para imprevistos

En un mundo urbanizado e industrializado es fácil pensar que se controla el entorno de trabajo. Pulsas un botón y la oficina se enfría. Pulsas otro y obtienes justo la información que necesitas. Pero entonces sucede lo imprevisto. Un terremoto. La ceniza volcánica bloqueando el espacio aéreo. El virus H1N1. Estos acontecimientos nos hacen pensar que los ciclos económicos no son los únicos causantes de incertidumbres en la vida empresarial.

Cuando se producen estos desastres, muchas organizaciones se dan cuenta (demasiado tarde) de que la planificación de la continuidad de sus actividades no era todo lo buena que parecía. Pero, ¿qué se puede hacer para que la empresa continúe funcionado también durante o después de una crisis?

1. Planifique antes, y no durante un desastre. Las consecuencias de no planificar la recuperación tras un desastre pueden ser funestas. Cuando se producen hechos como incendios, inundaciones, actos delictivos o terroristas, o un fallo de las telecomunicaciones, muchas empresas no pueden volver a abrir o cierran en los siguientes dos años.

Incluso acontecimientos más triviales pueden desestabilizar una empresa. En mi experiencia, uno de los escenarios más comunes que hace que nuestros clientes tengan que activar un plan de recuperación del lugar de trabajo es el fallo de los servicios públicos. Cuando falla la red eléctrica, por ejemplo, o se rompe una tubería que provoca la inundación de las oficinas, el lugar de trabajo queda inutilizado durante días. Si no se dispone de un rápido acceso a otro lugar de trabajo y a otras instalaciones, las consecuencias pueden llegar hasta la pérdida de negocios y de clientes; pérdida de credibilidad y de reputación; pérdida de producción; pérdida de datos y problemas de liquidez.

Y las consecuencias pueden permanecer durante mucho más tiempo que el problema original. La mancha que supone para la reputación reuniones canceladas, teléfonos que nadie contesta, pérdida de datos o sistemas administrativos caóticos puede perdurar meses e incluso años.

2. Planifique correctamente y formalice sus planes. Según la consultora Ernst and Young, el 34% de las empresas cita la recuperación del lugar de trabajo como su mayor problema técnico cuando crean un plan empresarial. Así que muchos lo dejan correr.

Pero aún cuando el desastre no se produzca, la falta de un buen plan de recuperación puede dañar la empresa. En los procesos de licitación de las grandes empresas se exige cada vez con más frecuencia a los proveedores que detallen cómo planifican la continuidad de sus actividades; si el plan no es adecuado, podría ser el primero en caer. Una falta de planificación también puede provocar la desaprobación de auditores y reguladores, especialmente en el sector de servicios financieros.

3. Piense en el espacio que necesita. Una solución habitual es usar ‘centros de reserva', sobre todo para garantizar el acceso a los sistemas de información más importantes. Pero puede que este recurso no resuelva el problema de dónde va a seguir trabajando todo el personal.

Por una parte puede que no necesite un centro de reserva, sino simplemente acceder a escritorios y a salas de reuniones. Y, por otra, una organización con una red internacional o mundial necesita reproducir esa red en su planificación. Necesita acceder rápidamente a espacios de trabajo adecuados en todo el mundo, aún con más motivo cuando muchas empresas de la misma zona están peleándose por conseguirlos. El espacio de trabajo debería estar cerca de donde vive y trabaja su personal. En momentos de crisis, una empresa no debería socavar la moral de su personal todavía más haciéndole viajar largas distancias para llegar al lugar sustituto.

4. Busque calidad y capacidad. En la planificación de la recuperación del lugar de trabajo es igualmente importante encontrar espacios con un alto nivel de calidad. Los espacios y las instalaciones de reserva deberían tener la misma calidad, ya sea en Londres, en Tokio, en Manila o en cualquier otra ciudad del mundo.

También es fundamental la capacidad logística. Tener un proveedor que consigue que la gente entre y salga con rapidez y eficiencia de sus espacios de trabajo de una semana para otra es realmente reconfortante. Si la labor básica de una empresa consiste en ofrecer acceso rápido a espacios de trabajo totalmente amueblados y equipados, y proporcionar asistencia administrativa profesional, estará perfectamente cualificada para hacer lo mismo en caso de emergencia.

5. Sea flexible. Otra forma de simplificar la recuperación es cambiar la forma de usar el espacio. Con un personal móvil y flexible, trabajando en diferentes sitios próximos a sus hogares o a sus clientes, la dependencia de las ubicaciones centrales es mucho menor. Y a menor dependencia menor vulnerabilidad.

Cuando la plantilla es flexible o móvil, ya no tiene que trabajar en grandes oficinas tradicionales en el centro de ciudades congestionadas.  Puede usar un ordenador portátil para trabajar desde cualquier sitio: su casa, espacios de trabajo o cualquier otro sitio con acceso de alta velocidad a Internet. Si alguna de sus oficinas queda inutilizada por el fuego, el agua, un acto terrorista u otro tipo de crisis, muchos de sus trabajadores no se verán afectados y podrán seguir trabajando con toda normalidad.

El trabajo flexible y móvil tiene otras ventajas, como la posibilidad de reducir los costes inmobiliarios hasta en un 60% y tener una plantilla más motivada y productiva.

6. Cuide el medio ambiente. Los patrones de trabajo tradicionales y las soluciones habituales de continuidad de las actividades implican a menudo largos traslados para los empleados. Pero un largo viaje hasta una oficina central (o una de emergencia) no tiene sentido cuando las personas pueden trabajar de forma flexible cerca de sus hogares.

Incluso menos ecologistas son los planes de continuidad que prevén que los empleados se trasladen hasta un lugar en el que se les recoge para llevarles en autobús a otro sitio. Estas soluciones no son buenas ni para la moral de los empleados, ni para la productividad, ni para el medio ambiente.

El trabajo flexible y móvil (con los empleados usando Internet y tecnología inalámbrica, trabajando en cómodas ubicaciones más cerca de casa) hacen innecesarios los largos viajes. Reduce además el impacto ambiental de la empresa, su vulnerabilidad ante emergencias que pueden surgir en un lugar concreto y sus costes inmobiliarios.

En vista de todo ello, cualquier solución que aborde tres de los grandes desafíos empresariales del siglo XXI (sostenibilidad, costes y planificación de la continuidad de las actividades) merece la pena ser tenida en cuenta.

*La autora es directora de Regus , firma proveedora de soluciones para lugares de trabajo.