Reportes financieros como herramienta
Los reportes financieros son considerados para muchas compañías como una carga administrativa en vez de una herramienta financiera poderosa, cuando su uso no está correctamente definido. Estos informes funcionan para hacer cumplir los aspectos regulatorios y las declaraciones de impuestos, además permiten generar información financiera con fines indistintos. Pero, sobre todo, sirven para alinear las metas que cada empresa se plantea al inicio del año y crear ajustes en la estrategia del negocio, he ahí su importancia.
Las empresas que encuentran en los reportes financieros un proceso complejo, suelen carecer de procesos eficientes en la generación de información financiera. En su mayoría, se trata de compañías pequeñas o medianas e incluso familiares que en muchos de los casos no cuentan con estructuras robustas e institucionales para la operación diaria.
Las empresas medianas pueden lograr hacer más eficiente la elaboración de sus reportes financieros mediante la revisión de la estructura y la alineación de los siguientes elementos:
- Control interno.
- Procesos del negocio.
- Sistemas de información financiera.
- Estructura de Recursos Humanos.
Principales causas de reportes financieros deficientes
1. Duplicidad de funciones: información financiera errónea
La falta de definición de roles y actividades entre quienes intervienen en la realización del reporte financiero origina la duplicidad de funciones. El riesgo de esta situación es la toma de decisiones importantes con base en información financiera errónea.
2. Contabilidad financiera desactualizada
No tener políticas ni procedimientos de reporte financiero y contabilidad actualizados puede originar el desconocimiento de estas herramientas, inclusive se corre el riesgo de aplicar diferentes criterios en la contabilización de transacciones rutinarias y no rutinarias
Cuando una persona clave que tiene el conocimiento absoluto del reporte financiero deja la compañía, y estos datos no se encuentran documentados, se corre el riesgo de perder información valiosa.
3. Procesos manuales que maximizan el riesgo de error
El uso de hojas de cálculo para la generación de información financiera, aunado al factor manual, provoca que el riesgo de error crezca exponencialmente. Los procesos manuales incrementan automáticamente el riesgo de error, a diferencia de cuando la información financiera se genera mediante un sistema de información financiera o RP.
4. Personal actualizado en normas financieras Otro tema relevante es contar con personal actualizado y capacitado en los cambios que han sufrido las Normas de Información Financiera en México (NIF Mexicanas), así como las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS).
Poderosa herramienta administrativa y financiera
Un equipo robusto de expertos en el área de Finanzas y Administración es una poderosa herramienta para cualquier compañía. Este debe conocer los procesos de revisión y aprobación, además tiene que establecer un plan detallado respecto al cronograma de cierres mensuales donde existan procesos de reconciliación de información, el cual tendrá que estar soportado con un control interno adecuado y con procesos del negocio que ayuden a generar información financiera relevante.
Para una compañía privada -que no participa en el mercado de valores, que no tiene ni capital ni deuda listada, generar información financiera relevante para los accionistas, que es la base para la toma de decisiones, se ha convertido en una herramienta crítica.
Aquellas empresas que deseen analizar a detalle el desarrollo de sus reportes financieros deberán buscar asesoría especializada para identificar -según las características del negocio- aquellas áreas de mejora, con el fin de lograr la eficiencia en el proceso de información financiera que les genere valor en la toma de decisiones.
*Jesús Luna es socio de Asesoría Contable y Mercados de Capital de KPMG en México www.delineandoestrategias.com
