Tips para hacer eficiente a tu empresa
Haciendo un balance del coste de la ineficiencia de las empresas puedo sugerir que la vía para ser más efectivos es más sencilla de lo que pueda parecer.
La mayoría de las empresas perpetúan sus prácticas porque siempre se ha hecho así, en lugar de reflexionar sobre lo poco efectivas que pueden ser y en la gran cantidad de dinero que se llega a derrochar.
El Sistema de Producción Toyota (TPS) radica su éxito en que es un antídoto al derroche sin sentido, materializando la filosofía y prácticas de gestión desarrolladas por el fabricante japonés en la época de la posguerra.
Su papel determinante en el éxito de Toyota y en otras compañías japonesas han hecho que TPS tenga una enorme influencia en el mundo organizativo, engendrando además el concepto estrechamente ligado y de sobra conocido de producción ajustada que, combinado con el planteamiento de Six Sigma, contribuye a ahorrar a las grandes multinacionales miles de millones de euros al año.
Uno de los principales objetivos de TPS era eliminar lo que los japoneses llaman MUDA, una actividad excesiva o inútil que no aporta valor y que consume recursos. Para las empresas, el hecho de centrarse en el MUDA contribuye a tomar conciencia de todas las actividades que realizan rutinaria o ciegamente sin pararse a pensar en si las podrían ejecutar con más eficiencia.
La reflexión sobre el derroche puede llegar a transformar el destino de una empresa. Un estudio descubrió que las empresas estadounidenses que introdujeron el modelo "justo a tiempo" consiguieron (de media) 70% de reducción de existencias, 50% de disminución de costes laborales y 80% de descenso en los requisitos de espacio durante los cinco años siguientes.1
Sin embargo, sesenta años después del surgimiento de TPS, sigue quedando mucho por hacer en lo que parece una guerra permanente contra el derroche organizativo. Más concretamente, uno de los siete tipos de MUDA que se determinaron en un principio (el traslado innecesario de personas) , sigue siendo de plena actualidad, con ingentes repercusiones humanas y económicas.
MUDA y la economía moderna
A pesar de que MUDA se desarrolló pensando en la producción industrial, podemos aplicar sus principios a las oficinas, ocupadas por trabajadores del conocimiento que cada vez son más numerosos en el mundo laboral moderno.
Así, por ejemplo, tenemos el MUDA de sobreproducción. Según el fabricante de impresoras Lexmark, en Europa cada trabajador imprime una media de 31 páginas al día, de las cuales siete ni siquiera las querían imprimir.
Citigroup ha calculado que se podrían ahorrar 700.000 USD al año y evitar 76 toneladas de residuos sólidos si cada empleado dejase de imprimir tan sólo una página a la semana imprimiendo y fotocopiando por las dos caras.
Y está el MUDA del sobreprocesamiento. Tomemos el ejemplo de la gestión de gastos. Muchas empresas siguen administrando los gastos manualmente y con papel , rellenando, imprimiendo y entregando una plantilla de hoja de cálculo. Otras usan un sistema semiautomatizado o sistemas distintos dentro de la misma empresa.
Según la consultora Aberdeen Group, el coste de procesar un informe de forma totalmente automática (15.1 USD) es menos de la mitad que el de hacerlo manualmente (31.4 USD). Una empresa grande, que administre cerca de 5,000 hojas de gastos al mes, podría ahorrarse alrededor de 1 millón de USD al año. Aparte de este ahorro directo en los costes, el empleado no tiene que dedicar parte de su tiempo a rellenar formularios y puede dedicarlo a actividades más productivas.
Derroche de potencial humano
Hace tiempo la productividad de los trabajadores de una fábrica se asociaba de una forma bastante directa con la cantidad de tiempo que pasaban con la máquina. Sin embargo, la maximización de la producción de un trabajador del conocimiento es mucho más compleja. La tendencia a un pensamiento creativo, original o lógico no sólo depende de la capacidad, sino de otros muchos factores, entre los que destaca el empeño o la motivación del individuo.
Las estadísticas nos muestran que sigue habiendo cantidades ingentes de potencial humano sin explota r, con sus funestas consecuencias económicas. Su repercusión en la eficiencia y en el dinamismo de la moderna economía del conocimiento ha hecho que muchos expertos hayan creado una nueva categoría de MUDA, el "derroche de talento desaprovechado".
El estudio mundial sobre mano de obra realizado en 2008 por la consultora Towers Perrin examinó 50 multinacionales durante un año y relacionó los niveles de empeño de sus empleados con los resultados económicos de la empresa. El estudio descubrió que las empresas en las que los empleados ponen empeño en su trabajo tienen un 19% más de ingresos de explotación que la media , mientras que las empresas con un bajo nivel de motivación ingresan un 32% menos.
Mentalidad de fábrica
El MUDA del movimiento innecesario se puede ver fácilmente en la forma de trabajar de las empresas.
La tecnología móvil y las redes virtuales seguras permiten ahora trabajar a distancia, por lo que los trabajadores deberían poder prescindir del transporte, compaginar mejor su vida laboral con la familiar, viajar sólo a reuniones realmente importantes, y usar espacios de trabajo flexibles cerca de casa o en las ubicaciones que resulten más prácticas para trabajos individuales o de grupo. Gracias a la tecnología móvil, este tipo de puesto de trabajo es perfectamente factible.
Regus encuestó a principios de 2011 a más de 17,000 empresas de todo el mundo y descubrió que el 81% de ellas da a sus trabajadores cierto grado de flexibilidad sobre el dónde y cuándo trabajar. Sin embargo, todo un 40% restringe esta opción a los altos cargos.
"Las empresas tienen ahora una relación administrativa con sus trabajadores", comenta Jean Gomes, Presidente de la consultora The Energy Project Europe. "Pero no dan a las personas lo que necesitan, esto es, autonomía y responsabilidad. Los altos cargos pagan por realizar encuestas de motivación y luego hacen ajustes superficiales, pero realmente no creen en las personas. Si lo hiciesen, cambiarían radicalmente su forma de funcionar".
El MUDA del espacio
Depender de estructuras de espacio de trabajo tradicionales también lleva a un derroche más evidente y medible. En todo el mundo las carteras inmobiliarias corporativas están llenas de espacios de oficina infrautilizados.
De un estudio encargado por Regus a partir de 2010 se han elaborado unas estimaciones bastante precavidas sobre la infrautilización de espacios de oficina en diversos mercados. De los resultados se desprende que el 38% de este espacio ni siquiera se llega a utilizar.
El coste de esta infrautilización va de los 8,000 millones de dólares en el Reino Unido y Francia a los más de 70,000 millones en China. Entre estos dos extremos se encuentra Alemania (13,000 millones), Japón (30,000 millones), India (44,000 millones) y Estados Unidos (51,000 millones).
Hay varios factores que contribuyen a este derroche masivo de espacio de oficina. A pesar de que los recortes de personal provocados por la reciente crisis económica han agravado el problema, la causa principal son los cambios estructurales en las condiciones de trabajo, como un mayor uso del tiempo parcial y de personal autónomo, de la subcontratación y de la externalización de funciones no básicas y del trabajo virtual usando nuevas tecnologías. El aumento incesante de todas estas prácticas hacen de los espacios flexibles de trabajo un antídoto necesario contra el derroche, y así lo han entendido algunas empresas visionarias.
Simon Taylor, Director de Gestión Inmobiliaria de Yell en el Reino Unido tiene experiencia personal en este sentido. "Hay que pagar alquileres, impuestos y seguros, por no hablar de la cuestión de la infrautilización del espacio: si estás pagando entre 17 y 23 euros por 0.09 m2 y sólo usas ese espacio un día a la semana, el coste es realmente elevado. Aparte están todos los demás aspectos derivados de la gestión de activos inmobiliarios: los costes se disparan en seguida". Taylor recortó el gasto en esta área y ahorró 1.5 millones de libras al año al redistribuir su personal de 40 oficinas regionales a 140 centros de negocios Regus, pagando sólo el espacio y el tiempo utilizados.
Los contratos inmobiliarios a largo plazo y el planteamiento de trabajo fijo impiden reaccionar rápidamente a los cambios, provocando MUDA que no sólo socavan recursos, sino que son perfectamente evitables. En un mundo corporativo que se vanagloria de la capacidad de abordar ejemplos evidentes de costes innecesarios, algo especialmente importante después de la crisis económica mundial, las oficinas infrautilizadas y cada vez más vacías parecen una anomalía prehistórica.
Las empresas tienen la gran oportunidad de matar dos pájaros de un tiro: recortar costes y mostrar a su personal que por fin se han adaptado a una economía en evolución, y a un tipo diferente de trabajador. Tirar los MUDA de derroches innecesarios a la papelera de la historia es algo que se debería haber hecho hace ya mucho tiempo.
1. Russell, R.S. y Taylor, B.W., "Operations Management", 4ª edición, Prentice Hall, 2003
*Cati Cerda es directora de Regus en México.
